A propos du client
• Le client est actif dans le secteur de l'énergie et s'attache principalement à résoudre les problèmes de transition énergétique conformément aux objectifs de durabilité du gouvernement.
• Le client s'engage en outre à conseiller les acteurs privés et publics dans les domaines de la mobilité, de la construction et de la rénovation. La gestion de ces services de conseil personnalisés et à la demande est assurée par une équipe pluridisciplinaire.
Le context
Le client souhaitait analyser et optimiser les processus organisationnels de l'unité opérationnelle de conseil et de mise en œuvre. Jusqu'à présent, les consultants étaient affectés à des tâches organisationnelles.
L'objectif de la définition et de l'optimisation des processus de ladite l'unité opérationnelle unité de conseil était de libérer au maximum les employés afin qu'ils puissent consacrer plus de temps à leur activité principale, à savoir la fourniture de services de conseil. Comme très peu de processus étaient formalisés, le travail transversal entre tous les acteurs impliqués n'était pas toujours organisé de manière optimale.
La Mission de MindForest
MindForest a été mandaté pour assister le client dans la révision des processus existants et la formalisation des procédés futurs. La mise en place d'une gestion cohérente des processus devait aider les conseillers à améliorer la priorisation de leurs tâches et à promouvoir une culture de travail plus transversale.
Les principaux objectifs de MindForest pour cette mission étaient de :
Revoir et adapter
les processus administratifs existants
Redéfinir, structurer et formaliser
les éventuels processus supplémentaires
Définir
précisément les rôles et responsabilités
Accompagner
l'adoption d'une culture favorisant le travail transversal
Augmenter la transversalité
entre les différentes unités et conseillers
Les Méthodologies Activées
Les entretiens : Pour optimiser l'évaluation de la situation et créer une structure de base idéale pour la définition du processus à venir
SIPOC : Une méthode lean Six Sigma pour aider à standardiser les procédés
Matrice RACI : Pour cartographier les rôles et responsabilités et limiter les répétitions
Conception de l'information : consiste à structurer le contenu à transmettre et à proposer un concept qui combine l'information et la représentation visuelle, afin de proposer un résultat à la fois riche en contenu et visuellement attrayant.
Les Résultats de la Mission
L'approche pédagogique choisie a été conçue pour confronter les membres de l'équipe aux visions de chacun et a donc eu l'effet escompté de fournir une vue d'ensemble. En outre, les attentes de la direction sont apparues plus clairement, ce qui a également permis aux membres de l'équipe de mieux comprendre les points de vue de chacun.
L'objectif principal était de cataloguer les processus de façon à ce qu'ils reflètent l'état réel de l’exécution du travail quotidien. Ils ont ensuite été simplifiés et formalisés de manière visuellement attrayante, ce qui les a rendus plus engageants.
Les Principaux Facteurs de Succès
LA CONFIANCE ET LA TRANSPARENCE DANS LA COLLABORATION ENTRE LE CLIENT ET MINDFOREST
sur la base d'échanges réguliers, de la définition du champ d'intervention, de points d'étape et de recadrage réguliers, d'un conseil permanent
CONSULTANTS CERTIFIÉS EN METHODOLOGIES LEAN SIX SIGMA
pour faciliter la formalisation de processus standardisés
CRÉER UN ÉTAT D'ESPRIT OUVERT LORS DES ATELIERS ET DES ENTRETIENS :
écouter et être entendu
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