Le Team Meeting, bien plus qu’une réunion : un réel outil d’engagement des collaborateurs

Chez MindForest nous avons une habitude depuis plusieurs années, qu’il pleuve, qu’il vente ou qu’il neige (ou que la planète soit frappée par une pandémie) : nous réunissons la totalité de l’équipe une fois par mois pendant 90 minutes.

Ce moment précieux permet aux collaborateurs de se retrouver, de faire circuler les informations (recrutements, nouveaux clients, statut des projets en cours, notes de service pour la vie en communauté au bureau…), ou encore de s’entraider sur diverses questions.

C’est aussi l’occasion de célébrer les réussites et succès (professionnels mais aussi personnels), de transmettre des connaissances et expériences, et de se former mutuellement à de nouvelles méthodes et outils. Ce rassemblement important pour MindForest, c’est le Team Meeting.

Depuis le début de la crise sanitaire, ce n’est un secret pour personne, il a été particulièrement difficile de se retrouver. Toutefois, pour l’équipe MindForest, il était impensable de renoncer à cette réunion. Durant deux ans, nous avons continué à nous réunir malgré les obstacles, en adaptant le format du Team Meeting : celui-ci se déroulait en ligne grâce à l’application Zoom… Et le 25 avril dernier, l’équipe MindForest a organisé son premier Team Meeting en présentiel depuis deux ans ! Nous avons tellement apprécié ce moment que nous souhaitons revenir aujourd’hui sur cette expérience, en partageant nos bonnes pratiques. Quels sont les avantages d’un Team Meeting ? Comment intégrer celui-ci à la stratégie de l’entreprise et s’assurer de son efficacité ?

Le Team Meeting, c’est quoi ?

Un Team Meeting peut être défini comme un évènement pendant lequel une équipe (service, département, entreprise, ou même une équipe sportive par exemple) se réunit. Parmi ses objectifs on retrouve : le partage efficace d’information, fournir un cadre d’échange sur diverses thématiques, ou encore créer des liens entre les membres de l’entreprise.

Il n’y a pas de fréquence ou de durée recommandée pour un Team Meeting. Chez MindForest par exemple, tous les employés de l’entreprise se réunissent une fois par mois, durant 1h30.

Il est ainsi possible d’ajuster cet exercice en fonction des besoins de votre entreprise. La réunion peut durer autant de temps que souhaité/nécessaire (bien qu’il soit quand même fortement conseillé de ne pas dépasser deux heures). Naturellement, au cas où aucun sujet pertinent n’est prévu au programme de l’ordre du jour, il est possible de la raccourcir ou de l’annuler, afin de préserver l’intérêt et l’enthousiasme des participants.

A vous d’instaurer le rythme qui vous convient pour garantir une bonne communication : quotidien, hebdomadaire, bimensuel !

Quels sont les avantages du Team Meeting ?

Les réunions d’équipe ne font pas l’unanimité. En effet, bon nombre de salariés considèrent qu’elles sont contre productives, chronophages, inutiles… Mais bien souvent, la raison de ce désintérêt est dû à une mauvaise organisation de celles-ci. Pourtant, instaurée de façon récurrente, la réunion d’équipe présente de nombreux avantages tels que :

Créer des synergies entre les différents participants
Mieux communiquer, favoriser la circulation des informations
Renforcer la cohésion de groupe, et faire fédérer les équipes
Engager, motiver et fidéliser les collaborateurs
Célébrer les réussites et les succès

La réunion d’équipe reste donc un moyen efficace pour échanger et engager les employés de l’entreprise.

Comment organiser des Team Meeting efficaces ?

Chez MindForest, cette réunion est un rituel auquel tous les collaborateurs participent. Pour capter et maintenir leur attention lors du Team Meeting, il est important de l’organiser à l’avance pour qu’il ne s’éternise pas. Il existe de nombreuses méthodes pour organiser une réunion efficace ; voici les quelques règles que nous appliquons pour nos Team Meeting si vous souhaitez vous en inspirer :

DÉFINIR ET COMMUNIQUER L’ORDRE DU JOUR

les participants doivent connaitre à l’avance les sujets qui seront abordés et s’ils ont des choses à préparer.

ANNONCER L’OBJECTIF DE LA RÉUNION ET LE RESPECTER

lors de la réunion, énumérez la chronologie des sujets, des plus importants aux sujets secondaires, pour que les décisions qui demandent le plus de temps soient prises en premier lieu.

ANIMER LA RÉUNION AVEC ENTHOUSIASME ET DYNAMISME

l’animateur de la réunion en est le chef d’orchestre, il a pour mission d’alterner entre présentation et dialogue avec les collaborateurs. Il a également la charge de recadrer les acteurs en cas de débordement.

