BrainBreakfast : Les valeurs d’entreprise, au-delà du simple gadget ?

BrainBreakfast : Marre de vos réunions de travail ? Comment pourraient-elles mieux contribuer à votre productivité ?

BrainBreakfast : Les RH ne sont pas acteurs du changement

Ce jeudi 21 mars matin, a eu lieu la présentation « Les RH ne sont pas acteurs du changement » dans le cadre du cycle de « Brain Breakfasts » organisé par MindForest dans son Espace Lounge à la Gare. Les Brain Breakfasts sont des événements thématiques qui s’adressent aux professionnels des entreprises et des administrations au Luxembourg et qui sont propices aux échanges et aux partages d’expériences.

Guy Kerger, Managing Partner chez MindForest, a tout d’abord expliqué que suite à la réalisation de nombreux projets auprès d’entreprises au Luxembourg, il a pu constater que le service RH ne jouait pas son rôle dans la gestion du changement. « Le service RH a la légitimité de gérer le changement, mais il ne le fait pas ou on ne le laisse pas faire ».

Souvent le changement est sous-estimé en entreprise et ses acteurs tendent à se convaincre que « rien ne change ». Or, ils ne se rendent pas compte des conséquences du changement à tous les niveaux et les contraintes engendrées chez les collaborateurs. « La gestion du changement c’est gérer ce qui se passe et ne pas laisser faire ». Or souvent, on l’ignore et

cela coûte de l’argent à l’entreprise. En effet, s’ils ne sont pas gérés, les changements sont mal vécus dans l’entreprise : manque d’informations, d’implication de la hiérarchie, formations insuffisantes, manque d’écoute et de concertation… Une « nouvelle dimension émotionnelle » éclot, mais qui n’est pas prise en charge.

Lorsqu’on change les règles du jeu, il faut les expliquer

Or, l’importance de l’écoute et de la communication est fondamentale « Lorsqu’on change les règles du jeu, il faut les expliquer ». Si on ne le fait pas, cela génère des incompréhensions et des frustrations. S’ensuivent un sentiment d’insécurité des collaborateurs, une perte de confiance, de satisfaction au travail, de loyauté envers l’employeur. L’impact financier est énorme, car l’augmentation de l’absentéisme et du présentéisme provoque une réduction d’au moins un tiers de la productivité. Et c’est justement l’effet contraire normalement recherché par les changements entrepris ! Il s’agit donc de mesurer l’importance de gérer la dimension informelle et humaine dans l’entreprise impactée par le changement : pratiques, valeurs, croyances, attitudes, etc.

La DRH comme chef d’orchestre

C’est ici que la DRH devrait agir comme chef d’orchestre, car elle regroupe tous les acteurs-clés de l’entreprise : sponsors, chefs de projets, managers, responsable en communication, etc.  Elle connaît la structure de l’entreprise, représente le capital humain et les relations sociales. Elle exerce une fonction de prestataire de services internes, neutre et transversale. De par sa position, elle devrait davantage actionner les leviers du changement : aider à comprendre, à adhérer et impliquer. Or aujourd’hui, les RH gèrent principalement les tâches administratives : dossiers du personnel, salaires, évaluations, formations, carrières. Elles sont en retrait, pratiquement pas en contact avec les collaborateurs, isolées dans leur tour d’ivoire, alors qu’elles devraient être sur le terrain, être outillées pour accompagner au changement, organiser des temps d’échanges, écouter, communiquer sur ce qui se passe, donner du sens au changement.

Des échanges constructifs

Les échanges entre les intervenants de l’événement ont fait ressortir que la fonction RH dans la gestion du changement devrait se réinventer, être un acteur agile dans l’entreprise, surtout si elle est de grande taille, mais aussi que la Direction lui en donne la possibilité et soit prête à changer, avant qu’il ne soit trop tard pour l’entreprise.

BrainBreakfast : Lego® Serious Play® – Experience the Magic of Emerging Ideas

Mardi 26 février a eu lieu le BrainBreakfast consacré à la méthode Lego®Serious Play®à l’espace Lounge de MindForest.

Lego®Serious Play®est une méthode de facilitation certifiée et inventée au début des années 2000, qui permet, de manière ludique, d’aborder des sujets complexes liés à l’organisation et aux équipes : stratégie, optimisation de processus, culture et valeurs, cohésion d’équipe, etc.

Les participants ont été invités à travailler sur des métaphores et à construire ce qu’ils se représentent par exemple comme étant la « meilleure tour » ou leur « client idéal ». À ces sujets, il n’existe pas qu’une seule réponse, chaque membre du groupe détient une partie de la solution. Les sujets sont ainsi « co-construits » avec des briques, ce qui favorise l’écoute active, la créativité, l’émergence d’idées, l’égalité et le respect du temps de parole, la confiance et l’engagement.

