Clarification des rôles et responsabilités, nouvel organigramme et collaboration accrue pour une allocation plus efficace des ressources

À propos du client

Le client est un organisme public ayant une mission d’ordre économique, et notamment de soutient du cadre compétitif et de la croissance externe du Grand-Duché, ainsi que de promotion de la place luxembourgeoise à l’international. L’organisation est composée de 7 départements principaux (anciennement 6), avec chacun son sujet de prédilection.

Le Contexte

Un des départements du client est structuré en secteurs, dont chacun est doté d’un responsable et d’un personnel dédié à l’exécution des tâches de celui-ci. En plus de ces secteurs, le département en question dispose d’une équipe chargée de traiter les demandes de financement des projets de recherche.

Le client a la volonté de revoir l’ensemble de son organisation interne afin de promouvoir le travail collaboratif et d’avoir une répartition plus efficace des ressources. C’est dans ce cadre que MindForest a été contacté.

La Mission de MindForest

MindForest a accompagné le client sur la définition et la mise en œuvre de la restructuration de l’un de ses départements, ainsi que la révision de son fonctionnement interne en vue de répondre à la stratégie visée.

Les principaux objectifs de MindForest pour cette mission sont de :

  • Déterminer les ambitions du Département en question

  • Identifier les grandes familles d’activités soutenant l’ambition

  • Restructurer le Département

  • Supporter les collaborateurs dans l’appropriation de la nouvelle organisation

Les Outils, Méthodes et Actions

 

Entretiens semi-directifs individuels

menés à l’aide d’un questionnaire

Classification des fonctions, missions, existantes de chacun en sous-ensembles

Facilitation de workshop

en s‘appuyant sur le Design Thinking, le Co-développement et l’Intelligence Collective

Plan de communication Change

grâce à des info-sessions

Visualisation de la nouvelle organisation

à travers des supports de communication (infographies, organigramme…)

Les Résultats de la Mission

  • En accordant les parties prenantes sur les enjeux sur lesquels elles allaient se focaliser sur les 5 prochaines années
  • En identifiant les différents obstacles potentiels et les différentes ressources en leur possession pour atteindre leurs objectifs
  • La revue de l’organisation du département s’est passée en plusieurs étapes qui ont chacune pu aider à élaborer un nouvel organigramme reflétant de manière visuelle la meilleure forme pour l’organisation pour répondre aux défis à venir
  • La création des règles de vie commune pour le nouveau bâtiment, ainsi que l’alignement des collaborateurs sur les comportements à adopter dans les différents espaces a permis de mieux les faire adhérer à celles-ci.
  • Il pilote l’ensemble de l’Assemblée constituée de membres permanents et non-permanents qui se réunissent à intervalle régulier pour prendre des décisions suivant une gouvernance bien déterminée
  • Ce comité permet une transparence transversale sur les différents projets et besoins spécifiques existant au sein de la direction
  • Nous avons fait, en collaboration avec le client, un recensement des forces et des faiblesses dans les activités effectuées par l’ensemble de ces collaborateurs via des entretiens semi-directifs
  • Après une compilation en interne des éléments et les pistes d’améliorations énoncées par les collaborateurs, nous avons limités les activités principales et essentielles au bon fonctionnement du département lors d’un workshop de validation et consolidation
  • Grâce à une écoute des informations du terrain, nous avons pu comprendre le fonctionnement et les missions quotidiennes des collaborateurs. Et ainsi, nous avons établi la liste des rôles (chef de projet, Gestionnaire de projet, coordinateur de ressources, sponsor) nécessaires au sein du département ainsi que les responsabilités attendues pour en assurer le fonctionnement lors d’un workshop
  • Nous avons finalement en interne élaboré les jobs descriptions de ces différents rôles
  • Nous avons conduit des info sessions avec toutes les parties prenantes dans lesquelles nous avons informé des différentes étapes du projets et les différents résultats obtenus en leur demandant parallèlement leur feedback
  • Nous avons également communiqué sur la nouvelle structure de l’organisation au sein du département

Principaux Facteurs de Succès

Confiance instaurée entre les parties prenantes

  • Un partage des informations essentielles total
  • Une transparence toujours présente dans les échanges
  • Une communication directe et réactive entre les parties

Disponibilités des acteurs

  • Présence et participation des différents acteurs lors de nos activités
  • Réactivité à nos communications

Ouverture et volonté de faire autrement

  • Prise de conscience des parties prenantes qu’une autre façon de faire était possible
  • Envie d’explorer les possibilités d’amélioration de l’organisation

Démarche et fil rouge maitrisée

  • Après une bonne compréhension du besoin la démarche adéquate a été mise en œuvre pour garantir l’atteinte des résultats
  • Les parties prenantes on bien respecté le fil rouge défini

Notre équipe multidisciplinaire

Pouvant proposer une démarche complète adaptée à des problématiques clients diverses : de l’écoute et la récolte d’informations à l’émergence de nouvelles idées et solutions, en passant par l’analyse et la synthèse de données complexes, et en assurant une communication tout au long de ce processus

Vous aussi souhaitez vous faire accompagner pour un projet de réorganisation d’entreprise ? Contactez-nous !

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