A propos du client
Le client est un organisme public ayant une mission d'ordre économique, et notamment de soutient du cadre compétitif et de la croissance externe du Grand-Duché, ainsi que de promotion de la place luxembourgeoise à l'international. L'organisation est composée de 7 départements principaux (anciennement 6), avec chacun son sujet de prédilection
Le context
L'un des départements du client est organisé en secteurs. Il y a un responsable et des collaborateurs en charge des missions du secteur. En parallèle de ces secteurs, le Département en question dispose d’une équipe en charge de traiter les demandes de financement pour des projets de recherche.
Le client a la volonté de revoir l’ensemble de son organisation interne afin de promouvoir le travail collaboratif et d’avoir une répartition plus efficace des ressources. C’est dans ce cadre que MindForest a été contacté.
La Mission de MindForest
MindForest a accompagné le client sur la définition et la mise en œuvre de la restructuration de l'un de ses départements, ainsi que la révision de son fonctionnement interne en vue de répondre à la stratégie visée.
Les principaux objectifs de MindForest pour cette mission sont de :
Déterminer les ambitions
du Département en question
Déterminer les grandes familles
d’activités soutenant l’ambition
Restructurer
le Département
Supporter les collaborateurs
dans l’appropriation de la nouvelle organisation
Les Méthodologies Activées
Visualisation de la nouvelle organisation à travers des supports de communication (infographies, organigramme...)
Plan de communication Change : info-sessions
Entretiens semi-directifs individuels accompagnés d'un questionnaire
Classification des fonctions, missions, existantes de chacun en sous-ensembles
Facilitation de workshop en s'appuyant sur le Design Thinking, le Co-développement et l'Intelligence Collective
Les Résultats de la Mission
- En accordant les parties prenantes sur les enjeux sur lesquels elles allaient se focaliser sur les 5 prochaines années
- En identifiant les différents obstacles potentiels et les différentes ressources en leur possession pour atteindre leurs objectifs
- La revue de l’organisation du département s’est passée en plusieurs étapes qui ont chacune pu aider à élaborer un nouvel organigramme reflétant de manière visuelle la meilleure forme pour l’organisation pour répondre aux défis à venir
- Assemblée constituée de membres permanents et non-permanents qui se réunissent à intervalle régulier pour prendre des décisions suivant une gouvernance bien déterminée
- Ce comité permet une transparence transversale sur les différents projets et besoins spécifiques existant au sein de la direction
- Nous avons fait, en collaboration avec le client, un recensement des forces et des faiblesses dans les activités effectuées par l’ensemble de ces collaborateurs via des entretiens semi-directifs
- Après une compilation en interne des éléments et les pistes d’améliorations énoncées par les collaborateurs, nous avons limités les activités principales et essentielles au bon fonctionnement du département lors d’un workshop de validation et consolidation
- Grâce à une écoute des informations du terrain, nous avons pu comprendre le fonctionnement et les missions quotidiennes des collaborateurs. Et ainsi, nous avons établi la liste des rôles (chef de projet, Gestionnaire de projet, coordinateur de ressources, sponsor) nécessaires au sein du département ainsi que les responsabilités attendues pour en assurer le fonctionnement lors d’un workshop
- Nous avons finalement en interne élaboré les jobs descriptions de ces différents rôles
- Nous avons conduit des info sessions avec toutes les parties prenantes dans lesquelles nous avons informé des différentes étapes du projets et les différents résultats obtenus en leur demandant parallèlement leur feedback
- Nous avons également communiqué sur la nouvelle structure de l’organisation au sein du département
Les Principaux Facteurs de Succès
Confiance instaurée entre les parties prenantes
- Un partage des informations essentielles total - Une transparence toujours présente dans les échanges - Une communication directe et réactive entre les parties
Ouverture et volonté de faire autrement
• Prise de conscience des parties prenantes qu’une autre façon de faire était possible • Envie d’explorer les possibilités d’amélioration de l’organisation
Notre équipe multidisciplinaire
• Pouvant proposer une démarche complète adaptée à des problématiques clients diverses : de l'écoute et la récolte d'informations à l'émergence de nouvelles idées et solutions, en passant par l'analyse et la synthèse de données complexes, et en assurant une communication tout au long de ce processus
Disponibilités des acteurs
• Présence et participation des différents acteurs lors de nos activités • Réactivité à nos communications
Démarche et fil rouge maitrisée
• Après une bonne compréhension du besoin la démarche adéquate a été mise en œuvre pour garantir l’atteinte des résultats • Les parties prenantes on bien respecté le fil rouge défini
EN 
FR