Pour en savoir plus sur le Lego® Serious Play®

Intéressé par un atelier Lego® Serious Play® ? Contactez-nous à  info@mindforest.com

Défis et impacts de la digitalisation de l’économie luxembourgeoise

Jeudi 7 février a eu lieu la conférence « Vie numérique, société automatique ? » donnée par le Professeur Mark Hunyadi de l’UCLouvain à la BCEE suivie de la table ronde « Défis et impacts de la digitalisation de l’économie luxembourgeoise »animée par Dr Marie Gallais.

Lors de l’événement organisé par l’ALAF (l’Association Luxembourgeoise des Amis de la Fondation de Louvain), il a été rappelé que le Luxembourg se place en 5è position en termes de digitalisation dans l’UE (Digital Economy & Society Index, DESI) et que le pays a adopté une ambitieuse stratégie de diversification économique dans le secteur numérique, la stratégie « Digital Lëtzebuerg » englobant l’éducation, l’économie et les services publics.

Dans sa conférence, le Professeur Mark Hunyadi s’est intéressé aux aspects sociaux et anthropologiques du phénomène de la digitalisation. Les outils numériques occupent selon lui une place inédite dans l’histoire de la technique et ils ont une double finalité échappant à celle de l’utilisateur : ils ciblent son confort tout en exploitant ses données personnelles qui nourrissent le Big Data.

Management du changement et transformation digitale

Lors de la table ronde qui a suivi, Guy Kerger, Founder & Managing Partner de MindForest a précisé que : « Trois types de projets de digitalisation préoccupent les entreprises aujourd’hui : augmenter les performances de l’entreprise, capter le savoir dans l’entreprise et en relation avec le client et avoir envie de surfer sur la vague du digital même sans avoir d’objectifs précis ».

Guy Kerger a également expliqué que : « Les projets de digitalisation sont trop souvent pilotés par les processus et les technologies. En négligeant l’humain et son rôle dans l’organisation, les entreprises perdent de vue leurs objectifs et annihilent toutes formes de valeur ajoutée individuelle. C’est le véritable challenge de la digitalisation ».

Résistances et digitalisation

Enfin, au sujet des résistances des collaborateurs vis-à-vis de la digitalisation, Guy Kerger a rappelé que : « Les résistances ne viennent pas de l’utilisation des outils. Ce que l’on oublie pratiquement toujours est d’expliquer pourquoi ils doivent utiliser ces nouveaux outils. C’est lorsque les collaborateurs ne comprennent pas pourquoi on leur demande de faire quelque chose que naissent les résistances ».

BrainBreakfast : Déménagement, comment en faire une véritable opportunité de changement ?

Le mardi 4 décembre a eu lieu le BrainBreakfast « Déménagement, comment en faire une véritable opportunité de changement ? » organisé par MindForest dans son espace Lounge et traitant des problématiques du déménagement des entreprises.

Aurélie Poncelet, consultante en gestion du changement chez MindForest, a ouvert la problématique en précisant aux participants qu’« un déménagement ne doit pas négliger l’impact sur l’humain et qu’il est important de faire au préalable une analyse d’impact et de risque ».

Les craintes du changement

Comme tout changement un déménagement peut faire peur, engendrer des inquiétudes, des insatisfactions et une baisse de motivation auprès des collaborateurs (perte de bureaux individuels, d’espaces, de parking, augmenter la distance travail-domicile, etc.). Il peut également occasionner du stress et de l’angoisse, notamment s’il y a confusion lors de la phase de transition.

Une véritable opportunité à saisir

Or un déménagement est un nouveau défi pour l’entreprise et doit être vu comme l’opportunité de changer la façon de travailler et d’améliorer la collaboration grâce à la mise en place de nouvelles procédures (accueil visiteurs, mobilité, gestion des parkings,…), de bonnes pratiques (sécurité, clean desk policy…), de projets d’optimisation (digitalisation, archivage électronique…), de nouveaux outils de communication. Ceci afin de créer un environnement de travail au service de la performance de l’organisation.

Retours d’expériences

Ute Meier, Performance Manager chez POST Luxembourg a donné son retour d’expérience et expliqué qu’il est important d’impliquer toutes les parties prenantes lors d’un déménagement (collaborateurs, dirigeants, Direction, architectes, maître d’œuvres), de planifier un programme d’accompagnement, de mettre en place des groupes de travail, de communiquer sur le déménagement et de tester les nouveaux espaces.

Diane Muller-Kneip, Directrice des Ressources Humaines & membre du comité d’administration chez Kneip, a précisé l’importance de faire une analyse du nouvel environnement en fonction des besoins de l’entreprise (transports, trafic, présence de lieux de restauration, de crèches…),d’impliquer le staff à tous les niveaux, de fédérer, d’écouter les craintes et de communiquer avec franchise ou encore de faire visiter les nouveaux espaces de manière ludique.

