Conditions générales des prestations

Article 1 : Objet

Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les offres émises par MindForest S.A. (ci-dessous appelée MindForest) ainsi qu’à toutes les missions de service prestées, sauf accord contraire écrit.

MindForest n’est pas liée par les conditions générales de l’autre partie. 

Article 2 : Offres

Les offres de MindForest sont valides pendant trente (30) jours à partir de leur date d’émission.

Les Prestations souscrites par le Client sont listées limitativement dans l’offre.

Ainsi toute prestation ne figurant pas expressément dans l’offre est exclue du présent contrat, et sa réalisation par MindForest fera l’objet d’une facturation spécifique sur la base du tarif régie en application. De même, les prestations qui, après leur réalisation par MindForest à la demande du Client, s’avèreraient être exclues du présent contrat feront l’objet d’une facturation spécifique sur la base du tarif régie en vigueur.

Si, à la demande du Client, les Prestations débutent avant réception du bon de commande, toutes les prestations réalisées seront facturées en régie, et ce, jusqu’à la réception du bon de commande.

Article 3 : Coût des missions et tarifs

Tous les montants repris dans les offres de MindForest s’entendent hors TVA.

Ces montants sont liés à l’évolution des prix à la consommation, échelle mobile des salaires. Les soldes à l’échéance d’une tranche indiciaire seront adaptés à la nouvelle cote d’application.

Les frais de gestion de projet représentent un montant forfaitaire de 15% du montant total du projet.

Ceux-ci comprennent les frais de gestion des ressources, les frais de route pour les déplacements au Luxembourg et les frais administratifs divers.

Outre les coûts relatifs au projet mentionnés, le client prendra à sa charge, le remboursement à MindForest de tous les frais annexes directs, incluant non limitativement les frais de déplacement en dehors du Luxembourg, les frais d’hébergement, les frais de traduction et toutes autres dépenses générées par MindForest dans l’exercice des fonctions décrites dans l’offre.

Ceux-ci feront l’objet d’une facturation supplémentaire.

Article 4 : Facturation et paiement

La facturation des prestations de MindForest se fera mensuellement.

Le client s’engage à payer chaque facture de MindForest dans les quinze (15) jours suivant la date de réception de la facture, par versement sur le compte bancaire désigné à cette fin.

Pour tout paiement en retard, MindForest se réserve le droit de clamer des intérêts à hauteur de 3% par an s’ajoutant aux intérêts prévus par la législation à la date d’échéance.

Article 5 : Obligations du client

Le Client reconnaît qu’il a, préalablement à la souscription des prestations, fourni à MindForest toutes informations utiles à l’exécution des prestations. MindForest ne pourra être tenu responsable d’un retard d’exécution ou d’une inexécution en cas d’une absence d’information de la part du Client ou de l’inexactitude des informations qui lui auraient été données par le Client.

Le Client reconnaît avoir été informé et avoir pris connaissance du contenu des Prestations et assume la responsabilité de ses choix en fonction de ses capacités et de ses besoins. Il reconnaît avoir reçu toute information nécessaire à cet égard.

Le Client s’engage à avertir MindForest de toute modification et/ou évènement relatif au Client et/ou à son activité susceptible d’impacter l’exécution du Contrat (notamment la nature ou l’étendue des Prestations), sans délai et en tout état de cause au plus tard dans un délai maximum de 15 jours.

Le Contrat du fait de cette modification et/ou évènement susvisé sera alors ajusté par voie d’avenant.

A défaut d’accord entre les Parties, la Partie la plus diligente pourra prendre l’initiative de procéder à la résiliation du Contrat. Dans cette hypothèse la résiliation sera considérée comme étant une résiliation sans faute de MindForest pour laquelle le Client sera redevable des indemnités de résiliation.

Le non-respect du planning retenu lors de la phase de cadrage fera l’objet de frais supplémentaires (les étapes définies dans le projet et échues depuis plus de 8 jours pourront faire l’objet d’une réouverture de dossier à hauteur de 250 euros).

Article 6 : Obligations de MindForest

Pour l’accomplissement des prestations prévues dans nos offres, MindForest s’engage à donner ses meilleurs soins, conformément aux règles de l’art. La présente obligation, n’est, de convention expresse, que pure obligation de moyens. 

