Réussir son workshop à distance en 4 étapes

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Nous (re)connaissons tous le pouvoir de l’intelligence collective. Cette capacité qu’une communauté peut avoir de faire converger intelligence et connaissances pour avancer vers un but commun, résultant de la qualité des interactions entre ses membres[1]. C’est bien de ce dernier point dont il est ici question : de la qualité des interactions.

Lorsque vous conduisez un workshop, vous constituez le catalyseur du groupe de réflexion. Pour en optimiser les résultats/aboutissements vous devez maitriser à la fois les méthodologies de conception d’un atelier, les tactiques de facilitation ainsi que les différents outils dans le cas de collaboration à distance.

En effet, les ateliers à distance sont entrés dans la nouvelle norme du travail collaboratif et comprennent des spécificités dont il faut absolument tenir compte pour valoriser l’intelligence collective. Nous allons partager avec vous nos conseils pour réussir un workshop à distance en 4 étapes clés, voir quels outils on-line choisir et analyser les différences avec un workshop présentiel.

Faciliter un workshop à distance : 4 étapes incontournables

Etape 1 : Préparer son workshop à distance

Un atelier on-line présente de nombreuses familiarités avec le workshop physique, en dehors du fait que les post-its deviennent virtuels et que le référentiel du facilitateur est modifié. En effet, les filtres de gestion de groupes ne sont pas les mêmes : les participants sont bien tous assis derrière leur écran, sans contact visuel, ni stimulation particulière. Tout repose donc sur la qualité des exercices visant à encourager les interactions et donc sur la qualité de la… préparation.

  • Cadrer : saisir la problématique, la formuler et définir l’objectif à atteindre. Cela contribuera à identifier les profils des contributeurs pertinents et sélectionner le bon modèle de facilitation.
  • Préparer son brief : envoyer en amont de la réunion un descriptif du sujet, des objectifs à atteindre et ce qui est attendu de chacun.

Astuce : si vous disposez de peu de temps vous pouvez aussi envoyer le lien sur le « board » en demandant aux participants de commencer l’exercice (en indiquant leurs initiales sur les post-its par exemple)

  • Impossible d’assurer une réunion créative à distance sans outil collaboratif. Certains sont gratuits ou inclus dans une suite, d’autres ont été développés spécifiquement à cet usage (cf. ci-dessous).
  • Envoyer un mode d’emploi de l’outil si les participants ne sont pas familiarisés avec l’outil. Vous pouvez aussi leur indiquer les environnements à privilégier (Chrome, Safari, Ipad ou non…).

Astuce : Proposez-leur de se connecter 15 à 30 minutes avant l’atelier s’ils ont des questions, de façon à ne pas empiéter sur le temps consacré à l’atelier.

  • Assurer un bon « profiling » : le nombre limité de participants, 6 personnes minimum pour assurer une bonne dynamique et de l’interactivité et 10 personnes maximum contraint à prendre en compte plusieurs facteurs : le degré ou la particularité de l’expertise, le positionnement dans l’entreprise (apte à prendre une décision ou non), la diversité des profils, l’aptitude à être constructif et l’ouverture d’esprit.
  • Préparer son ice-breaker/energiser (cf ci-dessous)
  • Sélectionner la méthodologie d’animation (cf ci-dessous)

Etape 2 : lancer son atelier à distance 

Voyons comment en quatre points mettre les contributeurs dans les meilleures dispositions afin d’en obtenir le meilleur, dans le délai imparti !

  • Petit rappel des règles de collaboration:
    • Le mode mute est conseillé pour éviter les bruits parasites et les prises de parole intempestives. Demandez également d’actionner l’option caméra si la bande passante leur permet.
    • Rappelez l’état d’esprit d’un exercice de ce type : pas de jugement, pas de mauvaises suggestions.
    • La gestion des échanges oraux constitue une difficulté centrale dans la mesure où les participants n’ont pas de moyens visuels pour se donner la parole. Le facilitateur joue ici un rôle clé. C’est à lui de distribuer la parole en suivant les demandes (mains levées sur TEAMS par exemple), donner la parole au contributeur qui ne s’est pas exprimé, relancer les débats si besoin par des questions, rebondir sur les post-its.

Astuce : attribuez une couleur de post-it à chaque participant ou demandez-leur d’inscrire leurs initiales sur le post-it.

  • Rappel des objectifs, des étapes de l’atelier et du timing à respecter
    Vous devez expliquer la raison de la présence de chaque participant et ce que vous attendez clairement de chacun. En leur présentant les étapes de l’atelier ils pourront se projeter sur l’objectif ultime.

