Comment votre équipe fait-elle face au défi de la crise ?

"Être prêt" est la devise bien connue du mouvement scout. est la devise bien connue du mouvement scout. En fait, la plupart d'entre nous aiment se préparer à ce qui les attend, c'est un mécanisme automatique pour faire face à une situation spécifique. Cependant, lorsqu'une crise comme Covid-19 frappe, il est pratiquement impossible de se préparer, il n'y a pas de "données" comparables à traiter, ce qui provoque bien sûr un sentiment de grande incertitude qui s'ajoute aux nombreux problèmes de santé et aux inquiétudes économiques que l'on connaît déjà. Le besoin de se repérer est encore plus grand, la spirale s'enclenche et l'angoisse augmente. Il existe plusieurs sources potentielles de réconfort, allant de la famille à l'environnement de travail, certaines personnes se tournant même vers les médias sociaux ou les conseils d'experts. Quelle que soit la source choisie, elle doit être capable de "tenir ses promesses", faute de quoi la situation risque de s'aggraver.

Dans un contexte professionnel, le sentiment d'appartenance et l'esprit d'équipe peuvent réellement contribuer à atténuer les inquiétudes, en particulier s'ils offrent une plate-forme de discussion et d'échange ; le fait de savoir que d'autres personnes que vous respectez se sentent également dans l'incertitude peut contribuer à vous rassurer. Les inquiétudes ne disparaîtront pas, mais "un problème partagé...", associé à l'interaction et au soutien des pairs, peut aider à relativiser les choses. Cela peut également contribuer à détourner l'attention des problèmes rencontrés à la maison, notamment en ce qui concerne la garde des enfants et l'équilibre apparemment impossible à trouver entre les obligations professionnelles et personnelles. Les collègues peuvent avoir accès à des sources d'information différentes, ils peuvent vouloir parler de sujets complètement différents, et la concentration sur les délais et les objectifs peut également contribuer à détourner l'attention de l'actualité. Bien entendu, cela dépend fortement des canaux de communication disponibles. La plupart des employés travaillant à domicile, il y a très peu de possibilités de réunions informelles, et personne ne va exprimer ses craintes lors d'une pause-café zoomée à l'échelle de l'entreprise ! Les courriels, Slack et autres canaux offrent une chance d'échanger, mais dépendent de la capacité de chaque employé à bien s'exprimer par écrit, ce qui n'est pas toujours le cas et peut également entraîner des difficultés linguistiques, sans parler de la question de savoir comment les messages seront interprétés à l'autre bout. Un courrier apparemment innocent peut être perçu par le destinataire comme une attaque frontale simplement à cause d'une formulation malheureuse et conduire ainsi à des malentendus désagréables et à des discordes supplémentaires inutiles.

Comment maintenir l'esprit d'équipe si l'équipe ne travaille plus ensemble ?

Dans de nombreux cas, le travail à distance est plus facile à organiser s'il est divisé et réparti entre des entités plus petites, mais cela coupe inévitablement les liens avec d'autres parties de l'entreprise. Il est essentiel d'éviter le syndrome "loin des yeux, loin du cœur", sinon le risque de perdre la coopération interdisciplinaire est énorme. Alors que dans une situation de travail normale, il est facile d'aller demander de l'aide à un collègue, à distance, dans un contexte virtuel, cela peut ne plus être aussi facile, d'autant plus qu'il est beaucoup plus facile d'écrire "non" que de le dire face à face. Les équipes doivent s'appuyer sur une interaction mutuellement bénéfique ; savoir que l'on peut compter sur un collègue peut contribuer de manière significative à réduire les niveaux de stress et à accroître la satisfaction au travail.

Le travail à distance peut également entraîner des problèmes de disponibilité, car chaque personne s'installe dans sa routine préférée, qui ne correspond pas nécessairement à celle de ses collègues, et peut provoquer des frictions lorsque les courriels ne sont traités qu'après un délai considérable. La plupart des bureaux ont des horaires de travail fixes. Ces horaires ont-ils été spécifiquement appliqués au travail à distance ? Si ce n'est pas le cas, les biorythmes entrent en jeu, sans parler des contraintes liées à la garde d'enfants, etc. Cela ne doit pas nécessairement être un problème, si tout le monde communique clairement - comme souvent, la communication est la clé. Il en va de même pour les processus de travail et les lignes directrices, qui ne sont pas remis en question au bureau, mais à la maison, il n'y a pas de rappels constants de la nécessité d'adhérer aux règles de cybersécurité, de faire des sauvegardes et d'autres routines importantes. En l'absence de mesures préventives, le sentiment général de perte de contact peut avoir un effet très négatif sur les processus de travail et l'interaction au sein de l'équipe.

Le stress peut s'exprimer de multiples façons et peut également être provoqué par diverses causes.

Certains salariés ne supportent pas un surcroît de travail, d'autres redoutent d'être sous-occupés et d'autres encore ont besoin de se sentir maîtres de leur environnement de travail afin d'être plus performants et plus proactifs. Il va sans dire qu'une situation de crise ne manquera pas de donner à certains employés un sentiment de dévalorisation et d'insatisfaction. Il existe de nombreux moyens d'assurer l'interaction entre les équipes à distance ; au début de la crise, tout le monde a adoré les pauses café virtuelles et les boissons après le travail, mais depuis lors, la nouveauté s'est estompée et la "fatigue du zoom" s'est installée. Comment y remédier ? Un chat d'entreprise peut aider, de même que des réunions d'équipe virtuelles avec un ordre du jour spécifique ; sinon, pourquoi pas un jeu sérieux ? Une salle d'évasion virtuelle ou une autre activité peut être amusante, ajouter un élément de compétitivité et, si les équipes sont soigneusement attribuées, garantir que des personnes qui ne travaillent généralement pas ensemble se retrouvent.

