Aujourd’hui, une entreprise qui fabrique des produits, qu’il s’agisse de logiciel, d’électroménager ou de machine-outil, doit raccourcir au maximum les délais de mise sur le marché, sans négliger pour autant la qualité du produit et du service. La qualité passe notamment par une documentation bien conçue, qui répond aux besoins de tous ses utilisateurs, qu’il s’agisse…

  • de profanes ou d’avertis,
  • d’un besoin d’information exprimé lors de l’installation ou au fil de la vie du produit,
  • d’un résultat délivré sur tout type de support, du guide de prise en main rapide à la documentation niveau expert en passant par le support e-learning ou la brochure commerciale.

Pour produire cette documentation polymorphe tout en limitant les coûts de sa production, le secret réside dans la modularité du contenu produit et dans sa réutilisation dans différents contextes. Pour présenter à chacun de ses publics toute l’information dont il a besoin (et juste celle-ci), sur le support le plus adapté, l’information va être divisée en briques autonomes uniques, standardisées et génériques, qui seront assemblées à la demande, à la façon d’une construction Lego.

Selon le prisme appliqué, un document composite sera produit et proposé à l’utilisateur à partir de la bibliothèque de modules disponibles.

L’utilisateur ne verra qu’une partie de l’information : celle qui le concerne vraiment, sans l’encombrer avec une information qui ne serait que du bruit pour lui. Inutile par exemple d’encombrer un lecteur averti avec des informations basiques sur la prise en main de l’outil ou des définitions. On applique ici le concept du Less is more.

Pour ce faire, il existe un langage de rédaction structurée destiné à la création de documents modulaires et à la réutilisation du contenu : DITA XML.

Selon le principe du single-sourcing, une seule source est utilisée pour générer différents supports.

Chaque élément d’information va être catégorisé dans une des 3 catégories suivantes :

  • concept : introduction ou présentation d’un concept
  • tâche : procédure pas à pas destinée à réaliser une tâche, qui peut elle-même être divisée en des catégories de plus bas niveaux : liste de points obligatoires, exemple de réalisation d’une étape,…
  • référence : informations de référence sur une liste d’éléments tels que des options d’un programme.

Selon le principe du single-sourcing,
une seule source est utilisée pour générer différents supports.

Le lecteur aura un accès direct à l’information qu’il cherche (par exemple une démarche), qui ne sera pas noyée dans un flot d’information d’une autre nature (une définition, des chiffres, …). Les modules organisés suivant différentes structures hiérarchiques (ou maps) permettront de générer en temps réel :

  • un guide de l’utilisateur : thèmes systématiquement organisés en concept et procédures pas à pas
  • un flyer de présentation : concepts
  • un guide de type Quickstart: procédures avec tâches de premier niveau
  • un manuel de référence : informations de référence.

Du côté de l’entreprise qui produit la documentation, une approche modulaire permet de réduire le volume du contenu source, et donc du même coup les coûts de création, de traduction et de mise-à-jour du contenu. De plus, elle peut gérer les processus de rédaction, validation et traduction module par module. Les workflows peuvent ainsi être réalisés en parallèle, ce qui réduit les délais de mise sur le marché. Enfin, ce format qui favorise au maximum la réutilisation de l’information permet de se concentrer sur l’essentiel : le contenu.

Vous souhaitez proposer une documentation-produit efficace et adaptée à vos utilisateurs ? N’hésitez pas à contacter l’équipe de Touch of Content.


*Sources :

http://www.redaction-technique.org/

by Carole Brochard, responsable Touch of Content.