Article 7 : Données personnelles

MindForest traite les données personnelles de ses clients dans le strict respect de toutes les lois et réglementations applicables et autres exigences applicables qui se rapportent de quelque manière que ce soit à la protection de la vie privée, à la protection des données, à la confidentialité ou à la sécurité des données personnelles et s’appliquent à la livraison des services souscrits, y compris les directives et règlements de l’Union européenne régissant la protection des données à caractère personnel, et notamment le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, tel qu’il peut être remplacé, modifié ou réadopté (« RGPD »).

Article 8 : Résiliation ou fin prématurée

Chaque partie a le droit de résilier le contrat pour inexécution des engagements pris par l’autre partie et/ou pour manquement(s) grave(s) de celle-ci à ses obligations en respectant les modalités suivantes.

Avant de résilier le contrat, la partie envoie à l’autre partie une lettre recommandée la mettant en demeure de se conformer aux obligations résultant du contrat dans un délai de 15 jours calendaires. Si la partie n’a pas obtempéré dans le prédit délai, l’autre partie est en droit de résilier sans préavis le contrat moyennant lettre recommandée indiquant le(s) motif(s) de la résiliation.

S’il est mis fin au contrat pour une raison imputable à MindForest, celle-ci aura néanmoins droit à ses honoraires pour les prestations effectuées par MindForest et le cas échéant les sous-traitants engagés par elle pendant la durée du contrat.

Dans tous les autres cas, MindForest conserve le droit à l’entièreté des honoraires contractuels, déduction faite cependant des frais économisés.

Article 9 : Formation & Workshop

Pour toute annulation par le client dans un délai de moins de 15 jours avant le début d’une session de formation, la totalité du montant de la session sera retenue. Une facture supplémentaire au budget sera alors émise.

Pour toute annulation par le client dans un délai supérieur à 15 jours avant le début d’une session, l’acompte (50%) de la session sera retenu. Une facture supplémentaire au budget sera alors émise.

Le client devra envoyer une liste détaillée de tous les participants, ainsi que de leurs fonctions à MindForest, 15 jours avant le début d’une session de formation.

MindForest se réserve le droit d’annuler des sessions si le nombre de participants n’est pas atteint. Ceci ne donnera pas droit à un remboursement des frais des sessions engagés.

Modification du programme : MindForest se réserve le droit de modifier le programme, de reporter ou d’annuler une session, si malgré tous ses efforts, les circonstances l’y obligent.

Les repas pour les participants et les formateurs seront facturer à part.

Les sessions de formations inter-entreprises organisées par MindForest devront être payées intégralement avant la prestation. L’accès à ces sessions de formations sera refusé si le paiement n’a pas été réalisé au préalable.

Article 10 : Livrables

Tous les livrables, sauf spécifié autrement, sont en langue française. La traduction dans une autre langue est à charge du client.

Pour notre démarche RSE, tous les livrables, sauf spécifié autrement, sont envoyés par courrier électronique.

L’impression est à charge du client.

A la demande du client, MindForest peut prendre en charge l’impression (en interne ou en externe en se mettant en relation avec l’imprimerie (demande de devis, envoi des fichiers, validation du BAT)). Ce service fera l’objet d’une offre supplémentaire comprenant le total des frais d’impression.

Tous les fichiers sources (tout média confondus) ne sont pas livrés au client, qui recevra uniquement un livrable final (PDF, vidéos montées,…). Si les fichiers sources sont exigés et sous condition d’acceptation par MindForest, ils feront l’objet de frais supplémentaires.

Toutes modifications conséquentes du support entrainant une charge de travail importante pour modifier les textes et les éléments graphiques au-delà d’une version 3 (sauf spécifié autrement dans l’offre) du support feront l’objet d’une facturation supplémentaire à hauteur du tarif régie actuel en vigueur.

Article 11 : Propriété intellectuelle

L’ensemble des documents remis constitue des œuvres originales, qui sont, à ce titre, protégées par la propriété intellectuelle et le copyright.

Outre les informations fournies à MindForest par le Client, MindForest détiendra, entre MindForest et le Client, l’ensemble des droits d’auteur et les autres droits de propriété intellectuelle à travers le monde et sur l’ensemble du travail fourni par MindForest dans le cadre de la fourniture des prestations sous quelque forme ou support que ce soit sauf indication contraire.

