Comment faire face au trop-plein d’information ?

Ceci vous rappelle-t-il des situations familières ?

Comme beaucoup d’entreprises ou d’organisations vous êtes peut-être confrontés à une situation où la documentation est vécue comme quelque chose d’envahissant, volumineux, peu ciblé, indigeste pour le lecteur… L’écrit, et notamment les procédures et instructions du système de management de la qualité, sont souvent peu ou mal exploitées alors que les canaux de communication se sont multipliés ces dernières années.
Aujourd’hui, les collaborateurs d’une organisation sont constamment sous le tir nourri de l’information temps réel. Informations faites de mails quotidiens en cascades, de rapports volumineux, de « papier stratégique », de consignes, de normes, de procédures, de compte rendus de réunions, des dernières innovations ou d’informations issues de la concurrence… auxquels s’ajoutent les réseaux sociaux et les applications pour smartphones qui arrosent d’alertes en tout genre et viennent polluer l’attention d’un collaborateur noyé sous un flot ininterrompu d’informations, qu’on lui demande pourtant d’assimiler.

L’infobésité ou surcharge informationnelle

On parle d’infobésité en contractant « information » et « obésité » pour désigner cette surcharge informationnelle à laquelle nous sommes tous les jours confrontés. Cette multitude d’informations instantanées et en continu, ce roulis ininterrompu qui donne le sentiment d’être toujours informé, assiège plus les collaborateurs qu’il ne les délivre. Cette surinformation chasse l’information et sa hiérarchisation, laissant les personnes en quête de structure et de sens.

46% des salariés ne parviennent pas à (di)gérer les informations dont ils sont bombardés toute la journée
(Étude réalisée par OnePoll pour Mindjet — 06/2012)

Le secret d’une documentation qualité réussie :
marier structure et représentation visuelle

Dans une organisation, à la réception d’un document, toute personne se pose les questions suivantes :

  • De quoi s’agit-il ?
  • Pourquoi moi ?
  • En quoi ce document me concerne-t-il ?
  • Que suis-je supposé faire après avoir lu ce document ?
  • Que dois-je savoir pour faire ce qui est attendu de moi ? Quand dois-je agir ?

Un document bien pensé doit répondre à ces questions légitimes pour que le lecteur s’y retrouve immédiatement et se l’approprie. Si le document est flou et sources d’interrogations, il ne sera pas utilisé.

Pour faire passer un message important auprès de ses collaborateurs, l’enjeu réside dans la capacité à offrir un contenu qui soit à la fois structuré et attractif. L’information doit être sous-tendue par une structure, tout en étant présentée sous une forme qui facilitera son appropriation.

Il existe pour cela des méthodes consistant à quadriller un volume important d’informations pour en produire au final un résultat attractif et digeste, qui rassurera le lecteur et facilitera en outre la rédaction du document en amont.

Comment cela fonctionne ?

Dans la pratique, il s’agit de clustériser l’information, de la découper et de l’axer sur ce que le lecteur doit savoir et/ou savoir faire. En analysant, organisant et présentant l’information en fonction des besoins du lecteur et du but de l’information, on fait ressortir des blocs d’informations récurrents. Une fois ces blocs d’information ou types d’informations récurrents recensés, il s’agit de les agencer efficacement pour obtenir un document structurant pour votre organisation.

Comment transformer un texte brut difficile à lire en une page lisible et attractive pour les collaborateurs ?

Dans l’exemple ci-dessous, on peut observer comment une note envoyée par mail ou courrier gagne en lisibilité et en visibilité et donc touche réellement au but lorsque l’on applique les standards d’analyse et de structuration de l’information.

avant-apres

Conclusion

Administration publique ou entreprises, grands comptes ou PME, secteur bancaire, des transports, de l’énergie, de l’édition… par son approche structurante, StandardsAlive* et l’équipe Touch of Content abordent tout corpus qualité, technique, ou spécifique à un métier, pour en proposer une information « prête-à-consommer » qui accélèrera la compréhension d’une matière à priori complexe et réduira le nombre d’erreurs effectuées par un personnel déjà saturé d’informations. Le gain en qualité obtenu par cette rationalisation des informations est tangible. On voit dès lors que des documents attractifs et structurés sont une véritable plus value pour votre organisation.