Astuce : sur votre whiteboard, inscrivez les instructions à chaque étape de votre atelier. Formalisez la ou les questions à se poser sous chaque étape. Cela facilitera également votre animation.

  • Chauffer la salle virtuelle : ice-breaker et energiser
    Dans le cas où les participants se connaissent peu ou pas, un ice-breaker pour faire connaissance est une bonne pratique. Il peut intervenir dans le cadre de la prise en main de l’outil ou bien dans une animation dédiée.

Astuce : Demander à chaque participant de choisir le visuel d’un personnage connu ou de l’animal qui lui ressemble le plus en termes de personnalité ou de façon de manager (indiquez les caractéristiques sur chaque image).

  • Un energiser est indiqué dans tous les cas. Un rapide état des lieux de l’humeur de chacun peut suffire à détendre ou à évaluer le degré d’énergie des contributeurs, pour anticiper votre propre niveau d’implication dans l’exercice de facilitation.

Astuce : sur un axe abscisse/ordonné, demandez à chaque participant de situer son niveau de charge de travail et d’énergie

  • Gardez le rythme
    • Minutez vos étapes. A chaque exercice indiquez le temps de réflexion restant aux participants.
    • Alternez les exercices de post-its dédiés à la réflexion individuelle et les moments de restitutions et de partage.
    • Faites des points réguliers sur le statut de l’atelier par rapport à l’objectif à atteindre.
    • Prévoyez des pauses (10 minutes), indispensables toutes les heures.
  • Interpellez régulièrement les contributeurs : faites des votes réguliers, poser régulièrement des questions pour garder l’attention des participants.

Etape 3 : les meilleures méthodes de workshop qui font mouche à tous les coups

Un atelier est composé de plusieurs étapes et d’activités différentes. Il suit la méthode de l’entonnoir, avec une phase d’idéation large (phase de brainstorming fermé et rédaction des post-its virtuels), le regroupement des idées (par « familles) pour évoluer vers une priorisation et la planification avec l’obtention d’un consensus sur un nombre défini et réaliste d’éléments.

  • L’atelier Ambitions : pour savoir où aller et comment
    • Nous utilisons très régulièrement cet atelier chez MindForest, en particulier pour cadrer la collaboration avec nos clients.
    • Son objectif est de co-construire la vision du Change avec les équipes, évaluer ce qui existe et ce qui manque via une analyse SWOT puis construire un plan d’action en capitalisant sur ce qui existe de positif et en identifiant les opportunités à développer.
  • Le remue-méninge : pour trouver des solutions
    • Créez une colonne par problème ou thématique. Chaque participant est représenté par une couleur de post-it.
    • Demandez à chaque participant de proposer une solution (ou une cause) dans sa colonne.
    • En fin de parcours, repassez sur chaque idée et regroupez-les par famille.

Astuce : évitez les commentaires en cours de route. Faites tourner rapidement. Puis tirez parti de la créativité que vous partagerez via un compte-rendu ou un plan d’action.

  • La rétrospective : pour un feedback constructif
    • Cet exercice peut avoir deux objectifs : améliorer le mode de fonctionnement régulier (durée 15 minutes) ou la formulation de « lessons learned » (durée : 60 minutes)
    • Commencez l’exercice en introduisant de ce qui a avancé et/ou a été résolu et remercier les équipes
    • Demandez ce qui a bien fonctionné/Eléments de satisfaction
    • Demandez ce qu’il faut changer
    • Demandez quelles sont les solutions proposées ou en cours de test
    • Listez les actions à faire et donnez un feedback des échanges sous forme de compte-rendu rapide

Chaque atelier doit être personnalisé à la thématique : qu’il s’agisse de formaliser des processus, établir la nouvelle politique en matière de télétravail ou résoudre des problématiques de fonctionnement internes, les méthodes doivent s’ajuster à la culture d’entreprise, à la durée et aux résultats attendus.

L’un des gros challenge du facilitateur est l’adaptabilité. Tout est possible dans le déroulé d’un atelier : des participants qui ne se montrent pas constructifs, polémiquent régulièrement ou bien encore des contributions non pertinentes. Pour parer à ces éventualités, il faut être prêt à changer la méthodologie à tout moment ! L’art du change !

Etape 4 : Finir en beauté

Il ne faut pas négliger la fin du workshop et bien veiller à conserver un peu de temps sur le timing global. La conclusion d’un atelier constitue la consécration des efforts fournis, l’analyse quant à l’atteinte du but et bien souvent fait un point sur les efforts qu’ils restent à fournir.

