Article 1 : Objet

Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les offres émises par MindForest S.A. (ci-dessous appelée MindForest) ainsi qu’à toutes les missions de service prestées, sauf accord contraire écrit.

MindForest n’est pas liée par les conditions générales de l’autre partie. 

Article 2 : Offres

Les offres de MindForest sont valides pendant trente (30) jours à partir de leur date d’émission.

Les Prestations souscrites par le Client sont listées limitativement dans l’offre.

Ainsi toute prestation ne figurant pas expressément dans l’offre est exclue du présent contrat, et sa réalisation par MindForest fera l’objet d’une facturation spécifique sur la base du tarif régie en application. De même, les prestations qui, après leur réalisation par MindForest à la demande du Client, s’avèreraient être exclues du présent contrat feront l’objet d’une facturation spécifique sur la base du tarif régie en vigueur.

Si, à la demande du Client, les Prestations débutent avant réception du bon de commande, toutes les prestations réalisées seront facturées en régie, et ce, jusqu’à la réception du bon de commande.

Article 3 : Coût des missions et tarifs

Tous les montants repris dans les offres de MindForest s’entendent hors TVA.

Ces montants sont liés à l’évolution des prix à la consommation, échelle mobile des salaires. Les soldes à l’échéance d’une tranche indiciaire seront adaptés à la nouvelle cote d’application.

Les frais de gestion de projet représentent un montant forfaitaire de 15% du montant total du projet.

Ceux-ci comprennent les frais de gestion des ressources, les frais de route pour les déplacements au Luxembourg et les frais administratifs divers.

Outre les coûts relatifs au projet mentionnés, le client prendra à sa charge, le remboursement à MindForest de tous les frais annexes directs, incluant non limitativement les frais de déplacement en dehors du Luxembourg, les frais d’hébergement, les frais de traduction et toutes autres dépenses générées par MindForest dans l’exercice des fonctions décrites dans l’offre.

Ceux-ci feront l’objet d’une facturation supplémentaire.

Article 4 : Facturation et paiement

La facturation des prestations de MindForest se fera mensuellement.

Le client s’engage à payer chaque facture de MindForest dans les quinze (15) jours suivant la date de réception de la facture, par versement sur le compte bancaire désigné à cette fin.

Pour tout paiement en retard, MindForest se réserve le droit de clamer des intérêts à hauteur de 3% par an s’ajoutant aux intérêts prévus par la législation à la date d’échéance.

Article 5 : Obligations du client

Le Client reconnaît qu’il a, préalablement à la souscription des prestations, fourni à MindForest toutes informations utiles à l’exécution des prestations. MindForest ne pourra être tenu responsable d’un retard d’exécution ou d’une inexécution en cas d’une absence d’information de la part du Client ou de l’inexactitude des informations qui lui auraient été données par le Client.

Le Client reconnaît avoir été informé et avoir pris connaissance du contenu des Prestations et assume la responsabilité de ses choix en fonction de ses capacités et de ses besoins. Il reconnaît avoir reçu toute information nécessaire à cet égard.

Le Client s’engage à avertir MindForest de toute modification et/ou évènement relatif au Client et/ou à son activité susceptible d’impacter l’exécution du Contrat (notamment la nature ou l’étendue des Prestations), sans délai et en tout état de cause au plus tard dans un délai maximum de 15 jours.

Le Contrat du fait de cette modification et/ou évènement susvisé sera alors ajusté par voie d’avenant.

A défaut d’accord entre les Parties, la Partie la plus diligente pourra prendre l’initiative de procéder à la résiliation du Contrat. Dans cette hypothèse la résiliation sera considérée comme étant une résiliation sans faute de MindForest pour laquelle le Client sera redevable des indemnités de résiliation.

Le non-respect du planning retenu lors de la phase de cadrage fera l’objet de frais supplémentaires (les étapes définies dans le projet et échues depuis plus de 8 jours pourront faire l’objet d’une réouverture de dossier à hauteur de 250 euros).

