A propos du client
Le groupe Cebi a été fondé en 1976. Il fabrique des produits électromécaniques pour les industries de l'automobile et de l'électroménager. Le groupe Cebi est le leader mondial des systèmes de lavage de voitures et le leader européen sur les marchés des capteurs de température et des mécanismes de fermeture. Le groupe compte actuellement 3 500 employés dans le monde. Il a établi 11 sites de production dans 8 pays différents. Il dispose de 7 centres de R&D et de 13 bureaux de vente dans le monde entier. Le siège social de Cebi est situé au Luxembourg.
Le context
Le groupe Cebi a décidé de mettre en œuvre une plateforme de collaboration technique afin de fournir les fonctionnalités d'un système de gestion du cycle de vie des produits (PLM) ainsi qu'un système de gestion de la qualité (QMS) et de définir une approche commune dans toutes les entités.
“From our first discussions with MindForest, I was convinced that they were the ideal partner for our innovative project. Indeed, MindForest made it clear from the start that their mission was to put the end user at the center of the project and to put the technical aspects aside. They kept this promise perfectly and that the entire project team regularly takes a step back from the technical aspects in order to devote sufficient time to the needs of the end users. Their simple language and pragmatic approach is appreciated by all employees and contribute to the buy-in of the project by all.”
Christopher Bollendorff
Program Manager at Cebi Group
This is Cebi’s largest digital programme. It is designed to ensure reliability and consistency of information to meet the highest standards for its customers.
“Nothing is permanent except change », said the Greek philosopher Heraclitus. This quote takes on its full meaning in our digital transformation project at Cebi. We have chosen MindForest as our partner to accompany and lead us throughout our change. MindForest supports us on the communication side as well as on the « human » side; the most important part consists in encouraging our employees to adopt the solution all over the world. We can rely on specialists who are able to make proposals to adapt to our teams. To give you a concrete example, we have set up an internal network of local change ambassadors. These ambassadors exchange information with each other, thus provide the project with regular feedback from the field. In conclusion, change management is a key component which should be considered from the outset of a project to meet the cultural, organisational and technological challenges.”
Smaïn Boucetta
Project Manager – Head of Quality at Cebi Group
La Mission de MindForest
MindForest accompagne Cebi pendant cette période de transformation pour assurer l'adoption de la nouvelle solution sur les 11 sites et faciliter le déploiement dans une perspective de changement.
L'objectif principal de MindForest est de :
Accompagner
la phase de transition, en aidant les utilisateurs clés et les utilisateurs finaux à gérer l'effort nécessaire et adopter la solution pour faire face au changement
Identifier
les résistances et mettre en place les actions correspondantes
Communiquer
sur le programme et aligner les parties prenantes
Mesurer
l'évolution du changement
Développer
une culture plus collaborative et ouverte entre les personnes et les équipes dans les différents pays
Les Méthodologies Activées
Gouvernance à plusieurs niveaux
Diagnostic personnalisé des résistances
Formation gestion du temps en cas de suractivités
Visualisation des nouveaux processus Formation Train the trainer
Cadrage et recadrage régulier des objectifs
Mise en place d’un réseau de change ambassadeurs
Sessions de formation destinées à fournir aux formateurs internes les compétences nécessaires pour former leurs collègues
Matrice des risques
Plan de communication Change
Baromètre du changement
Process itératif de feedback et d’analyse
Les Résultats de la Mission
- La création d’un Intranet, d’une newsletter mensuelle concise et la tenue de réunions de lancement sur chaque site avec la direction ont permis d’assurer la transparence du Programme, augmenter l’engagement, éviter les rumeurs et répondre aux craintes éventuelles.
- Le réseau multi-site des change ambassadeurs a su jouer un rôle déterminant dans la communication adaptée à chaque site et le personnel travaillant sur les lignes de production.
- Les sessions d’échanges avec les change ambassadeurs multi-sites qui se déroulent dans une perspective différente des réunions techniques ont permis de faire remonter et de discuter des points à prendre en compte ou à améliorer dans le déploiement de la solution.
- Certaines demandes d’évolutions de la plateforme ont ainsi été discutées et prises en compte telles que l’adaptation de l’interface ou les traductions
- MindForest utilise un baromètre du changement qui analyse chaque trimestre le niveau de compréhension et d’adhésion à la nouvelle solution.
- Les résultats quantitatifs et qualitatifs sont intégrés à la matrice des risques qui tient compte également du feedback des change ambassadeurs. Les risques sont ainsi anticipés et chacun pourvu d’une action sur-mesure.
MindForest a conçu une formation en 2 volets pour préparer les key users à former les end users de manière qualitative et efficace
La valorisation des bonnes pratiques et des lessons learned suite aux GO-Lives successifs s’est matérialisée via des articles régulièrement publiés sur l’Intranet dédié et des sessions dédiées avec les change ambassadeurs et utilisateurs clés.
L’analyse de risques et les feedbacks ayant remonté la surcharge d’activité liée au déploiement de la nouvelle solution, ; MindForest a conçu une formation dédiée, également donnée en tant que « train the trainer » aux RH afin que celles-ci puissent former les collaborateurs de leur entité dans leur langue maternelle.
Au-delà de la création visuelle des nouveaux workflows, c’est le processus de questionnement qui s’est révélé porteur. Au cours de la démarche de co-construction, l’équipe projet s’est rendu compte que certaines étapes n’étaient pas encore spécifiées ou qu’il y avait un manque d’alignement dans la perception de la situation actuelle ou future.
Les statistiques de visites du site font apparaitre un taux de fréquentation élevée avec une préférence marquée pour les articles, les newsletters et les bonnes pratiques
Les Principaux Facteurs de Succès
De la confiance et de la transparence dans la collaboration
qui repose sur la régularité des échanges, la définition du périmètre d’intervention, des points de statut et de recadrage réguliers, du conseil systématique.
Une gouvernance efficace
qui combine organes de décision, d’action et de suivi
La prochaine histoire à succès est la vôtre !
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