Comme nous l'avons déjà mentionné, la question de l'interaction positive est cruciale pour une bonne santé mentale et un esprit d'équipe durable. Travailler ensemble pour atteindre un objectif commun peut présenter des difficultés, mais les récompenses en valent généralement la peine, même si elles ne sont pas de nature pécuniaire, mais bien plus en termes de satisfaction professionnelle et de reconnaissance. Les chercheurs sont de plus en plus conscients des aspects bénéfiques de la gentillesse. Dans son livre "Survival of the Friendliest"[1], Brian Hare établit même un lien évident entre la gentillesse et le succès. Il poursuit en affirmant que le comportement social peut être étroitement associé aux niveaux d'intelligence et a observé que l'adoption d'une approche positive encourage la coopération et l'interaction. La gentillesse contribue également à un sentiment général de bonheur. Peut-être est-ce la raison pour laquelle le vieil adage veut que l'on fasse une bonne action chaque jour ? L'acte de gentillesse ne doit pas nécessairement être important ; c'est le simple fait d'une interaction positive qui semble déclencher ce sentiment de satisfaction. Malheureusement, l'éloignement rend ces gestes plus compliqués à réaliser, car nous n'avons souvent pas accès aux indicateurs nécessaires pour générer l'action : remarquer qu'un collègue doit travailler pendant sa pause déjeuner et lui offrir quelque chose, apporter une tasse de café à un collègue lorsque vous avez la vôtre, prêter votre parapluie à quelqu'un qui doit sortir sous la pluie, voilà autant de petits gestes qui peuvent avoir un impact énorme et nous aider à nous sentir mieux sur le plan émotionnel.

Le rôle des dirigeants est primordial pour la bonne santé mentale des équipes. Beaucoup a déjà été écrit sur l'importance de l'intelligence émotionnelle et de l'empathie. Une fois de plus, il est beaucoup plus facile d'y parvenir dans un environnement physique, et il faudra donc beaucoup d'efforts supplémentaires pour maintenir ce niveau dans des conditions de travail à distance. Certains dirigeants essaient de contacter régulièrement leurs équipes, mais la taille de l'équipe détermine forcément si cela est faisable, sans parler du coût potentiel pour l'entreprise. Dans certains cas, cette "tâche" pourrait être déléguée, par exemple au comité RSE de l'entreprise. Une forme de "mur de la gratitude" pourrait être mise en place pour transmettre des messages de remerciement et de reconnaissance ou une ligne de discussion confidentielle pourrait être installée pour tout message de nature plus personnelle afin de détecter les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent. Certaines entreprises disposent déjà d'un médiateur, dont le travail consiste en partie à anticiper les sources de mécontentement et de conflit et à traiter ces questions avant que leur impact ne devienne trop négatif. D'autres entreprises disposent d'un bouton "humeur du jour" dans le cadre de leur connexion à l'intranet, qui peut signaler un risque potentiel et provoquer un appel à l'action. Quelle que soit la méthode utilisée, l'essentiel est de montrer l'intérêt et l'attention que vous portez à vos employés. Ils sont la colonne vertébrale de votre entreprise. S'ils vont bien, votre entreprise prospérera, s'ils ne vont pas bien, vous avez un sérieux problème.

Il peut sembler improbable à certains que le travail à domicile puisse causer des problèmes de santé mentale, mais de nombreuses personnes préfèrent en fait une séparation nette entre leur vie professionnelle et leur vie privée afin d'atteindre un meilleur équilibre. Dans cet environnement inattendu du travail à distance, ils sont loin d'être heureux et peinent à fournir le même niveau de performance qu'avant la crise. D'autres adorent le concept du travail à distance et se sentent stressés à la simple idée de devoir reprendre les trajets et les horaires de travail plus stricts. Comme pour beaucoup de choses, il n'y a pas de solution unique, mais les entreprises ont tout intérêt à définir des lignes directrices claires afin d'éviter les malentendus et les conflits. Il peut être utile de sonder le personnel pour déterminer le modèle le plus populaire et, si possible, d'en tenir compte lors de la définition des futures pratiques de travail. La plupart des employés accueilleront favorablement un peu plus de flexibilité tout en comprenant que leur principale raison d'être est d'accomplir leur travail.

Une crise fait inévitablement monter en flèche le niveau de stress ; une crise ouverte est donc susceptible d'avoir un impact encore plus important. Le fait de ne pas savoir ce qui nous attend, de ne pas pouvoir planifier et mettre en place des plans d'urgence à long terme crée encore plus d'incertitude. L'accès excessif aux informations diffusées par les médias peut provoquer une grande anxiété. Tous ces éléments sont susceptibles de déstabiliser même l'employé le plus mature, mais s'il est guidé et rassuré, il retrouvera son calme et trouvera un moyen de faire face à la situation. Un dirigeant doit montrer l'exemple à ses employés en prenant soin de lui-même, en conservant une énergie positive pour les défis à venir et en se montrant déterminé à tirer le meilleur parti de la situation pour l'ensemble de l'entreprise. Pour citer la gestionnaire de crise américaine Judy Smith, "la crise est toujours une opportunité". De même qu'elle oblige un individu à se remettre en question, elle oblige une entreprise à réexaminer ses politiques et ses pratiques".

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[1] Survival of the friendliest – understanding our origins and our common humanity July 14^th 2020 by Brian Hare & Vanessa Woods