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Ce jeudi 21 mars matin, a eu lieu la présentation « Les RH ne sont pas acteurs du changement » dans le cadre du cycle de « Brain Breakfasts » organisé par MindForest dans son Espace Lounge à la Gare. Les Brain Breakfasts sont des événements thématiques qui s’adressent aux professionnels des entreprises et des administrations au Luxembourg et qui sont propices aux échanges et aux partages d’expériences.

Guy Kerger, Managing Partner chez MindForest, a tout d’abord expliqué que suite à la réalisation de nombreux projets auprès d’entreprises au Luxembourg, il a pu constater que le service RH ne jouait pas son rôle dans la gestion du changement. « Le service RH a la légitimité de gérer le changement, mais il ne le fait pas ou on ne le laisse pas faire ».

Souvent le changement est sous-estimé en entreprise et ses acteurs tendent à se convaincre que « rien ne change ». Or, ils ne se rendent pas compte des conséquences du changement à tous les niveaux et les contraintes engendrées chez les collaborateurs. « La gestion du changement c’est gérer ce qui se passe et ne pas laisser faire ». Or souvent, on l’ignore et

cela coûte de l’argent à l’entreprise. En effet, s’ils ne sont pas gérés, les changements sont mal vécus dans l’entreprise : manque d’informations, d’implication de la hiérarchie, formations insuffisantes, manque d’écoute et de concertation… Une « nouvelle dimension émotionnelle » éclot, mais qui n’est pas prise en charge.

Lorsqu’on change les règles du jeu, il faut les expliquer

Or, l’importance de l’écoute et de la communication est fondamentale « Lorsqu’on change les règles du jeu, il faut les expliquer ». Si on ne le fait pas, cela génère des incompréhensions et des frustrations. S’ensuivent un sentiment d’insécurité des collaborateurs, une perte de confiance, de satisfaction au travail, de loyauté envers l’employeur. L’impact financier est énorme, car l’augmentation de l’absentéisme et du présentéisme provoque une réduction d’au moins un tiers de la productivité. Et c’est justement l’effet contraire normalement recherché par les changements entrepris ! Il s’agit donc de mesurer l’importance de gérer la dimension informelle et humaine dans l’entreprise impactée par le changement : pratiques, valeurs, croyances, attitudes, etc.

La DRH comme chef d’orchestre

C’est ici que la DRH devrait agir comme chef d’orchestre, car elle regroupe tous les acteurs-clés de l’entreprise : sponsors, chefs de projets, managers, responsable en communication, etc.  Elle connaît la structure de l’entreprise, représente le capital humain et les relations sociales. Elle exerce une fonction de prestataire de services internes, neutre et transversale. De par sa position, elle devrait davantage actionner les leviers du changement : aider à comprendre, à adhérer et impliquer. Or aujourd’hui, les RH gèrent principalement les tâches administratives : dossiers du personnel, salaires, évaluations, formations, carrières. Elles sont en retrait, pratiquement pas en contact avec les collaborateurs, isolées dans leur tour d’ivoire, alors qu’elles devraient être sur le terrain, être outillées pour accompagner au changement, organiser des temps d’échanges, écouter, communiquer sur ce qui se passe, donner du sens au changement.

Des échanges constructifs

Les échanges entre les intervenants de l’événement ont fait ressortir que la fonction RH dans la gestion du changement devrait se réinventer, être un acteur agile dans l’entreprise, surtout si elle est de grande taille, mais aussi que la Direction lui en donne la possibilité et soit prête à changer, avant qu’il ne soit trop tard pour l’entreprise.

Mardi 26 février a eu lieu le BrainBreakfast consacré à la méthode Lego®Serious Play®à l’espace Lounge de MindForest.

Lego®Serious Play®est une méthode de facilitation certifiée et inventée au début des années 2000, qui permet, de manière ludique, d’aborder des sujets complexes liés à l’organisation et aux équipes : stratégie, optimisation de processus, culture et valeurs, cohésion d’équipe, etc.

Les participants ont été invités à travailler sur des métaphores et à construire ce qu’ils se représentent par exemple comme étant la « meilleure tour » ou leur « client idéal ». À ces sujets, il n’existe pas qu’une seule réponse, chaque membre du groupe détient une partie de la solution. Les sujets sont ainsi « co-construits » avec des briques, ce qui favorise l’écoute active, la créativité, l’émergence d’idées, l’égalité et le respect du temps de parole, la confiance et l’engagement.

Pour en savoir plus sur le Lego® Serious Play®

Intéressé par un atelier Lego® Serious Play® ? Contactez-nous à  info@mindforest.com

Le mardi 4 décembre a eu lieu le BrainBreakfast « Déménagement, comment en faire une véritable opportunité de changement ? » organisé par MindForest dans son espace Lounge et traitant des problématiques du déménagement des entreprises.

Aurélie Poncelet, consultante en gestion du changement chez MindForest, a ouvert la problématique en précisant aux participants qu’« un déménagement ne doit pas négliger l’impact sur l’humain et qu’il est important de faire au préalable une analyse d’impact et de risque ».

Les craintes du changement

Comme tout changement un déménagement peut faire peur, engendrer des inquiétudes, des insatisfactions et une baisse de motivation auprès des collaborateurs (perte de bureaux individuels, d’espaces, de parking, augmenter la distance travail-domicile, etc.). Il peut également occasionner du stress et de l’angoisse, notamment s’il y a confusion lors de la phase de transition.

Une véritable opportunité à saisir

Or un déménagement est un nouveau défi pour l’entreprise et doit être vu comme l’opportunité de changer la façon de travailler et d’améliorer la collaboration grâce à la mise en place de nouvelles procédures (accueil visiteurs, mobilité, gestion des parkings,…), de bonnes pratiques (sécurité, clean desk policy…), de projets d’optimisation (digitalisation, archivage électronique…), de nouveaux outils de communication. Ceci afin de créer un environnement de travail au service de la performance de l’organisation.

Retours d’expériences

Ute Meier, Performance Manager chez POST Luxembourg a donné son retour d’expérience et expliqué qu’il est important d’impliquer toutes les parties prenantes lors d’un déménagement (collaborateurs, dirigeants, Direction, architectes, maître d’œuvres), de planifier un programme d’accompagnement, de mettre en place des groupes de travail, de communiquer sur le déménagement et de tester les nouveaux espaces.

Diane Muller-Kneip, Directrice des Ressources Humaines & membre du comité d’administration chez Kneip, a précisé l’importance de faire une analyse du nouvel environnement en fonction des besoins de l’entreprise (transports, trafic, présence de lieux de restauration, de crèches…),d’impliquer le staff à tous les niveaux, de fédérer, d’écouter les craintes et de communiquer avec franchise ou encore de faire visiter les nouveaux espaces de manière ludique.

Un accompagnement expérimenté

MindForest a rappelé son expérience dans l’accompagnement au déménagement de nombreuses entreprises au Luxembourg et sa démarche en 5 étapes (accompagnée d’un volet communication) : cadrage de la vision du projet ; préparation au déménagement ; accompagnement au déménagement ; appropriation du nouveau site ; ancrage de la nouvelle culture.