Les principales causes de perte de temps au bureau

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Nous ne sommes pas toujours conscient de ce que coûte la production d’informations réalisée en interne par ses collaborateurs, pour documenter un produit, rédiger une procédure, créer une présentation, concevoir une brochure…
Selon un rapport d’IDC (*), les employés de bureau passent une grande partie de leur journée à manipuler de l’information, et perdent beaucoup de temps à rechercher, compiler à partir de différentes sources, consolider en fonction des feedbacks, réviser, mettre en page les informations et à recommencer le processus pour chaque langue, chaque support, à chaque nouvelle version…

 

Vous voulez savoir ce que vous coûte la création et la publication de votre documentation ? Faites le test avec notre simulateur.

 

 

Mais ce qui coûte encore plus cher, c’est l’absence de documentation ! 

Elle se chiffre :

  • en erreurs humaines faute de retrouver les bonnes informations pour réaliser ses tâches,
  • en temps de prise en main du produit par les utilisateurs,
  • en impact sur l’image de marque de l’entreprise,
  • en perte de clients,
  • en appels répétés à la hotline,…

L’investissement pour mettre en place un système de gestion de l’information performant est rapidement rentabilisé par les gains directs en qualité et la réduction des coûts cachés.

(*) Bridging the information worker productivity gap. IDC, 2012.

Les informations sont données à titre indicatif et de manière non contractuelle.

POST Luxembourg et MindForest sélectionnés pour présenter leur projet de génération dynamique d’offres à la conférence DITA Europe à Berlin.

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Information 4.0 : Pour une documentation intelligente et modulaire

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Le concept d’Industrie 4.0 correspond à une nouvelle façon d’organiser les moyens de production : l’objectif est la mise en place d’usines dites « intelligentes » capables d’une plus grande adaptabilité dans la production et d’une allocation plus efficace des ressources, ouvrant ainsi la voie à une nouvelle révolution industrielle…

Les impacts de la digitalisation sur les entreprises 

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Les entreprises sont entrées dans l’ère du numérique et du virtuel, on parle d’« Industrie 4.0 » : l’industrie connectée et digitalisée. Intelligence artificielle, Big Data, bio-nanotechnologies, robotique, impression 3D, Internet des Objets. Certains y voient une évolution, d’autres une véritable révolution.

Toutes ces transformations technologiques impactent les organisations et leur fonctionnement.

Les modèles de travail, l’organisation et les processus des entreprises doivent être adaptés (environnement technologique, changement des attitudes de travail, du cadre légal et sociétal…).

La production et les investissements sont soumis à de nouveaux défis qu’il faut maîtriser : flux d’informations plus rapides et quantitatifs, digitalisation de la documentation, gestion et sécurité de l’information, de la communication et traitement des données.

La transparence et l’accessibilité de l’information obligent les entreprises à se différencier, mais offrent des solutions innovantes pour inventer les produits et services de demain et satisfaire une demande de plus en plus exigeante.

De nouveaux métiers et savoirs liés à la digitalisation apparaissent, les robots remplacent l’humain dans la chaîne de production, mais l’Homme reste le facteur essentiel dans l’aspect relationnel et la proximité.

Les interconnexions, la fusion des technologies et l’économie du partage créent de nouvelles opportunités de collaborations et de nouvelles sources de revenus.

Pour réussir leur passage à la digitalisation et saisir toutes ces nouvelles opportunités, les entreprises ont aujourd’hui plus que jamais besoin de s’adapter et de développer leur capacité à changer.

Aidez votre entreprise avec des vidéos « Homemade » !

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Ce 23 mai 2017 a eu lieu le Brain Breakfast « Aidez votre entreprise avec des vidéos Homemade » ! animé par Jerry Klein, expert en Customer Experience chez MindForest. Ou comment améliorer sa communication interne en réalisant des vidéos en toute simplicité.

Problèmes liés à la communication écrite interne

L’adage « Trop d’information tue l’information » est le quotidien de nombreux collaborateurs : emails, SMS, documents, courriers, écrans, notes, manuels, rapports, articles, etc. Alors, que faire face à ces innombrables supports écrits ?