SUIVRE ATTENTIVEMENT LE TIMING

si la durée du Team Meeting est propre à chaque équipe, nous vous conseillons toutefois de définir au préalable une durée pour chaque sujet, afin non seulement d’atteindre les objectifs de la réunion, mais aussi d’éviter les frustrations de ne pas avoir pu aborder son sujet.

INSTAURER DES PAUSES

si vous prévoyez des Team Meeting de plus d’une heure, aménagez des pauses. Les participants pourront ainsi mieux assimiler les informations en discutant entre-eux, et rester attentifs pour le reste de la réunion.

FAVORISER LES ÉCHANGES ET LA PRISE DE PAROLE / ÉCOUTER ET ÊTRE ÉCOUTÉ

encouragez tous les participants qui le souhaitent à prendre la parole, donner leur opinion, leur avis et ainsi obtenir une réunion constructive. Vous pouvez aussi prévoir un temps de parole libre avant de conclure, pour les personnes qui aimeraient faire passer un message.

CONCLURE LA RÉUNION

en rappelant les décisions actées, en synthétisant les sujets abordés, c’est également le bon moment pour remercier l’engagement des participants.

ENVOYER UN COMPTE RENDU

pour que les informations circulent et perdurent, il est essentiel de toujours transmettre un compte rendu aux participants.

Nos 5 conseils pour que vos réunions d’équipe valent le coup

Les collaborateurs MindForest se retrouvent une fois par mois pour échanger sur leurs projets, maintenir les relations entre collègues, anticiper et surmonter les défis ensemble. Voici nos bonnes pratiques pour que votre Team Meeting soit tout aussi efficace :

Ne pas annuler : afin que le Team Meeting devienne une habitude, programmez vos réunions toujours le même jour et au même rythme
Varier les outils de présentation : créer des supports autres que PowerPoint (supports dynamiques, format papier…)
Ménager des moments informels : instaurez des jeux, des temps de pause, partagez un repas, des anecdotes…
Set up fun workshops and activities: at our Team Meeting on 25th April, we started the meeting with an “Ice Breaker”. This generic term refers to an activity that allows you to start a meeting in a playful way, by “breaking the ice”. It is also possible to use animations, games and applications, virtual or otherwise, to capture the attention of participants and ensure that important information and key messages are understood.
A special tip: we have also researched and tested some applications such as Klaxoon or Kahoot, which offer quizzes you can personalise.
Faire les réunions ailleurs qu’au bureau : peu importe l’endroit, tant que c’est en dehors du cadre de travail habituel ! Le petit plus : aller à l’extérieur, ou louer des espaces de réunion ou de co-working. Par exemple, le MindForest One Lounge, rue Sainte-Zithe à Luxembourg-Ville.

Le Team Meeting, bien plus qu’une réunion

La responsabilité sociétale d’entreprise (RSE) fait partie intégrante de notre stratégie et s’inscrit dans une démarche résolument participative ; elle est soutenue par la Direction et est connue de tous les collaborateurs qui y contribuent activement via le biais de notre comité RSE créé en 2014. A travers nos actions en interne, nos certifications (dont la dernière en date renouvelée en avril 2021) ainsi que nos différentes expertises, nous aspirons à donner l’exemple, partager nos bonnes pratiques, encourager nos clients à adopter une démarche RSE construite et agir de façon responsable pour l’environnement.

Nous prenons notre engagement RSE très au sérieux, non seulement parce que c’est la bonne chose à faire, mais aussi parce que nous sommes convaincus que celui-ci est un élément clé de la croissance de notre entreprise.

Le Team Meeting s’inscrit notamment dans deux des quatre piliers d’une stratégie RSE : économique et social :

L’intelligence collective : les ateliers, les jeux, et les moments informels durant la réunion d’équipe favorisent l’entraide et facilitent la recherche d’idée, et l’innovation. Une équipe soudée est plus performante et productive.
Relations et conditions de travail : plus les relations sont saines, plus un climat de confiance s’installe au sein de l’équipe et ainsi l’environnement de travail est davantage propice au bien-être des salariés.
Le développement des compétences multiples et transversales : Chaque mois, une personne présente un projet, un outil, ou une méthode. Grâce à ces échanges, les collaborateurs partagent leurs connaissances et montent en compétences.

Comme pour chaque réunion, l’objectif consiste à apporter une valeur ajoutée à tous les participants, dont l’implication constitue un facteur de coût majeur pour l’entreprise. Si chacun adopte le même état d’esprit de partage des connaissances et de respect mutuel, les contributions le refléteront et vos collaborateurs attendront avec impatience la prochaine réunion d’équipe !

Le plus grand atout d’une entreprise, ce sont les personnes qui y travaillent. Si elles se sentent unies en tant qu’équipe, elles travailleront efficacement ensemble. Et où pourrait-on mieux refléter cela que lors d’une réunion d’équipe interactive et régulière ?

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