A propos du client
- Le client est un acteur international du secteur financier avec des parties prenantes publiques et privées, créé et établi au Luxembourg depuis le début des années 1990.
- Le client est situé dans un immeuble de bureaux moderne dans l'un des quartiers d'affaires les plus attractifs du Luxembourg.
- Il bénéficie d'une situation économique stable, d'une bonne réputation sur le marché et d'une bonne réputation en tant qu'employeur.
Le context
Les équipes du client ont travaillé à distance pendant la pandémie et l'organisation souhaite continuer à offrir à ses employés un modèle de travail hybride avec 2 jours à la maison et 3 jours au bureau selon la fonction et le lieu de résidence. En outre, les bureaux bénéficient d'un accès facile à l'autoroute, de connexions aux transports publics ainsi que de restaurants et de magasins dans les environs proches.
Habitué à travailler en silos et dans des bureaux fermés, le client a relevé le défi d'adopter une approche plus collaborative dans un environnement de travail hybride basé sur le choix, avec des sièges flexibles dans des espaces de bureaux ouverts plus petits.
Par conséquent, fort de son expérience de travail à domicile tout au long de la pandémie, le client cherche aujourd'hui à moderniser et à adapter un concept de nouvelles méthodes de travail ::
Évaluer les besoins spécifiques
des employés, tant au bureau qu'à domicile
Comprendre ce qui rend
un lieu de travail et son espace de bureau attrayants
Analyser
les tendances du marché et de l'industrie.
Afin de transformer leur modèle de travail, d'optimiser l'espace de bureau et de créer un bureau où les employés aiment aller travailler, les défis suivants et les anciennes méthodes de travail ont dû être relevés :
- Mode de travail conservateur avec une résistance générale au changement
- Lieu de travail hiérarchique (le chef a le bureau du coin)
- Passage de bureaux pour une ou deux personnes à de petits espaces ouverts
- Mode de travail et d'interaction très cloisonné
- Organisation à croissance organique rapide sans ancrage culturel fort
- Lassitude à l'égard du changement au sein des services en raison des fréquents changements et déménagements organisationnels passés
La Mission de MindForest
MindForest a accompagné le client dans la définition de sa nouvelle stratégie de lieu de travail hybride en tenant compte des différents aspects liés à l'évolution de son interprétation des nouvelles méthodes de travail (NWoW)..
Les principaux objectifs de MindForest pour cette mission étaient les suivants :
Analyser et comprendre
les besoins des employés travaillant dans les différents départements
Faciliter et co-créer
le nouveau concept de stratégie de lieu de travail hybride flexible sans compromettre l'efficacité et le confort
Gérer la résistance
au concept de nouvelles méthodes de travail (état d'esprit, outils, méthodes et configuration de l'espace de travail).
S'assurer de la compréhension
d'une stratégie de lieu de travail hybride et flexible (pour augmenter l'adhésion)
Encourager et introduire
une approche plus collaborative au sein de l'organisation
Les Méthodologies Activées
Veiller à ce que la nouvelle stratégie en matière de lieu de travail représente l'organisation et l'image qu'elle souhaite donner.
Audit du lieu de travail pour comprendre l'écart entre le statu-quo actuel et le nouveau modèle de travail souhaité.
Changement du plan de communication interne pour promouvoir un lieu de travail plus moderne basé sur le concept de choix et un horaire de travail hybride, et pour faire tomber la compréhension et les barrières concernant "l'espace ouvert" et le "bureau flexible" (nouvelles versions par rapport au style "courtier" à l'ancienne).
Promouvoir un lieu de travail plus moderne basé sur le concept de choix et un horaire de travail hybride
Mettre en évidence les opportunités et les contraintes liées à l'emplacement actuel
Design Thinking pour introduire une approche plus collaborative au sein de l'organisation et faire sortir les employés de leur zone de confort
Atténuation de la résistance au changement pour faire face à la résistance au changement qui se manifeste tout au long du processus
Entretiens et enquêtes pour identifier les contraintes actuelles liées à l'évolution vers un modèle stratégique de lieu de travail flexible, mettre en évidence les opportunités et les défis au sein du lieu de travail actuel.
Des tableaux d'humeur numériques pour s'assurer que tous les participants puissent s'exprimer de manière créative pendant et entre les sessions.
Intelligence collective au sein des groupes de travail pour s'assurer que la nouvelle stratégie en matière de lieu de travail représente l'organisation et l'image qu'elle souhaite donner.
Analyse d'impact pour consulter les thèmes généraux relevant du champ d'application de la NWoW mais pas nécessairement de la stratégie pour le lieu de travail (culture, numérisation, RH et formation, flux de travail, durabilité, etc.)
Les Résultats de la Mission
- Optimisation de l'espace
- Garantir une approche logique des flux de travail et de la numérisation
- Mise en évidence des opportunités et des contraintes sur le lieu de travail
- Comprendre les besoins et les inquiétudes des employés
- Encourager une compréhension plus large du NWoW et pas seulement de la stratégie du lieu de travail
- Groupes de travail interfonctionnels et transhiérarchiques
- Implication indirecte en dehors des groupes de travail grâce à un effet d'entraînement
- Compréhension et adhésion accrues
- Réduction de la résistance
- Compréhension de l'impact du NWoW et du travail hybride sur les éléments culturels et organisationnels
Dialogue sur le NWoW entre les différentes fonctions
Co-construction entre la direction de l'établissement et le personnel
Les Principaux Facteurs de Succès
IMPLICATION DES EMPLOYES
travailler avec les employés et faire en sorte qu'ils se sentent écoutés et pris au sérieux tout au long du projet, ce qui a encouragé le personnel à discuter entre les fonctions, à s'exprimer et à examiner l'état actuel du travail quotidien ainsi que l'impact potentiel d'une nouvelle stratégie sur le lieu de travail. Cela a également permis de réduire les rumeurs et d'améliorer l'adhésion, qui s'est poursuivie par un effet d'entraînement entre les membres de l'équipe de ceux qui ont participé aux groupes de travail.
Une gouvernance efficace
qui a permis de combiner immédiatement la prise de décision, la mise en œuvre des actions et le suivi.
UNE COMMUNICATION RÉGULIÈRE
entre le client et MindForest pour s'assurer que tous les défis ont été identifiés et que tous les aspects ont été pris en compte tout au long du projet.
UNE COLLABORATION FIABLE ET TRANSPARANTE
basée sur des échanges réguliers pour s'assurer de la bonne définition du champ d'application, pour recadrer si nécessaire et pour donner des conseils systématiques.
DES METHODES ADAPTEES ET PERSONNALISEES
avant, pendant et après chaque atelier. L'utilisation du Design Thinking et des moodboards numériques accessibles entre les sessions a été un véritable succès et a permis aux parties prenantes impliquées de gagner du temps et d'avoir une vue d'ensemble du concept de lieu de travail, de ses avantages et de ses défis.
APPROCHE CIBLEE ET AXEE SUR LES RESULTATS
pour garantir les meilleurs résultats possibles dans un délai très court afin de respecter des échéances serrées avant la livraison finale à la direction générale.
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