Déménagement – Pourquoi se faire accompagner ?

Des équipes créatives qui ne peuvent rien accrocher au mur dans les nouveaux locaux car les murs sont micro perforés, des juristes au milieu d’un open space qu’ils partagent avec des commerciaux en permanence au téléphone, des beaux espaces collaboratifs dans des équipes de gestionnaires qui utilisent des ordinateurs fixes,…
Vous voulez éviter ces aberrations ? Faites-vous accompagner !

Un déménagement c’est un projet d’entreprise ! Que vous construisiez un nouvel immeuble pour vos équipes ou que vous déménagiez dans un espace existant, c’est un sacré changement. Ne pensez pas que le seul fait d’avoir des nouveaux locaux, tout beau, tout neuf va suffire pour motiver les troupes !

Un déménagement est une source de d’inquiétudes et de questionnements pour les collaborateurs. Est-ce que j’aurai toujours mon parking ? Vu que je n’ai pas de voiture, pourrais-je toujours venir en train ? Aurais-je toujours mon bureau ? Serais-je toujours près d’un radiateur ? Comment je vais faire pour déposer mes enfants à l’école, je travaille maintenant à l’opposé ?

De nombreuses questions qui si elles ne sont pas traitées peuvent mener à une démotivation des collaborateurs, un désengagement ou encore une démission.

Les erreurs à éviter :

1. NE PAS IMPLIQUER LES COLLABORATEURS DANS LA DEFINITION DES BESOINS

Les collaborateurs sont les mieux placés pour définir leurs besoins, c’est eux qui travaillent sur le terrain tous les jours. Il est donc important de prendre en compte leurs avis. Parlez-leur, demandez-leur s’ils ont des spécificités dans leur service. J’ai vu des architectes faire des plans sans même avoir visité l’ancien bâtiment et sans avoir parlé aux collaborateurs. Ce n’est qu’en allant sur le terrain et en organisant des ateliers structurants que vous parviendrez à faire un espace qui correspond au mode de travail de vos équipes, qui soutiendra leur productivité mais aussi leur motivation.

2. NE PAS COMMUNIQUER SUFFISAMMENT TÔT

Même si votre projet est un projet de construction et que le déménagement se produira dans plusieurs mois voire même plusieurs années, communiquez avec vos collaborateurs.
Même si vous pensez qu’il n’y a rien à communiquer, faites-le ! Communiquer sur le pourquoi du déménagement, sur vos réflexions, sur votre travail en cours,… Les collaborateurs seront rassurés de savoir que vous travaillez sur des thématiques de leur vie quotidienne.

3. S’Y PRENDRE TROP TARD

Mieux vaut tard que jamais vous allez me dire mais j’ai vu des organisations communiquer avec leurs collaborateurs un mois avant le déménagement. Les collaborateurs ne connaissaient même pas l’adresse de leur nouveau bâtiment !

Plus vous commencerez tôt, plus vous pourrez réfléchir et travailler à l’optimisation de vos procédures et plus vous pourrez préparer vos collaborateurs à leur futur lieu de travail mais aussi de vie.

4. PENSER QUE LE JOUR DU DEMENAGEMENT LE PROJET EST FINI

Après le déménagement vos collaborateurs auront besoin de quelques jours, quelques semaines ou quelques mois pour s’adapter à leur nouvel environnement. Il est important de continuer à les accompagner. Dans les premiers jours, pour répondre à leurs questions souvent plus techniques (comment je fais pour augmenter le chauffage ?) et puis plus tard, pour avoir leur feedback sur le nouvel espace. Parfois des ajustements mineurs peuvent améliorer grandement la satisfaction des collaborateurs.