Si le Client demande d’inclure du matériel qu’il fournit à MindForest pour une prestation, le Client garantit que :

– l’utilisation ou incorporation proposées de ce matériel ne violeront aucun droit de propriété intellectuelle d’un tiers ;

– lorsque le Client n’est pas le propriétaire de l’ensemble des droits d’auteurs ou des autres droits de propriété intellectuelle sur ce matériel, le Client a reçu l’ensemble des autorisations et licences nécessaires pour l’utilisation proposée de ce matériel par MindForest ; et le Client indemnisera et continuera à indemniser pleinement et efficacement MindForest pour l’ensemble des coûts, réclamations, demandes, dépenses et responsabilités de quelque nature que ce soit découlant d’une violation de la garantie mentionnée dans la présente clause.

Le Client s’engage à ne pas copier ou modifier le travail de MindForest ni commettre ou autoriser tout autre acte risquant de violer ou diminuer le droit d’auteur ou les autres droits de propriété intellectuelle de MindForest.

Le Client peut faire un nombre raisonnable de copies du Travail (ou partie de celui-ci) afin de les distribuer à ses employés et strictement à des fins internes. Le Client doit s’assurer que chacune de ces copies du Travail (ou partie de celui-ci) doit comporter une mention confirmant sa source. Le Client ne sera pas autorisé à faire des copies des Produits à réaliser dont MindForest ne détient pas le droit d’auteur.

Article 12 : Clause limitative de responsabilité

La responsabilité de MindForest est limitée aux seuls dommages matériels directs subis par le Client et dus à la seule faute de MindForest dans le cadre du Contrat.

MindForest ne pourra en aucun cas être tenu responsable de tous dommages indirects subis par le Client, ni de tous dommages immatériels consécutifs ou non consécutifs tels que notamment préjudice commercial ou trouble commercial quelconque, perte de bénéfice, perte de commandes, perte d’économies escomptées, perte d’exploitation, perte d’image, perte de trafic.

En tout état de cause, au cas où la responsabilité de MindForest serait retenue, la garantie de MindForest serait limitée au montant HT payé par le Client pour la fourniture des Services.

En conséquence, le Client renonce, et se porte fort de faire renoncer ses assureurs, à tout recours contre MindForest, ses sous-traitants et leurs assureurs respectifs, excédant les limites ci-dessus étant précisé que le Client et ses assureurs feront leur affaire de toute réclamation de tiers en excédent des montants visés ci-dessus. Les prix sont déterminés en considération de la présente clause. En cas de mise en œuvre de la responsabilité de MindForest, le Client fera ses meilleurs efforts pour minimiser les coûts, pertes et dommages y afférents.

Article 13 : Confidentialité

Pendant et après la fourniture des Services, les deux parties doivent préserver la confidentialité des informations de l’autre partie obtenues en relation avec la fourniture des Services et clairement désignées comme étant « confidentielles » ou qui sont clairement confidentielles par leur nature. Aucune des deux parties n’est autorisée à utiliser ces informations (sauf en relation avec les Services) ou à les divulguer à un tiers sans une autorisation écrite préalable.

Les dispositions de la présente clause ne s’appliquent pas aux informations divulguées par une partie (« Partie divulgatrice »), qui :

– sont ou deviennent de notoriété publique (sauf en cas de violation des présentes Conditions de MindForest) ;

– étaient déjà en possession de la Partie divulgatrice au moment elles ont été transmises par l’autre partie ;

– sont transmises à la Partie divulgatrice par un tiers n’ayant aucune obligation légale de confidentialité les concernant ;

– selon la loi, doivent être divulguées par la Partie divulgatrice.

Le Client et MindForest doivent respecter les exigences de toute législation applicable en matière de protection des données relative aux informations sur des personnes identifiables (« Données personnelles »).

