Les apports de la justice organisationnelle dans l’introduction de changements

Les changements organisationnels demandent aux structures concernées de savoir s’adapter aux évolutions externes en modifiant des éléments en interne. Ces changements ne sont pas sans conséquences pour les organisations, qui se heurtent souvent aux résistances des collaborateurs.

Les responsables au sein de la structure peuvent y faire face en favorisant la collaboration et l’implication des acteurs dans le processus de changement. Le concept de justice organisationnelle intègre cette notion de collaboration dans ses principes, qu’elle renforce avec d’autres éléments ayant un impact positif sur l’acceptation et l’appropriation du changement.

Pourquoi s’intéresser à la justice organisationnelle ?

Les collaborateurs sont quotidiennement confrontés à des décisions qu’ils qualifient de « justes » ou d’« injustes » en se basant sur des jugements personnels et des critères subjectifs. Leur perception de la justice est essentielle à prendre en compte puisqu’elle va induire des attitudes et des agissements au sein de l’entreprise.

En effet, un sentiment de justice favorisera l’attachement à l’entreprise, la confiance en la direction, l’acceptation des décisions, la satisfaction au travail et augmentera l’apparition de comportements positifs, comme l’entraide, la courtoisie, la performance, etc. En revanche, un sentiment d’injustice perçu par le collaborateur aura des effets notoires tels qu’une acceptation faible des changements, un taux d’absentéisme plus élevé, du turnover, voire des vols.

On constate qu’à travers cette approche, la relation entre l’entreprise et les collaborateurs repose sur des principes d’équité, de respect mutuel, apportant des bénéfices pour les deux parties prenantes.

Qu’est-ce que la justice organisationnelle ?

La justice organisationnelle se compose principalement de trois volets :

  • la justice distributive
  • la justice procédurale
  • la justice interactionnelle

Ces trois volets amènent les individus à percevoir les situations comme justes ou injustes en fonction d’une évaluation de celles-ci sur base d’une comparaison avec une autre personne qui est choisie comme référence par le collaborateur.

Dans le cadre de projets de changement, la justice organisationnelle a un rôle de facilitateur puisqu’elle permet d’agir sur la manière d’introduire un changement pour en favoriser l’acceptation.

 

La justice distributive ou le principe d’équité

La justice distributive concerne l’évaluation des décisions, résultats et ressources diverses intervenant dans le cadre du travail (rémunération, augmentation, promotion, etc.). Elle est issue d’un principe développé par le psychologue comportemental Adams en 1965 qui est le principe d’équité. Pour lui, une situation est perçue comme équitable lorsque les efforts déployés par le collaborateur pour réaliser ses missions sont rétribués par l’entreprise à hauteur de son investissement. Une comparaison effectuée par rapport à un collègue renforce cette évaluation et cette perception de la justice distributive. Si un déséquilibre du rapport contribution/rétribution est avéré le collaborateur va réagir et adopter une stratégie pour rétablir l’équité. Ces stratégies peuvent se manifester à l’encontre de l’entreprise et se traduire par une baisse de la contribution (diminution de la performance, absences plus fréquentes, etc.).

Toutefois, en pratique, cette notion de proportionnalité n’est pas simple à appliquer. En effet, les responsables ne disposent pas toujours de toutes les informations nécessaires à la perception de l’équité (nature des contributions et rétributions retenues pour la comparaison, la personne de référence choisie par le membre de son équipe).

Il existe d’autres règles distributives qui semblent plus appropriées dans certains cas pour l’entreprise. Par exemple le principe d’égalité qui prévoit de distribuer la même part des ressources à tout le monde. Une autre règle peut être citée, celle des besoins individuels qui affirme que les ressources doivent être distribuées en fonction des besoins de chacun (ex : l’attribution des jours de récupération).

La justice procédurale, une justice qui entend la voix du collaborateur

Elle concerne les procédures de prise de décisions appliquées par le responsable à l’égard du travail des collaborateurs. Il semblerait que plus les collaborateurs sont pris en considération dans le processus de prise de décisions, plus la décision prise semble juste. Par cette pratique, le manager favorise le sentiment de justice ressenti par le collaborateur car il se sent écouté et a le sentiment que son opinion est prise en considération.

