Adoptez une vraie culture de réunion !

Les réunions sont-elles chronophages pour vous ? Au contraire, êtes-vous déjà sorti de réunion en ayant eu le réel sentiment d’avoir appris quelque chose ?

Non, les réunions ne sont pas forcément synonymes de perte de temps. En effet, grâce à la mise en place efficace d’une culture de réunion, une entreprise peut contribuer à l’amélioration du bien-être mental et physique de ses collaborateurs. Pourquoi ? Parce que les réunions favorisent avant tout les interactions sociales, c’est-à-dire qu’elles encouragent les échanges entre les collaborateurs.

Selon une revue littéraire de Heaphy et Dutton[1], en cas de « bonne » culture de réunion, les « interactions sociales positives » qui en résultent pourraient même avoir une influence directe sur la santé physique ! Elles favoriseraient le renforcement des systèmes cardiovasculaire, immunitaire et neuroendocrinien, et permettraient ainsi au corps de mieux faire face aux situations de stress, et de récupérer plus rapidement. Le stress, et aussi le manque de ressources pour y faire face, a des effets multiples, allant de la baisse de productivité, à l’augmentation accrue de fautes, jusqu’à rendre malade et engendrer un « burn-out ». Ce qui implique de nombreux coûts pour l’entreprise.

L’art de faire rimer réunion avec efficacité

Toutefois, il est facile d’y remédier grâce à quelques astuces simples destinées à améliorer l’organisation du travail. Ainsi, une entreprise peut mettre à disposition de ses collaborateurs les outils nécessaires, afin qu’ils prennent du recul, même dans les situations les plus stressantes. Dans leur étude, Heaphy et Dutton identifient deux moyens qui peuvent favoriser les interactions sociales positives : d’une part, une sélection du personnel et la mise en place de mesures de développement, comme par exemple, le soutien des collaborateurs par la socialisation à travers un programme de mentorat. D’autre part, grâce à l’organisation quotidienne du travail, qui passe avant tout par la culture de réunion.

Alors, comment mettre en place une culture de réunion fructueuse au sein de son entreprise ? Il existe une documentation foisonnante et d’innombrables livres sur le sujet, ainsi que des séminaires auxquels participer. Cependant, pour favoriser les interactions sociales positives, il suffirait simplement de respecter les trois principes suivants :

Préparez et rendez compte de vos réunions
En premier lieu, une bonne préparation ainsi qu’un compte rendu de la réunion sont essentiels. Rédiger un ordre du jour, envoyer un protocole ou une « To-do list » en font partie. Grâce à ces bonnes pratiques, les participants peuvent se préparer, sont conscients de leur rôle, ils savent quelles tâches doivent être effectuées et se sentent donc utiles et d’humeur positive pour débuter la réunion.
Encouragez la participation active !
Veillez toujours à donner la possibilité à tous les participants de s’exprimer lors d’une réunion. Cela ne signifie pas seulement de veiller à ce que chacun ait un temps de parole suffisant, mais aussi qu’ils s’impliquent lorsqu’ils y sont invités. Après tout, rien n’est plus frustrant que d’être assis dans une réunion et de ne pas pouvoir réellement y participer !
Progressez, encore et toujours…
Enfin, il est important de se poser la question « La réunion a-t-elle une réelle valeur ajoutée ? » Si vous remarquez qu’une discussion n’a que très peu, voire pas du tout progressé, et qu’une argumentation tourne en rond, il peut être utile d’introduire des méthodes alternatives à la résolution des problèmes, telles que le « brainstorming » ou les Six chapeaux de pensée rationnelle (« Six Thinking Hats ») de Edward de Bono[2]En tout cas, il ne faut pas hésiter à rompre la discussion et reprendre certains points à une date ultérieure.
Limitez-vous dans le temps !!
En outre, le temps alloué à une réunion est un facteur à ne pas négliger. Dans la plupart des cas, on a souvent tendance à utiliser le temps prévu pour exploiter le sujet à l’ordre du jour d’une réunion, ce qui n’est pas toujours nécessaire. Si le cas s’y prête, essayez de vous limiter à une demi-heure ou 15 minutes pour traiter un sujet, au lieu de la durée habituelle prévue.

Rien ne remplace le contact humain

Vous avez affaire à une équipe virtuelle ? Dans ce cas, il existe encore une astuce pour les utilisateurs expérimentés. Les outils de communication virtuels sont d’un grand soutien, mais ne peuvent cependant pas toujours remplacer le contact direct et personnalisé. Il est donc important que les participants puissent au moins au début prendre connaissance de l’environnement de travail d’un collaborateur. Cela simplifiera par la suite le contact au téléphone ou en vidéo-conférence et minimisera la crainte de participation active aux réunions.

Instaurer une culture de la réunion n’est pas nécessairement synonyme de « réunionite ». Quelle que soit sa forme, une réunion efficace est une réunion bien préparée à la fois par l’animateur, mais aussi par les participants. Les prérequis sont donc la capacité de l’animateur à bien encadrer le déroulement de la réunion, à développer un climat propice aux échanges constructifs et dans la pertinence de la restitution. Si vous suivez ces quelques conseils, elles peuvent être un excellent moyen de faire émerger d’autres réflexions… Et d’éviter un stress inutile, nuisible à la performance de l’entreprise !

Expert in Organisational Transformation @ MindForest Group

Birgit Fleckenstein

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[1] DE BONO Edward (1985). Six Thinking Hats. Penguin, London.

[2] HEAPHY Emily, DUTTON Jane E. (2008). Positive Social Interactions and the Human Body at Work: Linking Organizations and Physiology. Academy of Management Review, 33(1): 137-162.