Un accompagnement expérimenté

MindForest a rappelé son expérience dans l’accompagnement au déménagement de nombreuses entreprises au Luxembourg et sa démarche en 5 étapes (accompagnée d’un volet communication) : cadrage de la vision du projet ; préparation au déménagement ; accompagnement au déménagement ; appropriation du nouveau site ; ancrage de la nouvelle culture.

Aidez votre entreprise avec des vidéos « Homemade » !

Ce 23 mai 2017 a eu lieu le Brain Breakfast « Aidez votre entreprise avec des vidéos Homemade » ! animé par Jerry Klein, expert en Customer Experience chez MindForest. Ou comment améliorer sa communication interne en réalisant des vidéos en toute simplicité.

Problèmes liés à la communication écrite interne

L’adage « Trop d’information tue l’information » est le quotidien de nombreux collaborateurs : emails, SMS, documents, courriers, écrans, notes, manuels, rapports, articles, etc. Alors, que faire face à ces innombrables supports écrits ?

Selon le psychologue et philosophe allemand Hermann Ebbinghaus, considéré comme le père de la psychologie expérimentale de l’apprentissage, l’humain ne retient que 60 % des informations lues après 20 minutes et 45 % après une heure. C’est la fameuse « Courbe de l’oubli » ou le « Read and Forget ».

Les documents internes peuvent parfois être de mauvaise qualité, car ils sont rédigés par des personnes non-formées et peuvent contenir des erreurs de formulation, de traduction, être trop longs, utiliser des tournures complexes, être mal interprétés, ne pas prendre en compte l’audience ciblée, etc. Par conséquent, ils seront peu ou mal compris.

Pourquoi la vidéo est-elle devenue si importante ?

Si nous partons du principe qu’une image vaut 1000 mots et une vidéo d’une

minute 1,8 million de mots (selon le Dr. James L. McQuivey), alors la « Courbe de l’oubli » s’inverse à 80 % de rétention d’information. En effet, des études ont démontré que l’humain est capable d’augmenter son taux de rétention d’informations lorsqu’il combine « voir et entendre » plutôt que « voir » uniquement.

Les humains se connectent facilement aujourd’hui à du contenu vidéo (la vidéo représentera 80 % du trafic sur Internet en 2019) et apprennent plus facilement avec du contenu vidéo. En effet, une vidéo génère facilement des émotions, change la méthode d’apprentissage, augmente l’attention et la concentration et influence positivement la compréhension de la matière (selon l’étude de Kaltura).

LEGO® Serious Play® (LSP), build your way to better business

mf-lego-articleDeveloped by the two professors Johan Roos and Bart Victor at IMD in Switzerland in collaboration with the LEGO® Company, LSP is a creative method, based on highly accepted concepts and theories such as constructivism and storytelling. The advantages of this method are multiple: each participant is obliged to enter deep into the process and to participate actively with a positive attitude; for this reason introverts and extraverts alike share the same amount of input and their points of view with the group. Moreover it is a great team building exercise! And no, this does not mean that your employees will waste a whole day playing! On the contrary, this method is best used to solve complex problems in a collaborative way, to stay focused while solving them and to mobilize the group when it comes to implementing the solution. In fact, LSP is best for “fuzzy” questions, when you are not quite sure what the answer will be and when the whole group can contribute and provide input.

LEGO® Serious Play® (LSP), build your way to better business

Some examples:
  • Business model innovation: Are you thinking about creating your own company? Do you want to develop a new product, a new department or a new service? Do you have a group of experts in your company who can work together on rethinking what your company does? LSP works so well for these types of questions, because it generates “collaborative creativity”.
  • Create a common vision: Because LSP is such a collaborative approach participants contribute to the development of the solution and therefore also adhere to it – the basics of change management!
  • Enhance customer experience: This is one of the more specific questions for which we have used this method in our workshops. Every department of a company, even those without direct client contacts, contributes to the overall customer experience. Using LSPwe have succeeded in creating complete models of this customer experience, so that each employee sees his or her role in the process and understands how important he or she is in serving the client.
  • Team building: Do you need your employees to work together (even more)? Basically, every LSP activity is a team building exercise. Even if there is no specific task to accomplish, this method can be applied.

If any of this sounds familiar to you – all of the above topics are highly relevant questions in a change project, which is our core business here at MindForest. Here is a video of workshops, which we have conducted in the recent past using this method:

Interested? Contact us and we will meet to discuss how we can propose a tailored solution to your needs!

If you want to read even more about this method: http://www.lego.com/en-us/seriousplay/     Birgit Fleckenstein Consultant in Organisational Transformation @ MindForest