5. NE PAS TRAVAILLER SUR LA CULTURE SI VOUS CHANGEZ LE MODE DE TRAVAIL

Bien trop souvent, la direction pense qu’en changeant l’organisation des espaces, le fonctionnement suivra. Ce n’est pas parce que vous planifiez des beaux espaces collaboratifs que les silos (s’ils existent) vont tomber, que le partage d’informations va être amélioré ou encore que vos équipes deviendront très innovantes.
Si vous souhaitez profiter du déménagement pour changer la culture d’entreprise, accompagnez vos collaborateurs dans cette transformation.

Les bonnes pratiques :

1. RATTACHEZ LE DEMENAGEMENT A UNE VISION

On ne le répètera jamais assez une vision est importante dans tout projet et même dans un projet de déménagement.

« Le changement est une vision ; la vision incite à l‘action et l’action provoque le résultat. »

Est-ce que le déménagement s’intègre dans votre stratégie pour ancrer un renouveau (nouvelle stratégie, nouvelle culture, nouveaux modes de travail, nouvelles procédures,…) ? Quelle est l’ambition de ce déménagement ? Que souhaitez-vous réaliser / ancrer avec ce déménagement ?

Il est important que les collaborateurs comprennent pourquoi on déménage et ce qu’on attendra d’eux dans le futur bâtiment.

2. COMMUNIQUEZ REGULIEREMENT

Comme dit ci-dessus, n’hésitez pas à commencer à communiquer aux prémices du projet mais encore plus important communiquer régulièrement sur l’avancement du projet de déménagement.

  • Pourquoi on déménage ?
  • Pourquoi avoir choisi ce lieu plutôt qu’un autre ?
  • Quels sont les ambitions du déménagement ?
  • Qui contactez pour les questions ?
  • Les caractéristiques du nouveaux bâtiment, les nouvelles procédures, les spécificités techniques, …

Les sujets ne manquent pas. Plus vous vous rapprochez du déménagement, plus le besoin de communiquer envers vos collaborateurs va augmenter.
Vous pouvez, par exemple, instaurer les 5 minutes déménagement dans les réunions d’équipes, la communication managériale est tout aussi importante que la communication corporate. Et elle a l’avantage d’être bilatérale. Vos collaborateurs pourront remonter leurs questions / craintes sur le déménagement.

3. IMPLIQUEZ LES COLLABORATEURS

Impliquez les collaborateurs dans vos réflexions. Laissez les trouver des solutions qui leur conviennent. Vous serez surpris, vos collaborateurs peuvent être créatifs et penseront à des alternatives auxquels vous n’avez peut-être même pas pensé. Vous pouvez les impliquer à plusieurs niveaux : analyse des besoins, space planning, amélioration/mise en place des procédures, l’organisation dans le bâtiment,…

Comme dans tout projet de changement, plus vous impliquerez vos collaborateurs, plus ils adhéreront à votre projet.

4. CRÉEZ UN RESEAU DE REFERENT DEMENAGEMENT

Une bonne pratique est de créer un réseau de référent déménagement. Ce réseau est composé d’une personne dans chaque service/département. Cette personne sera le lien entre le chef de projet et les collaborateurs. Vous pourrez à travers ce réseau récolter les spécificités de chaque service, donner de l’information aux collaborateurs, co-créer des solutions à certaines thématiques mais aussi rassurer les collaborateurs le jour du déménagement en ayant une personne de contact sur qui ils peuvent compter en cas de questions ou d’imprévus (et vous soulagez aussi en n’ayant pas votre chef de projet comme seul et unique contact, il aura déjà bien à faire).

Un déménagement d’entreprise on n’en fait pas 10 dans sa carrière. Il y a beaucoup de choses à penser, à faire et ceci, en plus de votre travail quotidien car le business ne s’arrête jamais…

Vous voulez bénéficier de notre expérience et expertise en gestion du côté humain de votre déménagement ?

N’hésitez pas à nous contacter en envoyant un e-mail à info@mindforest.com et nous nous ferons un plaisir de vous présenter nos différentes formules, du conseil jusqu’à l’accompagnement complet.

[1] Photo by Sergei Wing on Unsplash