Adapter une stratégie de RSE à un contexte éloigné

PERSONNE N'AIME LE CHANGEMENT, MAIS NOUS NE POUVONS PAS SURVIVRE SANS LUI ! EN ADAPTANT NOTRE STRATÉGIE DE RSE AUX DÉFIS D'AUJOURD'HUI, NOUS ESPÉRONS CRÉER UNE IMPRESSION DURABLE SUR NOTRE ÉQUIPE ET RENFORCER RÉELLEMENT LEUR SENTIMENT D'APPARTENANCE ET D'IDENTIFICATION. LAISSEZ-NOUS VOUS GUIDER À TRAVERS NOTRE PROCESSUS POUR UNE MEILLEURE COMPRÉHENSION DES ENJEUX DE LA RSE. “REMOTE CSR STRATEGY.

S'APPUYER SUR UN COMITÉ DE LA RSE

En 2014, MindForest a décidé qu'il était temps de formaliser sa stratégie de RSE. L'entreprise avait déjà mis en œuvre un large éventail de mesures visant à améliorer l'expérience des employés, à encourager l'interaction et à récompenser les employés pour leur dévouement. Mais peu d'entre elles avaient été notées comme faisant partie d'un processus ou d'un droit.

Par exemple, même à cette époque, le personnel était autorisé à travailler à domicile dans des circonstances spécifiques. Ces conditions devaient être clairement définies afin de limiter la confusion et d'éviter tout abus potentiel. Nous avons rédigé un état d'esprit précisant les conditions dans lesquelles il était possible de travailler à domicile, tout en précisant qu'il ne s'agissait pas d'un droit, mais plutôt d'un signe de confiance et d'engagement mutuels.

Le processus d'accueil basé sur une série de réunions d'échange entre le nouveau collègue et l'équipe était une procédure standard lorsqu'une nouvelle personne rejoignait l'équipe, mais il y avait encore de la place pour l'amélioration. Dans ce cas, nous avons élaboré un livret d'accueil pour guider le nouveau collègue tout au long de ses six premiers mois d'activité au sein de l'entreprise, ce qui constitue à la fois un point de référence et une trace de toutes les réunions tenues et des informations recueillies. Nous avons également aligné la procédure d'évaluation pendant la période d'essai sur nos valeurs d'entreprise afin de montrer l'importance qu'elles revêtent pour l'entreprise.

SENSIBILISER À LA RSE

Cela ne s'est pas fait du jour au lendemain. C'est la conséquence de nombreuses heures de travail acharné de la part du comité de la RSE, qui a collaboré avec l'équipe pour stimuler les progrès et les encourager. Un collègue différent a été invité à assister à chaque réunion mensuelle du comité pour lui montrer directement ce que nous faisions. Nous avons mis en place les "5 minutes pour la RSE", qui sont devenues un élément fixe de chaque réunion mensuelle de l'équipe. Nous devions communiquer en interne sur ce que nous faisions.

Et bien sûr, il y avait un avantage intrinsèque à communiquer à l'extérieur sur cette démarche : nos clients, nos fournisseurs et nos prospects devaient tous être sensibilisés à cet engagement. Quel meilleur moyen d'y parvenir que de demander et d'obtenir la certification INDR en 2015 ? L'auditeur a salué le passage d'une série de pratiques informelles à un modèle bien organisé de pratiques formalisées. Il a particulièrement apprécié le fait que de nombreux nouveaux éléments aient été testés en interne et inclus par la suite dans notre palette de produits et services destinés aux clients, par exemple le livret d'accueil. Notre stratégie de RSE a apporté des avantages sociaux et économiques à l'entreprise.

TRAVAILLER AVEC ET POUR L'ÉQUIPE

Dans le but de renforcer l'esprit d'équipe et l'engagement, le comité a continué à mettre en œuvre de nouvelles idées, à organiser des événements après le travail, des tournois réguliers de baby-foot à l'heure du déjeuner, des visites d'expositions culturelles, ainsi qu'à concevoir des moyens de capitaliser les connaissances acquises au cours du travail de projet et à développer le concept de conseiller de confiance, pour n'en citer que quelques-uns. Puis ce fut le verrouillage !

Nous avons soudain réalisé que nombre de nos activités dépendaient d'une présence physique et/ou d'une interaction, ce qui n'était plus possible. En outre, la portée du défi a changé du jour au lendemain.

Une réunion sociale hebdomadaire n'était plus une "bonne chose", mais devenait un moyen essentiel de maintenir les contacts entre les membres de l'équipe. Beaucoup d'entre eux travaillaient à distance pour la première fois. Comme tout le monde, nous avons dû apprendre à organiser des réunions Zoom, à utiliser des salles de repos. Mais surtout, nous avons dû apprendre à les rendre utiles pour le résultat souhaité de la réunion.

Il n'était pas nécessaire de créer une frustration supplémentaire en faisant parler tout le monde en même temps, tout en s'inquiétant du fait qu'ils devraient en réalité travailler.

Une petite conversation informelle près de la machine à café de l'entreprise ne semble jamais inappropriée, peut-être parce que vous êtes dans les locaux de votre employeur, vous êtes disponible pour travailler ; cela change dans un contexte à distance où chacun ressent le besoin de justifier son existence et de prouver qu'il peut s'en sortir !

