Le mardi 4 décembre a eu lieu le BrainBreakfast « Déménagement, comment en faire une véritable opportunité de changement ? » organisé par MindForest dans son espace Lounge et traitant des problématiques du déménagement des entreprises.

Aurélie Poncelet, consultante en gestion du changement chez MindForest, a ouvert la problématique en précisant aux participants qu’« un déménagement ne doit pas négliger l’impact sur l’humain et qu’il est important de faire au préalable une analyse d’impact et de risque ».

Les craintes du changement

Comme tout changement un déménagement peut faire peur, engendrer des inquiétudes, des insatisfactions et une baisse de motivation auprès des collaborateurs (perte de bureaux individuels, d’espaces, de parking, augmenter la distance travail-domicile, etc.). Il peut également occasionner du stress et de l’angoisse, notamment s’il y a confusion lors de la phase de transition.

Une véritable opportunité à saisir

Or un déménagement est un nouveau défi pour l’entreprise et doit être vu comme l’opportunité de changer la façon de travailler et d’améliorer la collaboration grâce à la mise en place de nouvelles procédures (accueil visiteurs, mobilité, gestion des parkings,…), de bonnes pratiques (sécurité, clean desk policy…), de projets d’optimisation (digitalisation, archivage électronique…), de nouveaux outils de communication. Ceci afin de créer un environnement de travail au service de la performance de l’organisation.

Retours d’expériences

Ute Meier, Performance Manager chez POST Luxembourg a donné son retour d’expérience et expliqué qu’il est important d’impliquer toutes les parties prenantes lors d’un déménagement (collaborateurs, dirigeants, Direction, architectes, maître d’œuvres), de planifier un programme d’accompagnement, de mettre en place des groupes de travail, de communiquer sur le déménagement et de tester les nouveaux espaces.

Diane Muller-Kneip, Directrice des Ressources Humaines & membre du comité d’administration chez Kneip, a précisé l’importance de faire une analyse du nouvel environnement en fonction des besoins de l’entreprise (transports, trafic, présence de lieux de restauration, de crèches…),d’impliquer le staff à tous les niveaux, de fédérer, d’écouter les craintes et de communiquer avec franchise ou encore de faire visiter les nouveaux espaces de manière ludique.

Un accompagnement expérimenté

MindForest a rappelé son expérience dans l’accompagnement au déménagement de nombreuses entreprises au Luxembourg et sa démarche en 5 étapes (accompagnée d’un volet communication) : cadrage de la vision du projet ; préparation au déménagement ; accompagnement au déménagement ; appropriation du nouveau site ; ancrage de la nouvelle culture.