Article 6 : Obligations de MindForest

Pour l’accomplissement des prestations prévues dans nos offres, MindForest s’engage à donner ses meilleurs soins, conformément aux règles de l’art. La présente obligation, n’est, de convention expresse, que pure obligation de moyens. 

Article 7 : Données personnelles

MindForest traite les données personnelles de ses clients dans le strict respect de toutes les lois et réglementations applicables et autres exigences applicables qui se rapportent de quelque manière que ce soit à la protection de la vie privée, à la protection des données, à la confidentialité ou à la sécurité des données personnelles et s’appliquent à la livraison des services souscrits, y compris les directives et règlements de l’Union européenne régissant la protection des données à caractère personnel, et notamment le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, tel qu’il peut être remplacé, modifié ou réadopté (« RGPD »).

Article 8 : Résiliation ou fin prématurée

Chaque partie a le droit de résilier le contrat pour inexécution des engagements pris par l’autre partie et/ou pour manquement(s) grave(s) de celle-ci à ses obligations en respectant les modalités suivantes.

Avant de résilier le contrat, la partie envoie à l’autre partie une lettre recommandée la mettant en demeure de se conformer aux obligations résultant du contrat dans un délai de 15 jours calendaires. Si la partie n’a pas obtempéré dans le prédit délai, l’autre partie est en droit de résilier sans préavis le contrat moyennant lettre recommandée indiquant le(s) motif(s) de la résiliation.

S’il est mis fin au contrat pour une raison imputable à MindForest, celle-ci aura néanmoins droit à ses honoraires pour les prestations effectuées par MindForest et le cas échéant les sous-traitants engagés par elle pendant la durée du contrat.

Dans tous les autres cas, MindForest conserve le droit à l’entièreté des honoraires contractuels, déduction faite cependant des frais économisés.

Article 9 : Formation, workshop et webinaire

Pour toute annulation par le client dans un délai de moins de 15 jours avant le début d’une session de formation, la totalité du montant de la session sera retenue. Une facture supplémentaire au budget sera alors émise.

Pour toute annulation ou report par le client dans un délai supérieur à 15 jours avant le début d’une session, l’acompte (50%) de la session sera retenu. Une facture supplémentaire au budget sera alors émise.

Le client devra envoyer une liste détaillée de tous les participants, ainsi que de leurs fonctions à MindForest, 15 jours avant le début d’une session de formation.

MindForest se réserve le droit d’annuler des sessions si le nombre de participants n’est pas atteint. Ceci ne donnera pas droit à un remboursement des frais des sessions engagés.

MindForest se réserve le droit de limiter le nombre de participants d’une session afin de préserver la qualité et l’interactivité.

Modification du programme : MindForest se réserve le droit de modifier le programme, de reporter ou d’annuler une session, si malgré tous ses efforts, les circonstances l’y obligent.

Les repas pour les participants et les formateurs seront facturer à part.

Les sessions de formations inter-entreprises organisées par MindForest devront être payées intégralement avant la prestation. L’accès à ces sessions de formations sera refusé si le paiement n’a pas été réalisé au préalable.

Article 10 : Livrables

Tous les livrables, sauf spécifié autrement, sont en langue française. La traduction dans une autre langue est à charge du client.

Pour notre démarche RSE, tous les livrables, sauf spécifié autrement, sont envoyés par courrier électronique.

L’impression est à charge du client.

A la demande du client, MindForest peut prendre en charge l’impression (en interne ou en externe en se mettant en relation avec l’imprimerie (demande de devis, envoi des fichiers, validation du BAT)). Ce service fera l’objet d’une offre supplémentaire comprenant le total des frais d’impression.

Tous les fichiers sources (tout média confondus) ne sont pas livrés au client, qui recevra uniquement un livrable final (PDF, vidéos montées,…). Si les fichiers sources sont exigés et sous condition d’acceptation par MindForest, ils feront l’objet de frais supplémentaires.

Toutes modifications conséquentes du support entrainant une charge de travail importante pour modifier les textes et les éléments graphiques au-delà d’une version 3 (sauf spécifié autrement dans l’offre) du support feront l’objet d’une facturation supplémentaire à hauteur du tarif régie actuel en vigueur.