L’automatisation de la génération des offres chez POST Telecom

David Laroche, Manager Online applications, Enterprise Sales Department de POST Telecom.

POST Telecom a mis en oeuvre une solution permettant d’accélérer le processus de génération des offres en automatisant le chiffrage et la publication des documents contractuels.

Ce projet innovant a intéressé la communauté « DITA » internationale, et a été retenu pour être présenté lors de la conférence DITA Europe, qui s’est déroulée à Berlin en octobre 2017 et a rassemblé les plus grands experts du sujet.

Lire l’article sur la conférence DITA Europe.


La problématique de départ

POST Telecom répond chaque jour aux demandes de ses clients, pour des produits différents, dans des configurations d’installation différentes, dans une des 3 langues que sont le français, l’allemand ou l’anglais. Les offres sont personnalisées pour coller aux besoins du client et intégrer ses informations personnelles telles que le nom du contact, les adresses,…

POST Telecom souhaitait que l’on ne perde pas en personnalisation, mais qu’on automatise au maximum la publication des offres afin de réduire leur temps de sortie.

Il y avait matière à optimiser puisque parmi les différents éléments qui composent une offre, une large part de ces éléments est générique et constitue un tronc commun applicable pour tous les produits et tous les clients.

Eviter les défauts de Word.

Jusqu’ici, POST travaillait avec des templates Word, que chacun pouvait reprendre et adapter à son offre. Le problème est que le moindre changement (qu’il s’agisse d’un changement de mise en forme ou de contenu) devait être répercuté sur tous les documents, répartis sur l’ensemble des ordinateurs de l’entreprise. Et le nombre de personnes susceptibles d’apporter des modifications (chef de produit, service juridique, service technique, service marketing, vente) étant nombreux, cela rendait difficile le maintien d’une base de documents cohérente.

La solution mise en oeuvre par POST

POST a développé une interface (la « Sales Toolbox) qui permet aux commerciaux de composer leur offre, en fonction d’un client et d’un produit sélectionnés. Par exemple pour une offre de services Cloud, en passant au travers de différentes questions (nombre de boîtes mail à migrer, taille de la base de données à archiver, vitesse de la bande passante souhaitée, etc.), il est possible de chiffrer à la volée le coût d’initialisation et le coût mensuel de la solution proposée.

Pour ce qui est de la publication de l’offre, intégrant toutes les options demandées par le client, ses données personnelles, le tableau tarifaire et les clauses contractuelles, POST a travaillé avec MindForest pour mettre en oeuvre le principe d’une publication modulaire.

Les documents constituant une offre ont été découpés en paragraphes (topics) réutilisables. Ils ont ensuite été assemblés pour constituer les différents documents à publier. Pour optimiser la réutilisation, les paragraphes identiques d’une offre à l’autre (par exemple les clauses juridiques) ont été mis en commun. Ainsi, si un changement doit être fait, il sera répercuté automatiquement dans tous les documents qui font appel à ce paragraphe.

Des champs variables permettant d’entrer ce qui est propre à chaque client ont été intégrés, et sont alimentés automatiquement en fonction des éléments injectés par la Sales Toolbox.

Au moment de générer l’offre pour l’envoyer au client, l’ensemble des modules sont assemblés et filtrés afin de constituer un ensemble de PDF personnalisés.

Avec ce mécanisme, le temps de génération d’une offre est passé de plusieurs heures à quelques minutes. Surtout, le contenu a gagné en cohérence.

La suite du projet est de réutiliser ce contenu dans d’autres contextes que les offres : manuels utilisateurs, brochures, base de connaissance utilisée par le helpdesk,…