Dernière mise à jour : Juillet 2025

La présente politique de confidentialité et mentions légales (les " Mentions Légales ") s'applique à l'utilisation du site Internet https://www.mindforest.com (le " Site ").

MindForest (" MindForest ", " nous ", " notre " ou " nos ") est une société anonyme de droit luxembourgeois, dont le siège social est situé au 34, rue Michel Rodange, L-2430 Luxembourg.

MindForest S.A. s'engage à protéger vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 (" RGPD ") et la loi luxembourgeoise du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et mise en œuvre du RGPD.

La présente Politique de Confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos données personnelles lorsque vous interagissez avec nous, visitez notre site ou utilisez nos services.

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement est :
MindForest S.A.
34, rue Michel Rodange
L-2430 Luxembourg
Courriel : info@mindforest.com
Téléphone : +352 43 93 66 67 70

2. DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

Nous pouvons collecter et traiter les types de données personnelles suivants :

• Données d'identification : nom, fonction, entreprise
• Données de contact : adresse email, numéro de téléphone, adresse postale
• Données professionnelles : nom de l'entreprise, secteur, rôle professionnel
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil
• Données de navigation : parcours sur le site, pages visitées, URL de provenance
• Cookies et technologies de suivi : voir section dédiée ci-dessous

3. MÉTHODES DE COLLECTE DES DONNÉES

Vos données sont collectées dans les cas suivants :

• Vous remplissez un formulaire sur notre site
• Vous nous contactez par email
• Vous vous abonnez à notre newsletter
• Vous participez à des événements ou webinaires
• Vous accédez à ou utilisez notre site
• Nous les recevons de partenaires ou sources publiques

4. BASE LÉGALE DU TRAITEMENT

Nous traitons vos données personnelles sur les bases légales suivantes :

• Traitement nécessaire à l'exécution d'un contrat
• Intérêt légitime (ex. : amélioration des services, statistiques, marketing)
• Consentement (ex. : envoi de newsletters, cookies non essentiels)
• Obligation légale ou réglementaire

5. FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES

Vos données sont utilisées dans les buts suivants :

• Gérer les relations clients et répondre aux demandes
• Fournir et améliorer nos services et notre site
• Envoyer des communications commerciales ou d'information (avec consentement)
• Réaliser des analyses internes et des rapports
• Respecter nos obligations légales

6. LORS D'UNE RELATION COMMERCIALE AVEC NOUS

S'il existe une relation contractuelle et/ou commerciale avec vous ou nous sommes en discussion pour entrer en relation (clients, prospects, fournisseurs, partenaires), nous vous demandons vos données pour l'exécution correcte de notre contrat : création d'offre, suivi de votre commande, livraison de votre commande, suivi d'un éventuel contrat de maintenance et des visites de maintenance planifiées ou autres interventions, facturation, suivi de paiement, etc. 

Dans ce contexte nous allons vous demander : 

• Votre Nom et vos coordonnées : nom et prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale, , adresse du chantier et/ou adresse de livraison (le cas échéant) ;
• Votre nom de société ; les coordonnées de la société et numéro de TVA ;
• Votre Numéro de compte bancaire (uniquement dans le cadre d'une relation contractuelle).

Toutes ces informations seront nécessaires à l'exécution de notre contrat et stockées sur nos serveurs au Luxembourg. Les données seront conservées pendant la durée de notre relation contractuelle et dix ans au-delà.

Nous n'utilisons pas les informations que vous fournissez en vue de générer des décisions automatisées susceptibles de vous affecter. 

7. COOKIES ET TECHNOLOGIES DE SUIVI

Nous utilisons des cookies pour :

• Assurer le bon fonctionnement du site
• Mesurer et analyser l'audience

Vous pouvez gérer vos préférences de cookies via les paramètres de votre navigateur ou à l'aide de notre outil de gestion du consentement.

8. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Vos données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités décrites ou pour répondre à des obligations légales.

Exemples :

• Données issues de formulaires de contact : jusqu'à 3 ans
• Abonnés à la newsletter : jusqu'à la désinscription ou retrait du consentement
• Données contractuelles : jusqu'à 10 ans conformément à la législation compétente luxembourgeoise

9. PARTAGE ET TRANSFERT DES DONNÉES

Vos données peuvent être partagées avec :

• Les départements internes de MindForest
• Des plateformes marketing ou CRM
• Les autorités légales ou réglementaires, si la loi l'exige

Si vos données sont transférées hors de l'Espace Économique Européen (EEE), des garanties appropriées seront mises en place conformément au RGPD.

Vous avez la possibilité de souscrire à notre newsletter via notre site web.

La Newsletter est envoyée à partir de la plateforme de la société Mailchimp localisé à : The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308 US.

