« Less is more », pourquoi la rédaction structurée ou minimaliste s’impose aujourd’hui dans le monde professionnel.

Les entreprises et les organisations visent continuellement l’optimisation de leur fonctionnement, de leur rentabilité et de leurs processus de travail associés. Cette quête de l’excellence opérationnelle induit une production toujours plus importante de procédures, de notes et d’instructions de travail que les collaborateurs se doivent de digérer et d’appliquer dans les plus brefs délais.

Happés par les tâches concrètes et demandées du quotidien, les collaborateurs doivent intégrer ces nouvelles consignes à leur réalité existante dans un contexte d’utilisation souvent contraignant (stress, forte pression, situation à risques, situation incidentelle, etc.)

La lecture professionnelle d’instructions de travail, une activité complexe.

La perception que l’utilisateur a de l’activité de lecture et de compréhension d’une information procédurale, en vue d’une application concrète est négligée par les organisations. Pourtant, tout comme ma dernière phrase, cette activité de «  lecture pour action » est plus complexe qu’elle n’y paraît.

En effet, que demande t-on concrètement à l’utilisateur ? On lui demande de lire l’instruction, de décrypter la consigne qu’on attend de lui seul, de la maintenir en mémoire et de l’appliquer correctement dans le champ de ses activités quotidienne, tout en tenant compte du caractère dynamique de la situation et de la consigne, qui sera amenée à changer au cours du temps.

Les informations présentées dans le document se doivent donc d’être les plus claires et limpides possibles, pour que l’utilisateur alloue un minimum de ses ressources cognitives à leur traitement et puisse consacrer la majeure partie de ses ressources à l’activité que l’on attend de lui.

La rédaction structurée ou minimaliste, une approche centrée sur l’utilisateur.

Réfléchir sur la refonte de sa documentation d’entreprise, c’est s’interroger sur le destinataire de ces écrits. Pour que sa production documentaire soit lue, comprise et utilisée, il est nécessaire de se concentrer sur l’utilisateur et d’adopter une approche orientée « actions », de « découper » l’information en tâches bien identifiées. La rédaction structurée ou minimaliste est centrée sur une telle approche orientée actions, tâches et résolution de problèmes.

Qu’est-ce qu’une tâche ?

Une tâche est une unité d’information autonome. Une tâche effective couvre un seul sujet et répond le plus souvent à l’une de ces questions :

  • Comment faire pour ?
  • Qu’est-ce que c’est ?
  • Quel est le processus ?
  • Comment puis-je résoudre ce problème ?

Eliminer le superflu.

Adopter une approche minimaliste, c’est éliminer le superflu pour donner à l’utilisateur la possibilité d’agir immédiatement. Cette méthode de rédaction est centrée sur les besoins et la logique de l’utilisateur, pour produire des procédures et des modules courts et ciblés. Dans cette optique, il faut éviter de remettre en question le savoir-faire de l’utilisateur. On n’explique pas comment fonctionne le clic droit de la souris. Il faut éviter de provoquer un rejet de la documentation de la part de l’utilisateur.

Enfin, en mettant en place une documentation structurée orientée utilisateur et ciblée « actions », vous allez faciliter et améliorer la rédaction de documents par vos propres équipes. En effet, de courtes séquences sont plus facilement modifiables, réutilisables, et partageables entre les membres d’une équipe.

Et concrètement ? Comment mettre en place une telle approche ?

Les sciences de l’information ont développé depuis quelques années un certain nombre de règles et de normes. Nous verrons dans un prochain article, comment ces normes sont adaptées aux nouvelles exigences de la transmission d’informations en entreprises.

by Benjamin Bagot.