Clarification des rôles et responsabilités, nouvel organigramme et collaboration accrue pour une allocation plus efficace des ressources
À propos du client
Le client est un organisme public ayant une mission d’ordre économique, et notamment de soutient du cadre compétitif et de la croissance externe du Grand-Duché, ainsi que de promotion de la place luxembourgeoise à l’international. L’organisation est composée de 7 départements principaux (anciennement 6), avec chacun son sujet de prédilection.
Le Contexte
Un des départements du client est structuré en secteurs, dont chacun est doté d’un responsable et d’un personnel dédié à l’exécution des tâches de celui-ci. En plus de ces secteurs, le département en question dispose d’une équipe chargée de traiter les demandes de financement des projets de recherche.
Le client a la volonté de revoir l’ensemble de son organisation interne afin de promouvoir le travail collaboratif et d’avoir une répartition plus efficace des ressources. C’est dans ce cadre que MindForest a été contacté.
La Mission de MindForest
MindForest a accompagné le client sur la définition et la mise en œuvre de la restructuration de l’un de ses départements, ainsi que la révision de son fonctionnement interne en vue de répondre à la stratégie visée.
Les principaux objectifs de MindForest pour cette mission sont de :
Les Résultats de la Mission
Vision et ambitions ajustées au département correspondant aux défis complexes auxquels il doit faire face
- En accordant les parties prenantes sur les enjeux sur lesquels elles allaient se focaliser sur les 5 prochaines années
- En identifiant les différents obstacles potentiels et les différentes ressources en leur possession pour atteindre leurs objectifs
Élaboration d’un nouvel organigramme qui répond aux besoins et à l’ambition de l’organisation
- La revue de l’organisation du département s’est passée en plusieurs étapes qui ont chacune pu aider à élaborer un nouvel organigramme reflétant de manière visuelle la meilleure forme pour l’organisation pour répondre aux défis à venir
- La création des règles de vie commune pour le nouveau bâtiment, ainsi que l’alignement des collaborateurs sur les comportements à adopter dans les différents espaces a permis de mieux les faire adhérer à celles-ci.
Constitution d’un organe de décision et de pilotage centralisé
- Il pilote l’ensemble de l’Assemblée constituée de membres permanents et non-permanents qui se réunissent à intervalle régulier pour prendre des décisions suivant une gouvernance bien déterminée
- Ce comité permet une transparence transversale sur les différents projets et besoins spécifiques existant au sein de la direction
Redéfinition des rôles et responsabilités attendus des collaborateurs du département
- Nous avons fait, en collaboration avec le client, un recensement des forces et des faiblesses dans les activités effectuées par l’ensemble de ces collaborateurs via des entretiens semi-directifs
- Après une compilation en interne des éléments et les pistes d’améliorations énoncées par les collaborateurs, nous avons limités les activités principales et essentielles au bon fonctionnement du département lors d’un workshop de validation et consolidation
- Grâce à une écoute des informations du terrain, nous avons pu comprendre le fonctionnement et les missions quotidiennes des collaborateurs. Et ainsi, nous avons établi la liste des rôles (chef de projet, Gestionnaire de projet, coordinateur de ressources, sponsor) nécessaires au sein du département ainsi que les responsabilités attendues pour en assurer le fonctionnement lors d’un workshop
- Nous avons finalement en interne élaboré les jobs descriptions de ces différents rôles
Amélioration de l’adhésion au changement des parties prenantes
- Nous avons conduit des info sessions avec toutes les parties prenantes dans lesquelles nous avons informé des différentes étapes du projets et les différents résultats obtenus en leur demandant parallèlement leur feedback
- Nous avons également communiqué sur la nouvelle structure de l’organisation au sein du département
Principaux Facteurs de Succès
Confiance instaurée entre les parties prenantes
- Un partage des informations essentielles total
- Une transparence toujours présente dans les échanges
- Une communication directe et réactive entre les parties
Disponibilités des acteurs
- Présence et participation des différents acteurs lors de nos activités
- Réactivité à nos communications
Ouverture et volonté de faire autrement
- Prise de conscience des parties prenantes qu’une autre façon de faire était possible
- Envie d’explorer les possibilités d’amélioration de l’organisation
Démarche et fil rouge maitrisée
- Après une bonne compréhension du besoin la démarche adéquate a été mise en œuvre pour garantir l’atteinte des résultats
- Les parties prenantes on bien respecté le fil rouge défini
Notre équipe multidisciplinaire
Pouvant proposer une démarche complète adaptée à des problématiques clients diverses : de l’écoute et la récolte d’informations à l’émergence de nouvelles idées et solutions, en passant par l’analyse et la synthèse de données complexes, et en assurant une communication tout au long de ce processus
