Comment embarquer et susciter l’implication de vos nouveaux collaborateurs à distance ?

De plus en plus d’entreprises réalisent qu’une autre organisation du travail est possible : le télétravail.

En effet, le télétravail qui était encore il y a peu, occasionnel tend à se généraliser. Entreprendre ce choix, comporte plusieurs avantages comme répondre à la demande de flexibilité de la part des employés pour un meilleur équilibre vie privée / vie professionnelle ou encore donner l’occasion aux entreprises de réduire les espaces de bureaux et ainsi optimiser les environnements de travail.

Mais, cette nouvelle forme d’organisation du travail comporte également des défis.

Un des défis est l’intégration des travailleurs à distance.

A partir de ce constat, il est primordial pour les entreprises qui souhaitent entreprendre ce projet organisationnel, de mener une véritable réflexion concernant l’intégration de leurs futurs collaborateurs.

La réussite d’une intégration virtuelle implique plusieurs enjeux, notamment :

  • Savoir adopter un mode de management qui favorise la responsabilisation et l’autonomie des collaborateurs ;
  • Savoir transmettre un sentiment d’appartenance aux nouveaux collaborateurs et ainsi les intégrer socialement dans l’entreprise afin de favoriser l’engagement des collaborateurs et ainsi assurer un fonctionnement continu de l’activité ;
  • Avoir les outils technologiques adéquats.

L’enjeu digital nécessite d’avoir une réelle stratégie IT et donc une gouvernance et une infrastructure IT. Sans cela, la réussite de l’intégration d’un nouveau collaborateur télétravailleur devient compliquée.

En effet, le processus d’intégration virtuel passe par la mise en place d’actions et donc l’utilisation d’un ensemble d’outils technologiques (logiciel de collaboration visuel, plateforme de communication collaborative, système de gestion documentaire, intranet, un système de conférence à distance, etc).

Voici quelques idées d’actions pour faciliter l’intégration virtuelle au cours des premiers jours de l’arrivée d’un nouveau collaborateur et au cours de sa période d’essai.

Lors des premiers jours

Proposer des Welcome meetings: le but est de réaliser des réunions individuelles entre le responsable et le nouveau collaborateur et entre l’équipe et le nouveau collaborateur afin d’apprendre à se connaître et de mettre en place une relation de travail. C’est aussi l’occasion de transmettre les missions et les attentes que le responsable a envers celui-ci.

Fournir au nouveau collaborateur, à travers différents supports, une occasion de se familiariser avec les différents processus existants, les outils de travail, les règles de fonctionnement, les valeurs de l’entreprise, les différents types de réunions, etc. Ces deux outils seront utiles durant toute la période d’essai.

Une autre façon d’apprendre à se connaître et de découvrir les outils internes est la mise en place d’un jeu de piste online via des indices.

Une formation en ligne est également possible et permet en quelques temps au nouveau collaborateur de s’accoutumer avec la culture de l’entreprise :

  • Retracer l’entreprise en quelques mots, son histoire
  • Donner les chiffres clés de son entreprise
  • Savoir raconter les valeurs de l’entreprise
  • Décliner les différents services et l’organisation interne
  • Vue d’ensemble des clients de l’entreprise

Durant toute la période d’essai

Système de tutorat : Le tuteur a un rôle de parrain, prend part aux appréciations mensuelles et n’est pas un collègue direct du collaborateur. L’objectif est double :  avoir un retour sur la qualité de ce que le collaborateur produit au sein de l’entreprise et d’autre part, permettre au nouveau collaborateur d’avoir un contact direct et régulier au cours de sa période d’essai, en fonction de ses besoins.

L’appréciation mensuelle a pour objectif d’encadrer et suivre l’évolution du collaborateur au cours de sa période d’essai. Une fois par mois, un entretien a lieu entre le tuteur, le responsable direct et le collaborateur. Lors de cet entretien sont discutés les points forts du collaborateur, les difficultés rencontrées et les axes d’amélioration attendues pour le mois suivant.

Le rapport d’étonnement est un outil qui permet de déceler des dysfonctionnements qui concernent le fonctionnement de l’entreprise. Le principe est de récolter des informations en demandant au nouveau collaborateur son avis sur différents sujets (processus, valeurs, organisation interne, management, etc). L’objectif premier est d’avoir un autre regard du fonctionnement interne de sa propre entreprise étant donné que le nouveau collaborateur n’a pas encore assimilé la culture d’entreprise et donc de faire émerger des solutions et des nouvelles idées.

Durant la période d’essai, l’ensemble des échanges sont importants, qu’ils soient formels ou informels. Ces échanges sont primordiaux pour accompagner et aider le nouveau collaborateur à devenir autonome.

Ces pistes vous aideront à réussir votre processus d’intégration virtuel, cependant n’oubliez pas que l’expérience collaborateur importe au même titre que “l’expérience client” et qu’investir dans ses équipes permet d’avoir des collaborateurs engagés et motivés !