Are You Moving Office? How Can We Help You?

Dans cet article nous expliquerons pourquoi il est important de demander l'aide d'un professionnel pour planifier une mutation professionnelle.
Peut-être avez-vous déjà réalisé que vous aurez besoin d'un soutien ? Alors, comment MindForest pourrait-il vous aider ?

Allant du simple conseil à une stratégie d'accompagnement à 360°, nous avons identifié 8 domaines principaux dans lesquels nous pouvons apporter notre soutien :

cadrage et vision
suivi post-déménagement
l'organisation du déménagement
l'organisation dans le nouveau bâtiment
soutien à la gestion du changement
la communication interne
stratégie en matière de lieu de travail
analyse des besoins

Cadrage et vision du projet

On dit généralement qu'un déménagement est une formidable occasion de changement. Bien plus qu'un simple déménagement, c'est l'occasion d'optimiser les performances et d'améliorer l'engagement des employés. Nous pouvons vous aider à déterminer l'ambition de votre déménagement. Comment voulez-vous :

Tirez le meilleur parti de votre nouveau lieu de travail ?
Améliorer votre culture de collaboration ?
Mettre en évidence le changement (nouvelle stratégie, nouvelle culture,...) ?
Optimisez vos processus et vos flux de travail ?
Améliorer le bien-être de vos employés ?

Les possibilités sont multiples, il faut donc profiter pleinement de cette opportunité.

Nous pouvons également vous aider identifier les risques sous-jacents liés au projet, par exemple le risque de perdre des talents, le risque d'une baisse des niveaux d'efficacité,... Si vous êtes déjà à un stade avancé de votre projet, notre équipe d'experts peut vous aider à faire le point sur la situation :

Quels sont les progrès réalisés ?
Qu'avez-vous déjà réalisé ?
Que reste-t-il à faire ?
A-t-on oublié quelque chose ?

Nous avons établi une liste de plus de 60 points à ne pas oublier, répartis en 9 catégories, pour aider les employés, les clients et les fournisseurs lors de votre déménagement.

Analyse des besoins

Il est extrêmement important d'impliquer vos employés dans l'analyse des besoins. Nos facilitateurs peuvent vous aider à documenter les besoins au moyen d'une enquête en ligne, d'entretiens avec vos employés/managers, d'ateliers d'équipe ou d'ateliers interfonctionnels. Savez-vous ce dont ils ont vraiment besoin dans le nouveau bâtiment ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi nous ferions appel à vos services, n'est-ce pas le rôle de l'architecte ? En fait, nous travaillons toujours en étroite collaboration avec les architectes et nos compétences en matière de facilitation apportent donc une réelle valeur ajoutée. Nous remettrons en question le statu quo et défierons vos collaborateurs, afin d'éviter de reproduire la même chose à un endroit différent, nous analyserons et améliorerons ce qui existe déjà.

Stratégie pour le lieu de travail

Nous pouvons également vous aider à élaborer votre stratégie du lieu de travail. Nous analysons les flux de travail pour déterminer qui travaille réellement avec qui, qui a besoin d'être proche de qui ? En collaboration avec vos équipes, nous concevons l'aménagement de l'espace afin d'optimiser la productivité et la communication entre vos employés.

Communication interne

L'importance de la communication pendant une période de changement est bien établiet c'est pourquoi il est essentiel d'avoir accès à des informations régulières dès le début d'un projet. De la (co)construction de votre plan de communication à la création de vos supports visuels et/ou médias numériques, en passant par le conseil/accompagnement pour la mise en œuvre sur le terrain, notre équipe pluridisciplinaire est là pour vous aider.

Soutien au changement

Avez-vous décidé de profiter de cette occasion pour ancrer un changement durable, vous souhaitez mettre en place une nouvelle stratégie, favoriser la collaboration, introduire des bureaux ouverts et/ou des bureaux flexibles (pas de bureau dédié pour vos employés) ? Nous pouvons accompagner vos équipes pour que la transition se fasse en douceur.

L'agencement de votre nouveau bâtiment

La vie dans le nouveau bâtiment doit être organisée :

Quels sont les types de restauration prévus ? Où doivent être installés les distributeurs automatiques ? Qu'allons-nous y mettre ? Des boissons ? Des snacks ? Des aliments biologiques ? Des produits issus du commerce équitable ?
Avez-vous pris en compte les problèmes de mobilité ? Quelles seront les possibilités de stationnement ? Y aura-t-il moins de places de stationnement qu'auparavant, quelles sont les alternatives ?
Quelles seront les nouvelles procédures d'accès, de visite, de réservation de chambres, etc.

Nous pouvons vous aider en facilitant les groupes de travail locaux, de sorte que tout ait été pensé et soit facilement installé/planifié à l'arrivée de vos employés.

Organiser le déménagement

Qu'en est-il du "grand" jour ? Y avez-vous pensé ? Comment allez-vous organise la logistique du déménagement? Tout le monde déménage-t-il en même temps ? Sur 1 semaine ? 1 mois ? 3 mois ? Qui déménagera en premier ? Quelles sont les contraintes pour les premiers employés à entrer dans le bâtiment ?

"On n'a jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression."

David Swanson

Et ce premier jour ? Comment accueillerez-vous vos employés ?
D'un jeu amusant à une présentation de bienvenue classique, nous pouvons vous aider.

Suivi du déménagement

Une erreur fréquente est de croire qu'une fois le grand jour passé, tout est fini. Nous pouvons également vous aider à assurer le suivi après le déménagement. Découvrez comment vos employés se sentent dans leur nouvel environnement. Y a-t-il des choses qui peuvent/doivent être améliorées ? Sont-ils capables de mieux collaborer dans leur nouvel environnement ?

Pour un déménagement, nous avons divisé les 8 éléments d'un mouvement en notre approche de la gestion du changement en 5 phases.

Laissez-nous vous aider

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