Bulle de Sérénité : « Faites des listes et priorisez »

« Le temps de la réflexion est une économie de temps. »

Publius Syrus

Bien souvent, dans la sphère professionnelle comme dans la vie privée, le nombre de tâches à effectuer s’accumule et on peut rapidement perdre le fil. Par où commencer ? Comment réaliser autant de tâches dans un délai si court ? Que de temps perdu à se lamenter d’avoir trop de choses à faire ! Temps pendant lequel une partie de ces activités pourrait être accomplie.

Mettre les choses à plat

Les journées ne font que 24h et le temps n’est pas extensible, mais on peut en gagner. La condition ? S’organiser. Et lorsque les tâches se multiplient, l’organisation peut passer par l’élaboration de listes. Cette méthode présente plusieurs avantages :

  • Prendre le temps de lister les tâches à faire permet de gagner du temps par la suite ;
  • Éviter les oublis : plus les activités sont nombreuses, et plus les risques d’omission sont importants. Les répertorier réduit donc ce risque ;
  • S’organiser pour répartir ses tâches et ainsi faire les bonnes choses dans le bon ordre ;
  • Éviter de se noyer, grâce à une meilleure visibilité sur les choses à faire ;
  • Se rassurer, être plus serein : une charge de travail est moins effrayante lorsque les tâches sont organisées.

La fameuse « to-do list »

Nombreux sont ceux qui alimentent scrupuleusement leur to-do list au quotidien. Mais combien de tâches s’accumulent sans que les précédentes soient effectuées ? Combien sont inlassablement reportées de listes en listes sans jamais être réalisées ? Au final, une to-do list peut rapidement devenir une source de stress supplémentaire et inutile.

Faire des listes, c’est bien. Mais les structurer, c’est mieux. Pour cela, deux approches sont possibles :

  • La première : regrouper les tâches par contexte, c’est-à-dire par projet ou par type. Cette option donne une meilleure visibilité sur la répartition des tâches à effectuer. Mais avec cette répartition, comment les prioriser ?
  • La seconde possibilité consiste à les classer selon leur priorité. De cette façon, l’urgence des tâches apparaît clairement. Mais difficile alors de replacer les tâches dans leur contexte.

Une solution : fusionner les deux options. En répartissant les tâches par contexte et en y ajoutant une échéance, les avantages des deux types de listes sont conservés.

Concrètement…

Et parce qu’un exemple est toujours plus parlant qu’un long discours, prenons l’organisation d’un grand repas. Invitations, courses, cuisine, décoration, etc. : autant de tâches à gérer pour que tout soit prêt à l’arrivée des invités ! Dans cette situation, la meilleure solution est de dresser une liste des éléments à préparer, en tenant compte à la fois de leur durée de réalisation et de leur échéance. L’ordre de priorité apparaît alors clairement. De cette façon, vous pouvez vous lancer dans l’organisation de ce grand repas l’esprit plus serein !

Courses :

  • décoration
  • ingrédients
  • cadeaux pour les invités

Cuisine :

  • dessert
    (20min de préparation + 5h de repos)
  • plat
    (30min de préparation + 2h de cuisson)
  • apéritif
    (45min de préparation + 15min de cuisson)
  • entrée
    (15min de préparation)

Décoration :

  • dresser la table
  • allumer les bougies

Autre alternative

Et pour une approche plus moderne et plus eco-friendly, on peut également privilégier l’utilisation des calendriers électroniques. En effet, lorsque les tâches s’accumulent, les listes en papier atteignent vite leurs limites. Aussi, réserver des plages horaires dans un agenda virtuel offre un gain de temps considérable. De cette façon, les délais et durées de réalisation de chaque activité sont planifiés. Et vous avez ainsi une meilleure visibilité sur vos projets, vos tâches et leur urgence.

Alors ne perdez plus de temps, faites des listes et priorisez pour être plus sereins !

 

Aliénor Bianchi

Expert in Human Capital Management @ MindForest Group