FAIRE FACE AUX CONSÉQUENCES D'UN LOCK DOWN

Une fois la phase initiale de verrouillage terminée, nous avons tous été très heureux de nous retrouver. Nous avons pu rétablir les réunions d'équipe en face à face (bien qu'à distance). Mais les activités sociales ont dû être limitées à une pause-café en plein air, afin de ne pas mettre l'équipe en danger.

Notre direction a décidé de permettre à chacun de continuer à travailler à domicile chaque fois que cela semblait approprié et l'équipe s'est donc installée dans cette nouvelle réalité. Le mot "s'installer" est ici très important : en acceptant la situation, celle-ci devient la nouvelle réalité et vous perdez progressivement le contact avec ce que vous aviez l'habitude d'accepter comme "normal".

L'interaction se limite de plus en plus à un cercle étroit de collègues, car vous travaillez tous ensemble sur les mêmes projets. Les réunions sociales sur Zoom disparaissent, parce que tout simplement tout le monde en a assez de Zoom ! Ainsi, lentement mais sûrement, chaque membre de l'équipe développe sa propre zone de confort, qui n'est pas basée sur une décision consciente, mais qui évolue simplement de manière progressive, sans mauvaise volonté intentionnelle ni manque de respect. Cela semble être une conséquence inévitable de la situation de travail à distance.

LE MOMENT EST VENU D'ADOPTER UNE NOUVELLE STRATÉGIE

Lorsque le comité RSE a pris conscience de cette situation, il a décidé de prendre le temps de réfléchir à ce qui pourrait être fait pour raviver l'esprit d'équipe et les interactions personnelles.

Compte tenu de la crise sanitaire en cours, les réunions physiques étaient hors de question. Nous avons donc décidé de revenir à notre "vieil ami" Zoom et de lancer une campagne basée sur nos valeurs d'entreprise pour prendre contact avec l'équipe. Nous avons trouvé le slogan "Together Better" et défini les activités qui pourraient être liées à chacune des cinq valeurs d'entreprise de MindForest : Humain, Passionné, Focalisé, Fiable et Personnel sur une période de cinq semaines avec une semaine de récapitulation à la fin. Cette campagne a ensuite été présentée lors d'une réunion d'équipe et préparée en vue de son lancement au début du mois de novembre.

Au cours des prochaines semaines, le coin RSE de MindForest vous donnera un aperçu des mesures que nous avons mises en œuvre pour respecter chaque valeur. Nous partagerons avec vous la manière dont nous avons utilisé cette campagne non seulement pour rappeler à nos collègues les méthodes et outils existants, mais aussi pour les encourager à se souvenir de l'importance de l'équipe dans son ensemble : individuellement, nous pouvons être assez bons, mais ensemble, nous sommes meilleurs !

HUMAIN - PLACER L'HOMME AU CENTRE DE NOS ACTIVITÉS

Pour lancer la campagne "Together Better", nous avons choisi "humane" comme première valeur. Cela reflète bien la conviction de MindForest que le changement n'est possible que si l'on prend en compte le contexte humain.

Nous avons toujours eu une culture du retour d'information, mais il s'agit là encore d'un aspect qui a souffert de l'éloignement. Alors que vous auriez pu facilement passer dans le bureau de quelqu'un pour le remercier de son aide, prenez-vous aujourd'hui le temps de lui écrire un courriel ou de l'appeler ? C'est dommage. Montrer sa gratitude et encourager le soutien est tellement important pour renforcer l'esprit d'équipe.

C'est pourquoi nous avons décidé de lancer le "Together Better Board" afin de fournir un espace virtuel (il utilise "Miro", un tableau blanc en ligne, lié à notre Intranet) pour que chacun puisse exprimer ses remerciements et sa reconnaissance à l'égard de ses collègues. Ce tableau sera lancé lors de notre première réunion, au cours de laquelle l'équipe sera divisée en paires et encouragée à dire ce qu'elle apprécie chez son collègue. Ensuite, toute l'équipe sera invitée à poster ses remerciements sur le tableau, qui est également relié à notre logiciel de chat interne, Slack, afin que chaque nouveau message puisse être partagé. Ce tableau restera en fonction. Il ne s'agit pas d'une action ponctuelle. Il devrait désormais faire partie de notre façon de travailler ensemble et de nous soutenir mutuellement.

Cette valeur englobe également l'idée d'égalité de traitement et d'empathie. À une époque où nous devons tous faire face à de nombreux problèmes de santé et nous adapter à de nombreux changements dans nos vies personnelles et professionnelles, un peu de compréhension pour les circonstances de chacun peut grandement contribuer à créer un environnement de travail harmonieux. Discuter des délais pour tenir compte de l'agenda personnel d'un collègue peut grandement contribuer à encourager l'engagement et la flexibilité d'esprit. Nous encouragerons également nos collègues à assister au webinaire "Mindbased Change", afin qu'ils puissent également acquérir des connaissances précieuses sur la façon dont la méditation et la conscience de soi peuvent améliorer la créativité et la force mentale.

L'enjeu était de changer pour relever le défi de l'époque et de préserver nos atouts les plus précieux : nos employés, en renforçant leur sentiment d'appartenance et d'identification aux valeurs fondamentales de MindForest. Comme le dit la formule "Ensemble, nous sommes meilleurs" !

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