Votre adresse e-mail, ainsi les autres données décrites dans ce paragraphe, sont stockées sur les serveurs de Mailchimp aux États-Unis. Mailchimp utilise ces informations pour l'envoi et l'évaluation des bulletins en notre nom. En outre, selon Mailchimp, ces données peuvent être utilisées pour optimiser ou améliorer ses propres services, par exemple pour l'optimisation technique de l'envoi et de la présentation des bulletins ou à des fins économiques, afin de déterminer les pays ressortissants des destinataires des envois. Toutefois, Mailchimp n'utilise pas vos données afin de vous contacter directement ou de les transmettre à des tiers. Vous pouvez consulter la Politique de confidentialité de mailchimp ici.

Enquête et analyse statistiques

Les newsletters contiennent une soi-disant "balise web ", c'est-à-dire un fichier de la taille d'un pixel, qui est récupéré par les serveurs Mailchimp lorsque le bulletin est ouvert. A ce moment des informations techniques, telles que des informations sur le navigateur et votre système, ainsi que votre adresse IP et l'heure de récupération sont collectées. Ces informations sont utilisées pour améliorer la qualité technique des services en fonction des données techniques ou des groupes cibles et de leur comportement de lecture en fonction des emplacements (qui peuvent être déterminés au moyen de l'adresse IP) ou des temps d'accès.

Les enquêtes statistiques comprennent également la détermination si les Newsletters sont ouvertes, quand elles sont ouvertes et quels liens sont cliqués. Techniquement, ces informations peuvent être attribuées aux destinataires individuels de la Newsletter Cependant, ni nous ni Mailchimp n'ont l'intention d'observer les utilisateurs individuels. Les évaluations nous servent plutôt à évaluer les habitudes de lecture de nos utilisateurs et à y adapter notre contenu ou à envoyer des contenus différents en fonction des intérêts de nos utilisateurs.

Accès en ligne et gestion des données

Il y a des cas où nous orientons les destinataires de la Newsletter vers les sites Web de Mailchimp. Par exemple, nos Newsletters contiennent un lien avec lequel les destinataires peuvent accéder aux Newsletter en ligne (p. ex. en cas de problèmes de présentation dans le programme de courriel). Dans ce contexte, nous avons souligné que les cookies sont utilisés sur les sites Web Mailchimp et que les données personnelles sont donc traitées par Mailchimp, ses partenaires et fournisseurs de services (par exemple Google Analytics). Nous n'avons aucune influence sur cette collecte de données. Pour plus d'informations, consultez la politique de confidentialité de Mailchimp. Nous tenons également à attirer votre attention sur les possibilités de s'opposer à la collecte de données à des fins publicitaires sur les sites http://www.aboutads.info/choices/ et http://www.youronlinechoices.com/ (pour l'espace européen).

10. SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES

MindForest met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation. Cela inclut notamment le chiffrement, des contrôles d'accès, des serveurs sécurisés et des engagements de confidentialité de la part du personnel.

11. VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNÉE

Sans préjudice des limites prévues par le RGPD, vous avez le droit de consulter les renseignements que nous détenons à votre sujet, et de nous demander de les corriger s'ils sont inexacts. Si votre consentement vous a été demandé afin de traiter vos données personnelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.

Si vos données personnelles sont traitées pour des raisons de consentement ou pour honorer un contrat, vous pouvez demander que vous soit envoyée une copie des informations sous un format lisible par une machine afin qu'elles puissent être transférées à un autre prestataire. 

Sans préjudice des limites prévues par le GDPR, si vos données personnelles sont utilisées pour des raisons de consentement, vous pouvez en demander la suppression.

Vous avez le droit de nous demander de cesser d'utiliser vos informations pendant une certaine période, si vous pensez que nous n'agissons pas en toute légalité.

Pour soumettre une demande concernant vos données personnelles par courriel, par voie postale ou par téléphone, veuillez utiliser les coordonnées figurant dans la section "RESPONSABLE DU TRAITEMENT " de la présente politique.

12. VOTRE DROIT À LA RÉCLAMATION

Si vous avez une réclamation à faire concernant l'utilisation de vos informations, veuillez nous contacter directement en premier lieu afin que nous puissions traiter votre réclamation. Cependant, vous pouvez également contacter la CNPD à partir de leur site Internet www.cnpd.lu ou leur écrire à l'adresse suivante :

Commission nationale pour la protection des données

Service des plaintes

1, avenue du Rock'n'Roll

L-4361 Esch-sur-Alzette

13. MISES À JOUR DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous examinerons régulièrement et, le cas échéant, actualiserons cette politique de confidentialité, au fur et à mesure que nos services et l'utilisation des données personnelles évoluent. Si nous voulons faire usage de vos données personnelles d'une manière que nous n'avons pas précédemment identifiée, nous vous contacterons pour fournir des informations à ce sujet et, si nécessaire, pour demander votre consentement.

14. CONTACT

Pour toute question ou souci concernant cette Politique de Confidentialité, veuillez utiliser les coordonnées figurant dans la section "RESPONSABLE DU TRAITEMENT " de la présente politique.