Adoption d’une nouvelle plateforme de collaboration technique sur 11 sites dans 8 pays

À propos du client

Le groupe Cebi a été fondé en 1976. Il fabrique des produits électromécaniques pour les industries de l’automobile et de l’électroménager. C’est le leader mondial des systèmes de lavage de voitures et le leader européen sur les marchés des capteurs de température et des mécanismes de fermeture. Le groupe compte actuellement 3 500 employés dans le monde. Il a établi 11 sites de production dans 8 pays différents. Il dispose de 7 centres de R&D et de 13 bureaux de vente dans le monde entier. Le siège social de Cebi est situé au Luxembourg.

Contexte

Le groupe Cebi a décidé de mettre en œuvre une plateforme de collaboration technique afin de fournir les fonctionnalités d’un système de gestion du cycle de vie des produits (PLM) ainsi qu’un système de gestion de la qualité (QMS) et de définir une approche commune dans toutes les entités.

« Dès nos premiers entretiens avec MindForest, j’ai été convaincu qu’ils étaient le partenaire idéal pour notre projet novateur. En effet, MindForest a clairement indiqué dès le départ que leur mission consistait à placer l’utilisateur final au centre du projet et d’exclure totalement les aspects techniques. Ils ont parfaitement tenu cette promesse et parviennent à ce que l’ensemble de l’équipe de projet prenne régulièrement du recul par rapport aux aspects techniques afin de consacrer suffisamment de temps aux besoins des utilisateurs finaux. Leur langage simple et leur approche pragmatique sont appréciés par tous les collaborateurs et contribuent à l’adhésion de tous au projet. »

Il s’agit du plus grand programme digital de Cebi. Il doit garantir la fiabilité et la cohérence des informations afin de répondre aux normes les plus élevées pour ses clients.

« Rien n’est permanent sauf le changement, disait le philosophe grec Héraclite. Cette citation prend tout son sens dans notre projet de transformation digitale chez Cebi. Aujourd’hui pour conduire ce changement, nous avons choisi comme partenaire MindForest pour nous accompagner. MindForest nous supporte sur le volet communication et également sur « l’humain » ; le volet le plus important pour faire adopter la solution par nos collaborateurs aux 4 coins du monde. Nous pouvons nous appuyer sur des spécialistes, force de propositions pour s’adapter à nos équipes. Pour vous donner un exemple concret, nous avons mis en place un réseau interne d’ambassadeurs du Change localement. Ces ambassadeurs échangent entre eux et remontent au projet le feedback du terrain de manière régulière. Pour conclure, la gestion du changement est une composante primordiale à prendre en compte dès le départ pour faire face aux défis culturel, organisationnel et technologique. »

La Mission de MindForest

MindForest accompagne Cebi pendant cette période de transformation pour assurer l’adoption de la nouvelle solution sur les 11 sites et faciliter le déploiement dans une perspective de changement.

Les principaux objectifs de MindForest pour cette mission sont de :

  • Accompagner la phase de transition, en aidant les utilisateurs clés et les utilisateurs finaux à gérer l’effort nécessaire et adopter la solution pour faire face au changement.

  • Identifier les résistances et mettre en place les actions correspondantes.

  • Communiquer sur le programme et aligner les parties prenantes.

  • Mesurer l’évolution du changement

  • Développer une culture plus collaborative et ouverte entre les personnes et les équipes dans les différents pays.

Méthodologies Activées

Gouvernance à plusieurs niveaux

Cadrage et recadrage régulier des objectifs

Diagnostic personnalisé des résistances

Matrice des risques

Mise en place d’un réseau de change ambassadeurs

Formation Train the trainer

Formation gestion du temps en cas de suractivités

Baromètre du changement

Process itératif de feedback et d’analyse

Plan de communication Change

Visualisation des nouveaux processus

Résultats

  • La création d’un Intranet, d’une newsletter mensuelle concise et la tenue de réunions de lancement sur chaque site avec la direction ont permis d’assurer la transparence du Programme, augmenter l’engagement, éviter les rumeurs et répondre aux craintes éventuelles.
  • Le réseau multi-site des change ambassadeurs a su jouer un rôle déterminant dans la communication adaptée à chaque site et le personnel travaillant sur les lignes de production.
  • Les sessions d’échanges avec les change ambassadeurs multi-sites qui se déroulent dans une perspective différente des réunions techniques ont permis de faire remonter et de discuter des points à prendre en compte ou à améliorer dans le déploiement de la solution.
  • Certaines demandes d’évolutions de la plateforme ont ainsi été discutées et prises en compte telles que l’adaptation de l’interface ou les traductions.
  • MindForest utilise un baromètre du changement qui analyse chaque trimestre le niveau de compréhension et d’adhésion à la nouvelle solution.
  • Les résultats quantitatifs et qualitatifs sont intégrés à la matrice des risques qui tient compte également du feedback des change ambassadeurs. Les risques sont ainsi anticipés et chacun pourvu d’une action sur-mesure.
  • MindForest a conçu une formation en 2 volets pour préparer les key users à former les end users de manière qualitative et efficace.
  • La valorisation des bonnes pratiques et des lessons learned suite aux Go-Lives successifs s’est matérialisée via des articles régulièrement publiés sur l’Intranet dédié et des sessions dédiées avec les change ambassadeurs et utilisateurs clés.
  • L’analyse de risques et les feedbacks ayant remonté la surcharge d’activité liée au déploiement de la nouvelle solution, MindForest a conçu une formation dédiée, également donnée en tant que « train the trainer » aux RH afin que celles-ci puissent former les collaborateurs de leur entité dans leur langue maternelle.
  • Au-delà de la création visuelle des nouveaux workflows, c’est le processus de questionnement qui s’est révélé porteur. Au cours de la démarche de co-construction, l’équipe projet s’est rendu compte que certaines étapes n’étaient pas encore spécifiées ou qu’il y avait un manque d’alignement dans la perception de la situation actuelle ou future.
  • Les statistiques de visites du site font apparaitre un taux de fréquentation élevé avec une préférence marquée pour les articles, les newsletters et les bonnes pratiques.

Principaux Facteurs de Succès

De la confiance et de la transparence dans la collaboration...

qui repose sur la régularité des échanges, la définition du périmètre d’intervention, des points de statut et de recadrage réguliers, du conseil systématique.

Une gouvernance efficace...

qui combine organes de décision, d’action et de suivi.

Le réseau des change ambassadeurs...

qui permet de maintenir la réalité du terrain dans la conduite de projet et d’ajuster voire personnaliser le plan d’action change.

Un système d’analyse structurée...

qui combine des analyses de la matrice des risques, résultats du baromètre du changement, des feedbacks du terrain.

Des solutions sur-mesure...

qui tiennent compte des enjeux et des besoins spécifiques de Cebi, de sa culture et de son domaine d’activité.

CHANGEx, plateforme de formation au Change...

MindForest met à disposition une plateforme en ligne pour former les équipes aux technique du Change et l’ancrer dans la durée.

Vous aussi souhaitez vous faire accompagner pour un projet de transformation digitale d’envergure ? Contactez-nous !