Toutefois, pour s’assurer de promouvoir une perception de justice procédurale, le responsable doit respecter certains critères :

  • cohérence d’application (application identique selon les personnes et dans le temps)
  • suppression des biais (procédures claires ne se basant pas sur des préjugés)
  • exactitude des informations (procédures fondées sur l’obtention d’informations exactes)
  • représentativité (prise en compte de critères étant pertinents pour les collaborateurs)
  • éthique (décision en accord avec l’éthique de l’entreprise).

Concernant l’évaluation des compétences par exemple, ces critères peuvent être retenus pour favoriser son acceptation. En donnant la voix aux collaborateurs, ces derniers s‘expriment sur les éléments qui leur semblent pertinents à prendre en compte pour l’évaluation des compétences. Le non-respect des critères mentionnés ci-dessus peut avoir des effets négatifs sur la relation entre l’employeur et les collaborateurs : diminution de la confiance en la direction, augmentation de l’absentéisme, apparition de litiges.

La justice interactionnelle, entre sensibilité sociale et transparence

Les collaborateurs sont sensibles à la qualité du traitement interpersonnel appliqué par les décisionnaires. Cela signifie qu’ils accordent une importance au traitement qu’ils reçoivent de la part des responsables, et déterminent ainsi s’ils sont traités de manière juste par l’entreprise. Pour cela, deux dimensions sont prises en compte : la sensibilité sociale et les informations portant sur la décision. La première dimension reflète l’importance de communiquer les décisions en respectant son interlocuteur et en le traitant avec dignité.. La seconde dimension concerne les informations données sur la décision prise qui permettent de justifier la manière dont elle a été prise et pour quelles raisons. Ces deux dimensions augmentent la perception de justice et l’acceptation de la décision.

Les dirigeants et responsables doivent donc communiquer de façon transparente et expliquer avec précision le déroulement d’une situation afin de veiller au bon fonctionnement de leur équipe et de leur entreprise.

Ces trois volets de la justice organisationnelle ne sont pas spécifiques à un contexte et peuvent s’appliquer dans tous types d’entreprises. Une question demeure : quelles sont ses applications dans la conduite du changement ?

Application de la justice organisationnelle à la conduite du changement

Dans le cadre d’un projet de changement, des incertitudes s’installent et peuvent amener à des résistances qui peuvent être atténuées grâce à la mise en place de changements perçus comme étant justes.

En effet, une étude a montré comment l’utilisation de la théorie de la justice organisationnelle a pu contribuer à la mise en place d’un règlement intérieur pour toute une structure qui était en développement et en croissance d’effectifs. Tout d’abord, les collaborateurs ont été impliqués à l’élaboration de ces règles et procédures grâce à un questionnaire dans lequel ils devaient indiquer les points à ajouter, ceux qui leur semblaient les plus difficiles à accepter et ceux dont ils nécessitaient des explications. L’analyse des réponses a permis ensuite de modifier le règlement initial, d’éclaircir les zones d’ombre et de faire ressortir quels étaient les éléments non modifiables en raison du contexte légal en vigueur. Une fois l’analyse terminée, les collaborateurs ont bénéficié d’un retour lors de réunions et à travers des supports écrits recensant l’ensemble de ces informations. Par la suite, un questionnaire de satisfaction sur le sentiment de justice perçu par rapport à cette procédure a été administré à l’ensemble de la structure, avec un retour positif.

Appréhender les mécanismes de perception pour faire accepter le changement

Impliquer tous les collaborateurs dans un projet de changement n’est pas simple. Cependant, il est possible d’expliquer et d’informer les collaborateurs d’un changement grâce à une multitude de moyens afin d’influencer leur réaction et leur acceptation des décisions.

Les collaborateurs accordent une grande importance à la justice des décisions et à la manière dont elles sont mises en place par le responsable notamment quand leur propre intérêt est en jeu. Cela constitue des leviers de motivation ou démotivation importants et impacte leur comportement et leur investissement au sein de l’entreprise. Ce mécanisme de perception de justice organisationnelle est encore plus marqué lors des projets de changements où l’incertitude est fortement présente. Ainsi, l’application de principes peu couteux en ressources tels que favoriser la participation des collaborateurs, leur donner la possibilité de prendre part à un aspect de la décision, utiliser les mêmes procédures pour tous les collaborateurs ou encore communiquer les changements en donnant les informations adéquates atténuent ce sentiment d’incertitude.

 

Vanessa Castrogiovanni
Expert in Organisational Transformation @ MindForest Group