La métaphore du singe sur l’épaule (Monkey management)

Jeudi, 18h37 et Sébastien est toujours au bureau. Encore une soirée où il rentrera tard à la maison. C’est la troisième fois cette semaine. “Chef?” dit Stéphane en passant la tête par la porte. “Vous avez une minute? C’est à propos du projet, nous avons un problème, figurez-vous que…”. Sébastien à beau faire l’occupé et n’écouter que d’une oreille, un singe vient de lui sauter dessus. Pendant que Stéphane parle, Sébastien s’approprie progressivement le problème. Comme il n’a pas le temps de s’en occuper maintenant et ne veut pas prendre de décision hâtive, il remercie Stéphane de lui avoir fait part du problème et promet d’y réfléchir.

William Oncken (1912 – 1988) était un consultant américain spécialisé en management, qui écrivit beaucoup d’articles largement diffusés par des universités, entreprises, associations et agences gouvernementales à travers leurs programmes de formation pour leurs cadres. Son article le plus connu fut publié en 1974 dans le Harvard Business Review et aborde la thématique de la gestion du temps et de la délégation. Il s’intitule Management Time: Who’s Got the Monkey?

Le singe, ce n’est rien d’autre qu’un projet, une tâche, un problème, une décision à prendre, qui saute d’une épaule à une autre pour finir accroché à un nouveau propriétaire, pas toujours le bon et rarement volontaire, qui se retrouve vite encombré de différents singes qui peuvent venir soit de collaborateurs ou de supérieurs, sans raison valable. Avoir un singe sur le dos, c’est devoir assumer la responsabilité de l’étape suivante. Evidemment, l’objectif n’est pas de n’avoir aucun singe sur le dos. C’est de n’avoir que nos propres singes, ceux qui relèvent de notre fonction, de nos responsabilités.

Dans notre exemple, le singe était tout d’abord sur l’épaule de Stéphane, mais il est passé sur l’épaule de Sébastien. Le subalterne a donc délégué à son supérieur : le chef a en effet accepté la responsabilité du problème et promis d’y réfléchir et de lui revenir. On peut même envisager que le subalterne supervisera son chef en lui demandant “où en est l’affaire”.

On observe deux types de problèmes liés aux singes auxquels les managers peuvent être confrontés : se retrouver avec tout un zoo sur les épaules ou au contraire, pratiquer la principe du “téflon” à savoir, “ne rien avoir qui lui colle”, ou encore déléguer ses problèmes de manager à ses subalternes.

Dans le cas du manager confronté au zoo, William Oncken a identifié 7 étapes pour traiter efficacement le surplus de singes sur les épaules :

1. Planifier : certains pics d’activité sont prévisibles et peuvent donc être inscrits dans des calendriers, pour éviter tant que possible l’interaction avec l’activité quotidienne.

2. Anticiper régulièrement et au maximum les problèmes potentiels qui peuvent surgir dans chaque dossier.

3. Réguler les échanges entre collaborateurs afin que chacun s’acquitte de ses tâches et les fasse correctement (éviter qu’un supérieur ne délègue un problème à régler ou qu’un collaborateur ne transmette un dossier mal fini).

4. Identifier les problèmes qu’on nous délègue afin de s’assurer que le collaborateur ne peut pas les résoudre lui-même.

5. Recevoir : traiter les problèmes entre quatre yeux ou par téléphone, et s’assurer que le responsable pour la suite est bien identifié.

6. Minuter : les décisions quotidiennes ne doivent pas prendre plus de 15 minutes (sinon c’est que le dossier n’est pas bien préparé ou qu’il y a un manque d’efficacité).

7. Solder : les décisions doivent être prises clairement, sinon le collaborateur reviendra en quête d’information (perte de temps et exaspération).

S’il existe des limites à prendre en charge les singes d’autrui, l’inverse n’en est pas moins vrai. Il est bien sûr important que chaque collaborateur soit responsabilisé, mais le manager téflon, qui a tendance à déléguer (l’ensemble de) ses dossiers ainsi que ses responsabilités à ses subalternes et à ne plus assumer le management de son équipe, court à la catastrophe.

Alors, Managers, êtes-vous plutôt adeptes du zoo ou du téflon ? Pourquoi ne pas vous arrêter quelques minutes et vous poser la question, afin de faire un point sur votre gestion du temps, des responsabilités et de la délégation ?

 

Séverine Bouvy
Consultant in Change Management @ MindForest Group