Le livret d’accueil, diffuseur de la culture d’entreprise

La remise du livret d’accueil matérialise l’une des étapes de l’intégration d’une nouvelle recrue dans son entreprise. Cette boîte à outils doit comporter toutes les informations nécessaires pour lui permettre de se fixer des repères dans son nouvel environnement de travail. Il s’agit donc d’un savant mélange entre des informations liées à la culture de l’entreprise et des détails pratiques utiles au quotidien. Les informations sont organisées et structurées en fonction de la démarche de recherche et des besoins des utilisateurs.

Un instrument vecteur de l’image de l’entreprise
Le livret représente d’abord une véritable photo de l’entreprise : on y apprend davantage sur son historique, son organigramme, son positionnement, sa vision, sa philosophie, ses valeurs, etc. Et la liste n’est pas exhaustive puisque tout dépend des messages que l’entreprise souhaite véhiculer. Il s’agit donc d’un outil fort et doté d’un pouvoir fédérateur, qui insuffle la culture d’entreprise et développe déjà les prémices du sentiment d’appartenance. Souvent l’un des premiers documents internes que l’employé aura entre ses mains, le livret doit faire « bonne impression » dès les premières pages, car c’est celle qui restera dans son esprit. C’est en cela que l’outil est un important vecteur de l’image de l’entreprise. Par conséquent, le fond importe autant que la forme.

D’une manière générale, et selon une étude réalisée par l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité) en 2009, concevoir une démarche efficace d’intégration des nouveaux permet à l’employeur de :

• limiter le turn-over ;
• améliorer l’image de l’entreprise ;
• gagner du temps (prendre un peu de temps pour le nouveau peut lui en faire gagner beaucoup) ;
• diminuer les risques d’accident du travail et de maladie professionnelle ;
• améliorer la disponibilité mentale du nouveau, et donc la qualité de son travail ;
• mobiliser et motiver le personnel.

Et pour le nouvel arrivant, on distingue les avantages suivants :

• Le rassurer
• Lui donner des repères
• Lui permettre d’acquérir plus rapidement la culture de l’entreprise
• Donner du sens et une finalité au travail
• Réduire le risque d’accident et de maladie professionnelle

Soigner l’accueil d’un nouvel employé est donc une stratégie gagnant-gagnant.

Se poser les bonnes questions
La conception d’un livret d’accueil demande notamment de se glisser dans la peau des nouveaux embauchés. Quels sont ses besoins, ses attentes, ses premiers contacts, etc. ? Telles sont les questions à se poser.

Des conditions de réalisation incontournables doivent être réalisées pour impliquer les participants, gérer la documentation et donc construire un outil performant :

• Créer des dispositifs de collaboration réguliers
• Maîtriser le processus de gestion documentaire

Les comités de travail
La création de comités de travail vise à identifier les besoins du personnel et de l’employeur. Ils font émerger des thématiques phares et permettent de définir les enjeux liés aux RH. Ces groupes collaboratifs sont composés idéalement de responsables de la communication et des ressources humaines, mais aussi des représentants des salariés de l’entreprise.

Le processus de gestion documentaire
Chaque document fait l’objet d’un traitement spécifique et doit être identifié et identifiable. Les phases de réalisation vont de l’analyse du besoin, à la collecte des informations, en passant par la rédaction, la relecture, la validation, la gestion de la traduction, l’édition, la diffusion collégiale, puis le test et enfin à la diffusion collective.

La rédaction des documents
La méthode de rédaction doit prendre en compte la notion d’actualisation de l’outil. Cette démarche doit être modulaire et flexible pour recevoir les mises à jour et permettre d’éliminer les documents obsolètes avec une fréquence préétablie. Les informations doivent être rédigées avec concision et clarté afin que l’utilisateur ne se perde pas dans une profusion de données et trouve rapidement les informations qu’il recherche. Il est recommandé d’alterner visuels et textes afin de dynamiser l’outil.

Le test
Avant de diffuser l’outil en grandeur réelle, un test sur un échantillon de salariés permet de lui donner toutes ses chances de réussite et d’intégration. Ce test offre la possibilité d’apporter in fine, des modifications et réajustements à plusieurs niveaux : le support est-il bien adapté au contenu, la forme sert-elle le fond, la lisibilité est-elle optimale, la traduction est-elle fidèle au sens souhaité, le document est-il convivial, ergonomique… en quelques mots, le livret est-il bien accueilli ?

La présentation et la diffusion du livret
La présentation de l’outil à l’ensemble du personnel est essentielle. Elle permet de lui donner son statut de document de référence de l’entreprise et participe à lui donner vie.

Cet outil, considéré parfois comme un document accessoire et inexistant dans bon nombre d’entreprises, est un moyen efficace d’intégration et de renforcement du sentiment d’appartenance des salariés. Il permet également de favoriser la fidélisation du personnel. Reste aux acteurs impliqués dans sa construction et sa diffusion à lui donner vie, à le rendre pérenne, toujours actualisé et à l’améliorer en permanence.

Carole Brochard
Senior Consultant @MindForest Group