  • Finaliser l’animation par un vote :
    Le vote sur la définition des priorités pour un plan d’action par exemple est une bonne façon d’amorcer la conclusion.
  • Finir par une mini-rétrospective :
    Invitez les participants à donner un feedback sur les dernières heures vécues en votre compagnie en leur demandant ce qu’ils ont aimé et ce qui pourrait être améliorer avec leur suggestion. Très positif pour l’amélioration continue !

  • Focaliser sur les next steps :
    Vous devez formuler oralement les conclusions ainsi que les étapes à venir. Un compte-rendu plus formel, par écrit viendra ensuite rendre compte des points abordés, des décisions prises ou à prendre, des prochaines étapes pour atteindre l’objectif défini au préambule (voire un changement d’objectif parfois).

Astuce : n’attendez pas. Résumez rapidement l’objectif, les décisions prises et mettez sous forme de puces ce qui est attendu de chacun (indiquez les noms) en l’envoyant moins de 24 heures après. Ce n’est pas la peine de faire un compte-rendu plus élaboré car le whiteboard retrace les échanges.

Quel outil choisir ?

Un atelier virtuel implique par essence le recours à des outils on-line : un dispositif de visio-conférence et un outil de travail collaboratif en ligne tels que Mural, Miro, Klaxoon ou encore Beekast.

Pour la collaboration en ligne, chez Mindforest, nous sommes des adeptes de Miro, qui nous parait très intuitif et propose des templates pré-formatés. Vous pouvez ainsi organiser les différentes étapes de votre atelier de cocréation à l’aide de mind maps, road maps, outils de voting que vous créez vous-même ou bien adaptez à partir des templates proposés. Mural intègre en plus directement dans les templates la description de chaque étape pour servir de guide.

Notre conseil est de tout simplement tester les outils et… de faire ses calculs. Les tarifs sont en général affichés au mois.

Autre recommandation : limiter le nombre d’outils utilisés pour l’organisation de l’atelier à distance à deux : un outil de visio-conférence et un outil de travail collaboratif en ligne.

Les 9 différences : atelier virtuel vs. atelier présentiel

Maintenant que la nouvelle norme nous donne le choix d’effectuer un atelier à distance ou bien en présentiel, autant tirer le meilleur parti de cette option. Nous avons dressé une liste comparative des différents composants des ateliers suivant l’expérience que nous avons tirée de cette dernière année.

Les plus grandes différences proviennent du format. Même si cela parait une gageure, il vaut mieux limiter la durée des ateliers à distance à 2 heures, ce qui est la limite en matière de concentration à distance. Il est recommandé de prévoir deux sessions rapprochées afin de se focaliser chaque fois sur un seul objectif. De même pour le nombre de participants, le mieux est de le limiter à 10.

Astuce : si vous n’avez pas d’autres choix, vous pouvez utiliser un outil de salles virtuelles pour répartir les participants en plus petits groupes.

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A la vue de ce tableau, la balance semble pencher vers l’atelier en présentiel qui présente a priori plus d’avantages. Cette impression est à tempérer en intégrant un certain niveau de pondération. En effet, il faut prendre en compte la configuration de l’entreprise, des facteurs comme le pourcentage de collaborateurs basés sur des sites de travail différents ou bien en télétravail ou encore l’efficacité globale de l’exercice on-line, très cadré et droit au but.

En effet, les ateliers virtuels sont simples à proposer dans toutes les configurations et sont diablement efficaces. Un atelier en présentiel implique souvent un temps d’organisation supérieur mais des échanges potentiellement plus riches et spontanés.

Conseil  • à ne jamais faire : coupler un atelier virtuel et présentiel. Les dynamiques sont totalement différentes et non compatibles.

Le recours aux plateformes d’intelligence collective permet de développer la culture de la participation et de la résolution de problèmes. Le succès d’un tel déploiement nécessite un accompagnement en matière de change pour initier aux outils, former les facilitateurs et démontrer les bénéfices de telles démarches. De notre côté nous en sommes convaincus, et vous ?

Vous souhaitez vous faire accompagner pour mettre en place de telles démarches au sein de votre entreprise

N’hésitez pas à contacter l’équipe MindForest par email dès maintenant en envoyant un message à info@mindforest.com

[1] L’intelligence collective. Pour une anthropologie du cyberespace – Pierre Lévy (1994)