Lorsque MindForest divulgue au Client des Données Personnelles, (y compris mais sans s’y limiter les rapports écrits, les informations provenant de sessions de conseil individuelles, de sessions de restitution ou de suivi, ou de sessions de développement personnel), le Client reconnaît, aux fins de la loi, être le « Contrôleur des données » concernant ces Données Personnelles, et le Client s’engage à :

– ne pas conserver ces Données Personnelles plus longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été collectées ;

– prendre toutes les mesures raisonnables pour préserver la sécurité de ces Données Personnelles ;

– faire preuve de discrétion concernant l’accès accordé à ces Données Personnelles au sein de l’organisation du Client ;

– prendre toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les personnes ayant accès à ces Données Personnelles comprennent et respectent le besoin de confidentialité à l’égard des Données Personnelles ;

– et le Client devra indemniser et continuer à indemniser pleinement MindForest pour l’ensemble des coûts, réclamations, demandes, dépenses et responsabilités de quelque nature que ce soit découlant d’une violation de la présente clause.

Les Conditions d’engagement doivent être traitées comme informations confidentielles conformément à cette clause.

Article 14 : Non-sollicitation de personnel

Le client s’engage à ne pas embaucher, directement ou indirectement, tout personnel de MindForest, et ce pendant une durée d’un an à compter de l’expiration de la prestation.

En cas de non-respect de cette clause, le Client s’engage à verser une indemnité correspondant à une année de rémunération brute de ce personnel à MindForest.

Article 15 : Assurances

MindForest déclare être dûment assuré pour couvrir les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile qu’il peut encourir du fait des dommages causés aux tiers. Le Client fait son affaire personnelle de l’assurance de ses locaux, de son personnel et de ses équipements

Article 16 : Sous-traitance

MindForest aura la faculté de sous-traiter certaines prestations dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

Article 17 : Litiges

Tous les litiges auxquels le présent contrat pourrait donner lieu, concernant tant sa validité, son interprétation, son exécution, sa résiliation, leurs conséquences et leurs suites seront soumis au tribunal de Luxembourg.

Article 18 : Langue du contrat – Droit applicable

De convention expresse entre les parties, les présentes Conditions Générales de Vente et les opérations d’achat et de vente qui en découlent sont régies par le droit luxembourgeois.

Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige. 

Article 19 : Acceptation du client

Les présentes Conditions Générales sont expressément agréées et acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d’achat, qui seront imposables à MindForest.

Clauses particulières liées à l’occupation de la Lounge

Article 20 : Réservation

La réservation de la Lounge se fait en retournant le formulaire de demande en réservation dument complété à MindForest par email, courrier ou fax.

Après réception d’une demande en réservation, MindForest enverra une lettre ou un courrier électronique pour confirmer la disponibilité de la Lounge.

Article 21 : Conditions de paiement

La réservation ne prend effet que si le client a transféré un acompte de 30% du montant total à un compte bancaire au choix de MindForest.

A défaut, MindForest se réserve le droit de refuser la réservation de la Lounge.

L’acompte n’est pas remboursable si une annulation de la réservation parvient au cours des quinze (15) jours précédant la location du Lounge.

Le solde est réglable endéans quinze (15) jours date de la facture.

En cas d’annulation de dernière minute, ou de non utilisation de Lounge à la date prévue, MindForest se réserve le droit de facturer le solde restant dû.

Pour tout paiement en retard, MindForest se réserve le droit de clamer des intérêts à hauteur de 3% par an s’ajoutant aux intérêts prévus par la législation à la date d’échéance.

MindForest se réserve le droit d’annuler une réservation, auquel cas le client sera informé au moins quinze (15) jours avant la date prévue et il lui sera remboursé le montant intégral de l’acompte perçu. 

Article 22 : Utilisation de la Lounge

Le client s’engage à n’utiliser la Lounge qu’aux fins stipulées dans le contrat. Tout autre utilisation sera considérée comme une violation du contrat.

La réservation est faite pour une durée d’utilisation déterminée. Tout dépassement de l’utilisation fera l’objet d’une facturation supplémentaire.

La Lounge est disponible du Lundi au Vendredi pendant les heures de bureau de 8h30 à 17h30, du Vendredi au Dimanche de 8h30 à 20h00 et les soirées de 17h30 à 24h00.

Le client accepte que des coûts supplémentaires s’appliquent si le Lounge est loué les weekends et soirées. Ces frais seront détaillés dans l’offre.

Il est recommandé qu’un employé désigné du client se familiarise avec les sorties de secours et l’équipement de sécurité du Lounge.

Le Lounge est strictement non-fumeur ; les participants peuvent fumer à l’extérieur en utilisant les cendriers mis à disposition.

Article 23 : Code de conduite

Le client s’engage à respecter le voisinage de la Lounge.

