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Ces dernières années, les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) fleurissent dans nos organisations. Tous les secteurs sont aujourd’hui concernés par ces plateformes qui s’inscrivent le plus souvent en complément d’un intranet. Leurs buts : favoriser les échanges entre unités pour casser l’effet silos, diminuer le flux des e-mails, favoriser l’émergence spontanée de nouvelles communautés internes, soutenir l’innovation participative. Bien qu’en fort développement, ces plateformes internes telles que Jive, Yammer, Bluekiwi, etc., produisent, à travers leurs usages, des effets multiples encore peu analysés, que ce soit en termes de partage de connaissances, gains de productivité, développement de la collaboration et de la communication.

Dans toute organisation, la mise en place d’une gestion des connaissances efficiente est indispensable. Bien souvent, on constate que ces connaissances sont capitalisées dans une logique de stockage et que le savoir accumulé reste statique. Face à la rigidité des outils formels du « Knowledge Management », le réseau social d’entreprise apparaît comme une solution ad hoc. En effet, quoi de mieux que la force du lien humain pour transmettre les connaissances ? L’envie d’apporter son aide, de partager ce que l’on fait, ce que l’on sait et aussi la reconnaissance dont on bénéficie représentent un moteur puissant du partage de connaissances. C’est d’ailleurs la base de toute stratégie de gestion des connaissances : s’assurer que les collaborateurs convertissent le savoir tacite en connaissances explicites. En résumé, développer une intelligence collective partagée. De plus, elle peut substantiellement raccourcir l’achèvement d’un projet, le « time-to-market », et améliorer aussi la qualité du résultat final. Le RSE améliore donc la productivité en facilitant l’accès à l’information, en favorisant son partage et son appropriation.

Levier d’innovation facilitant l’émergence d’idées nouvelles, le réseau social d’entreprise pallie également les défauts de la messagerie électronique et incarne le web collaboratif. Les équipes y confrontent leurs points de vue sur un problème à résoudre ou un changement à venir. Ensemble, ils croisent vision stratégique et expérience opérationnelle pour identifier les priorités ou construire un plan d’actions. En contribuant à la mise en relation des collaborateurs, le RSE permet de décloisonner les différents services et à chaque utilisateur d’avoir une vision plus transversale des activités de l’organisation. Grâce à une communication plus ouverte, de multiples liens interpersonnels se créent et se démultiplient dans l’organisation, et en même temps la solidarité, le partage de valeurs… ce qui contribue fortement à améliorer le climat de travail. Et les résultats ne sont pas négligeables : plaisir au travail, engagement, mobilisation, fidélisation, etc.

Attention toutefois à ne pas tomber dans les travers des médias sociaux. On entend communément qu’ils sont sources de distraction et font perdre du temps. S’ils sont employés à des fins davantage privées que professionnelles, il peut en effet y avoir perte de productivité. Il est donc important de veiller à ce qu’ils soient utilisés à bon escient. Il est donc nécessaire de former correctement les utilisateurs à ses fonctionnalités et de fixer des règles claires dès le début, afin d’optimiser le rendement de l’outil. De la même façon, la mise en place d’un réseau social d’entreprise peut être mise à mal par les réticences de certains collaborateurs, peu familiers des nouvelles technologies. Il s’agit alors de les convaincre de bousculer leurs habitudes et de contrer leurs préjugés, notamment en matière de sécurité des données.

Même si les réseaux sociaux internes restent encore l’apanage des organisations innovantes, ils semblent être la voie de l’avenir. Ils s’inscrivent dans un ensemble de technologies qui façonne un monde du travail davantage décentralisé et mobile, comme le démontre la tendance du SoLoMo (Social, Local, Mobile) qui consiste notamment à penser une organisation du travail où le lieu et la présence physique ne sont plus aussi déterminants qu’auparavant.

Il ne reste plus qu’à vous y mettre, vous aussi !

 

Mélanie Pailot,
Consultant in Communication @ MindForest

À la question « Où se déroulent vos conversations les plus intéressantes ? », nombreux sont ceux qui répondent autour d’une table de la cuisine ou de la salle à manger. C’est l’un des principes du World Café.

Importé des Etats-Unis dans les années 1995, le World Café, ou café découverte, se définit comme un « processus créatif qui vise à faciliter le dialogue constructif et le partage de connaissances et d’idées, en vue de créer un réseau d’échanges et d’actions ». Véritable booster de l’intelligence collective, il permet de faire émerger d’un groupe d’individus, des propositions concrètes et partagées de tous sur une thématique donnée, le tout dans une ambiance « de café », chaleureuse et conviviale.

Le principe est relativement simple : une fois la thématique du café définie, les participants sont répartis en groupes de quelques personnes réunies autour de tables. À intervalles réguliers (20-30 min), les participants changent de table. Un « chef de table » est nommé et reste à sa place tout le long des différentes séances. Il est chargé de résumer les grandes lignes de la discussion précédente aux nouveaux invités. On assiste alors à une « pollinisation » des idées issues des conversations précédentes avec les autres participants. Au terme du processus, tous les participants se retrouvent pour résumer les principales idées retenues et formaliser un plan d’actions.

Le règlement du café est le suivant :

  • Concentrez-vous sur l’essentiel
  • Faites part de vos réflexions
  • Exprimez ce que vous avez dans la tête et sur le cœur
  • Écoutez pour comprendre
  • Reliez et connectez les idées
  • Écoutez à la fois les points de vue et les questions plus profondes
  • Jouez, crayonnez, dessinez
  • Écrivez sur la nappe en papier
  • Amusez-vous

Pour veiller à l’application de ces directives, il s’avère nécessaire de désigner un facilitateur. Ses responsabilités sont nombreuses, parmi lesquelles : travailler en amont avec l’équipe organisatrice pour déterminer l’objectif du World Café et les personnes à inviter, mettre en place un environnement confortable, expliquer le rôle de chacun, encourager la participation, s’assurer que les idées clés soient prises en notes ou encore être capable de différencier une conversation intéressante d’une réflexion capitale. Les inventeurs du World Café résument son rôle ainsi : « aider les personnes à se rappeler ce qu’elles savent déjà faire ». En d’autres termes, les facilitateurs aident les participants à prendre davantage conscience des conditions indispensables à un dialogue riche et productif, en les incitant à puiser dans leur propre connaissance pour les créer.

Cette forme de workshop est particulièrement adaptée pour :

  • Stimuler la réflexion sur une question précise grâce au partage de connaissances
  • Favoriser l’innovation en nourrissant chaque débat d’idées nouvelles
  • Mener une analyse approfondie sur des questions stratégiques importantes
  • Encourager la collaboration entre des équipes

Ainsi, la combinaison d’une atmosphère informelle propice à la créativité d’une part et la présence de codes formels liés au processus à respecter d’autre part, donne accès à une connaissance partagée plus profonde d’où émerge une multitude d’idées utiles pour répondre à des questions importantes.
Source : Fondation Roi Baudoin 2006, « Méthodes participatives, un guide pour l’utilisateur ».

Mélanie Pailot, Consultant in Communication @ MindForest