Dans le cadre de son programme de « BrainBreakfasts », MindForest a organisé le jeudi 23 mai un événement dédié à la thématique des réunions de travail.

 

Les réunions rythment nos journées, ponctuent nos agendas et pourtant elles suscitent souvent de l’appréhension auprès des collaborateurs avant de s’y rendre et de la frustration en sortant de celles-ci ! Trop longues, inefficaces, peu productives, les réunions de travail font débat. 

 

Échanges de bonnes pratiques

L’événement a permis aux participants d’apprendre comment conduire une réunion efficacement, d’échanger des bonnes pratiques et d’aborder des manières alternatives pour augmenter la productivité des meetings.

 

À l’occasion d’un sondage interactif, les participants ont tout d’abord été invités à partager sur un mode visuel et ludique leurs perceptions des réunions : quelles sont nos réactions lorsque l’on reçoit une invitation à participer à une réunion ? Lit-on toujours l’agenda avant la réunion ? Combien de temps passons-nous en réunion?

 

Respecter la bonne hygiène d’une réunion

Geoffrey Kamba, consultant chez MindForest, a ensuite énuméré les questions qu’il faut toujours se poser afin de respecter « la bonne hygiène » d’une réunion : quel est l’objectif de la réunion ? Quelles sont les personnes-clés à inviter ? Comment faire la réunion ? Quand, avec quoi et où faire la réunion ?

 

Le modèle « Avant-Pendant-Après » a été présenté comme facilitateur surtout dans la préparation de la réunion, mais aussi dans l’« après réunion » qu’il ne faut jamais négliger car c’est souvent ce point qui laisse à désirer.

 

Booster l’efficacité d’une réunion

À la question « comment booster l’efficacité d’une réunion ? » les participants ont échangé leurs solutions telles que : charger un collaborateur de surveiller le bon déroulement de la réunion, expérimenter les réunions debout, changer régulièrement de lieux, privilégier la participation, établir un plan d’actions, utiliser un sablier, éviter les personnes susceptibles de vampiriser la réunion, etc.

 

Adopter des méthodes alternatives

Enfin, des méthodes alternatives pour mener à bien une réunion ont été présentées : « Reverse Brainstorming », « Stand-up », diagramme d’Ishikawa, 6 chapeaux de la réflexion, Pecha Kucha, Open Meeting, etc. ainsi que les lieux à privilégier au sein de l’entreprise comme la mise en place d’espaces créatifs et collaboratifs, ou en-dehors : cercles d’affaires, centres de conférences, restaurants.