Le client est tenu responsable du comportement de ses employés, invités sous-traitants et doit garantir qu’ils se conforment aux conditions tels que stipulés au présent contrat.

MindForest se réserve le droit d’évacuer une personne de la Lounge si cette personne n’est pas en capacité d’occuper les lieux, ou si le comportement de cette personne présente un danger, est considéré agressif ou aura une influence quelconque au bon fonctionnement des lieux.

MindForest insiste que la Lounge ne soit utilisé qu’à des fins et activités légales et décline toute responsabilité pour toute activité illégale du client dans le cadre du présent contrat.

Article 24 : Equipement

L’utilisation de l’équipement de la Lounge est incluse dans le prix du loyer, en accord avec l’usage tel que spécifié dans le présent contrat. Personne n’a le droit d’utiliser la cuisine sans accord préalable de la part de MindForest.

Le terme « équipement » inclut l’équipement de la cuisine et ses accessoires, le mobilier et autres équipement sanitaires.

Tout équipement appartenant au client ou pour lequel le client est responsable doit être enlevé à la fin de l’utilisation de la Lounge

Le client doit avertir MindForest de tout besoin en équipement supplémentaire en temps et en heures (au moins sept (7) jours avant le début de la location) afin de garantir que MindForest puisse procurer l’équipement en cause.

Le client ne doit, sans accord préalable de MindForest, ériger ou placer des drapeaux, bannières ou autre matériel de signalisation ou publicitaire à la Lounge ou dans ses environs risquant de détériorer les lieux, sont potentiellement dangereux ou pouvant endommager les lieux.

Il est interdit de fixer des objets aux murs, portes ou toute autre surface de façon laissant des traces, trous ou autres marques permanentes.

Article 25 : Assurance

Le client doit avoir une assurance pour son matériel et pour les participants.

Article 26 : Endommagements, nettoyage

Le client est responsable pour la Lounge pendant la période de la location. Le client est tenu de notifier MindForest de tout endommagement survenu pendant cette période.

Le client sera tenu responsable pour les coûts d’un nettoyage complémentaire, de réparations ou d’une remise en l’état devenus nécessaires suite à l’utilisation et l’occupation du client ou de toute autre personne admise à la Lounge pendant la période de location.

Les coûts seront basés sur les frais de réparation et la valeur des pertes que MindForest subira pour cause de manque de revenus commerciaux et/ou pertes de réputation suite à l’incident et ses réparations.

Ces coûts sont payables endéans 30 (trente) jours date de la facture.

Article 27 : Force Majeure

MindForest n’est pas responsable envers le client en vertu du contrat si la location de la Lounge est impossible ou retardé en raison d’actes, d’événements ou d’accidents indépendant de sa volonté, y compris (sans limitation) les grèves ou autres conflits du travail (impliquant la main-d’œuvre de MindForest ou toute autre partie), problème d’un réseau de transport, acte de Dieu, guerre, émeute, troubles civils, dommages malveillants, la conformité avec une loi ou un décret gouvernemental, règle, règlement ou directive, accident, panne d’équipement ou de machines, incendie, inondation, tempêtes ou par défaut des fournisseurs ou sous-traitants.

Article 28 : Contractant tiers indépendant

Aucune des parties ni les administrateurs, dirigeants, employés ou agents de tels partis ne doivent lier ou prendre un engagement au nom de l’autre partie avec un entrepreneur tiers sans l’accord écrit de l’autre partie.

Article 29 : Responsabilité

Sauf en cas de décès ou de blessures causés par la négligence de MindForest, MindForest ne pourra être tenu responsable par le client de toute perte de profit ou de toute perte/dommages directs ou indirects résultant de ou en relation avec le contrat. Sauf comme susdit, l’entière responsabilité de MindForest en rapport avec le contrat ne doit pas dépasser le montant total des charges.

MindForest n’aura aucune responsabilité pour toute perte ou dommage, qui résulte de ou est causé en tout ou en partie par des informations erronées ou par un manque d’informations fournies par le client, quant aux exigences du client en ce qui concerne la fourniture des services.

Bien que tous les efforts soient faits pour assurer que les locaux de MindForest soient sûrs et sécurisés, MindForest décline toute responsabilité en cas de vol, de perte ou de dommages à des clients et des visiteurs de la Lounge.