Le changement est devenu une réalité permanente :
réorganisation, transformation, installation d’un nouveau progiciel informatique, déménagement…

Pour accompagner ces changements, les managers jouent un rôle important auprès de leurs équipes. D’une part, du fait de la relation de confiance qui s’est construite entre eux et d’autre part, en raison de leur connaissance des activités du service.

Parfois dans de telles périodes d’incertitude, les managers peuvent être déstabilisés, eux-mêmes étant impactés par ces transformations et vont ainsi avoir des difficultés à motiver leurs équipes.

Dans un tel contexte, les managers vont devoir agir pour préserver l’environnement positif et orienter les employés dans une dynamique positive.

Donner une vision positive et clarifier la mission

En tant que manager, vous allez devoir donner une vision à vos collaborateurs et clarifier le rôle qu’ils vont devoir jouer dans ce changement. Il faut les valoriser et mettre en exergue comment chacun va pouvoir contribuer à la concrétisation du changement. Les employés se sentent plus impliqués dans la mesure où ils comprennent leur rôle.

Ouverture, écoute et dialogue continu

Etre plus présent sur le terrain et être à l’écoute de ses collaborateurs pour cerner leurs préoccupations, vont être des tâches à renforcer. C’est en période de difficultés et de changements, que le manager doit se montrer plus visible et accessible. Effectivement, les collaborateurs qui seront touchés par le changement vont traverser des phases à mesure que celui-ci progresse. C’est en répondant à ces différentes phases de préoccupations que le manager réussira à garantir l’appropriation du changement par ses équipes.

Les phases de préoccupations (Céline Bareil, 2004)

Type de préoccupations Expressions courantes Objectif visé Eléments de mise en oeuvre
Aucune préoccupation Ça ne me concerne pas !

Y a peu de chance que ça se réalise.

Déstabiliser
  • Montrer que le système actuel ne fonctionne plus.
  • Expliquer les aspects positifs, la valeur ajoutée dans leur quotidien
  • Identifier des relais dans l’équipe motivés par le changement
Préoccupations centrées sur le destinataire Qu’est-ce qui va m’arriver ?

Je ne vais plus utiliser mes compétences acquises.

Rassurer et tenir informé
  • Informer le collaborateur sur ses nouvelles conditions de travail, ses nouvelles tâches, ses responsabilités
  • Parler ouvertement du nouvel environnement travail
Préoccupations centrées sur l’organisation Quels vont être les bénéfices pour l’organisation ?

Quels vont être les impacts sur l’organisation ?

Va-t-on aller jusqu’au bout de la démarche ?

Clarifier les choix
  • Légitimer le changement en clarifiant les enjeux et les raisons qui ont poussé vers cette décision.
  • Démontrer les avantages et les inconvénients en toute transparence.
Préoccupations centrées sur le changement Quelles sont les étapes de mise en œuvre ?

Allons-nous être impliqués et à quel moment ?

Informer
  • Montrer le planning de mise en œuvre et à quel moment le collaborateur va être impliqué.
  • Donner de l’information sur l’état d’avancement et sur les aspects déjà positifs mesurés.
Préoccupations centrées sur l’expérimentation Est-ce que je vais être capable de ?

Vais-je avoir le temps d’assimiler tout ça ?

Est-ce qu’on va faire en sorte de me donner les moyens de réussir à m’approprier ce changement ?

Apaiser le sentiment d’incompétence
  • Mettre en place des séances de formation.
  • Créer des équipes de soutien en interne (tutorat).
  • Aménager le temps nécessaire pour laisser aux collaborateurs le temps de modifier leurs pratiques de travail.
Préoccupations centrées sur la collaboration Qu’est ce que les autres collaborateurs pensent de cette initiative ?

Est-ce qu’on ne peut pas se réunir pour en discuter ?

Faciliter le partage
  • Encourager les collaborateurs à partager les astuces qui les ont aidé à s’adapter au changement.
  • Favoriser les échanges entre les collaborateurs, créer des espaces de dialogue.
Préoccupations centrées sur l’amélioration continue Comment pourrions-nous mieux faire ?

Et si on mettait en place cet outil / cette démarche ?

Valoriser l’expertise
  • Réaliser des concours internes sur les propositions d’amélioration les plus innovantes (démarches d’innovation participative afin d’améliorer continuellement ce qui a été mis en place).
  • Assurer un suivi aux propositions d’amélioration.

La responsabilisation

Pour accroître l’implication des collaborateurs, la responsabilisation est un levier qu’il est opportun d’activer dans une telle période. En tant que manager, vous pouvez les aider en leur laissant plus d’autonomie et en leur fixant des objectifs réalisables permettant la concrétisation de la mission. Cette responsabilisation contribue à les rendre plus productifs et à pérenniser le changement.

Bien entendu, le changement va susciter certaines questions et certaines situations où le manager se trouvera démuni. Mais, de manière générale, il détient les compétences et le leadership nécessaires pouvant l’aider à surmonter la majeure partie des situations. Il doit capitaliser sur la confiance et l’expérience acquises avec ses équipes. S’il aide ses équipes à se focaliser sur des objectifs concrets et sur le rôle qu’elles vont jouer pour les atteindre, s’il renforce sa présence et sa communication, il sera en mesure de maintenir l’implication des employés lors d’une période de transition.

Claire Navara
Consultante en Gestion du Changement @ MindForest Group