Selon le psychologue et philosophe allemand Hermann Ebbinghaus, considéré comme le père de la psychologie expérimentale de l’apprentissage, l’humain ne retient que 60 % des informations lues après 20 minutes et 45 % après une heure. C’est la fameuse « Courbe de l’oubli » ou le « Read and Forget ».

Les documents internes peuvent parfois être de mauvaise qualité, car ils sont rédigés par des personnes non-formées et peuvent contenir des erreurs de formulation, de traduction, être trop longs, utiliser des tournures complexes, être mal interprétés, ne pas prendre en compte l’audience ciblée, etc. Par conséquent, ils seront peu ou mal compris.

Pourquoi la vidéo est-elle devenue si importante ?

Si nous partons du principe qu’une image vaut 1000 mots et une vidéo d’une

minute 1,8 million de mots (selon le Dr. James L. McQuivey), alors la « Courbe de l’oubli » s’inverse à 80 % de rétention d’information. En effet, des études ont démontré que l’humain est capable d’augmenter son taux de rétention d’informations lorsqu’il combine « voir et entendre » plutôt que « voir » uniquement.

Les humains se connectent facilement aujourd’hui à du contenu vidéo (la vidéo représentera 80 % du trafic sur Internet en 2019) et apprennent plus facilement avec du contenu vidéo. En effet, une vidéo génère facilement des émotions, change la méthode d’apprentissage, augmente l’attention et la concentration et influence positivement la compréhension de la matière (selon l’étude de Kaltura).

Connaître la satisfaction de ses clients 

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Contrairement aux grandes entreprises, la mesure de la satisfaction client se fait plutôt rare au sein des PME. Pourtant, la satisfaction client est la clé du succès d’une entreprise et les PME sont confrontées aux mêmes questions que les grandes entreprises.

Découvrez le témoignage de M. Georges Muller, Directeur d’artelis et Administrateur exécutif de Cegecom.

N’hésitez pas à contacter MindForest pour de plus amples informations concernant nos produits.

Documentation émotionnelle : un oxymore ? Ou bien est-il possible de concilier utilité et esthétique ?

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Si le soin apporté à rendre une documentation attrayante va de pair avec la rigueur d’une structure bien pensée, l’utilisateur sera guidé dans les tâches qu’il a à réaliser, ce qui augmentera son efficacité et réduira les risques d’erreurs.

Que l’on évoque le terme de documentation et l’on est aussitôt renvoyé à des images de recueils volumineux, ennuyeux à consulter autant qu’ils sont laborieux à produire.

La production de la documentation, qui doit accompagner tout produit mis sur le marché, est vécue comme un calvaire par les développeurs ou ingénieurs qui doivent la livrer. Pendant que les utilisateurs auxquels elle est destinée ne vont aller la consulter qu’en dernier recours, lorsqu’ils seront face à un message d’erreur ou incapables d’exploiter au mieux leur produit.

Pourtant, une documentation doit-elle être forcément ennuyeuse pour être prise au sérieux ? Et si une documentation « bien foutue », agréable à consulter et pensée pour l’utilisateur constituait un argument de vente permettant à un produit de se démarquer de ses concurrents ? Que dès le premier contact avec le produit, la documentation renvoyait une image de qualité et de sérieux ?

En introduisant un peu de beau dans nos documents de travail, on crée une émotion et on donne ainsi envie au lecteur de se laisser prendre par la main pour découvrir tout le potentiel du produit. Utiliser le pouvoir du « beau » dans la documentation technique n’a rien d’une démarche futile. Elle permet de garder le lecteur mobilisé. La publicité utilise ce mécanisme depuis toujours pour intéresser le spectateur puis le convertir en client.

Comme le rappelle Raya Hristova dans son article (voir référence), la qualité visuelle d’un produit va influencer l’impression que l’on se fait de la qualité de son contenu.

Les utilisateurs perçoivent comme plus simple d’utilisation les produits qui sont visuellement plus attrayants. Une belle documentation sera ainsi perçue comme plus simple à comprendre.

Si le soin apporté à rendre la documentation attrayante va de pair avec la rigueur d’une structure bien pensée, la navigation s’en trouvera facilitée et l’utilisateur trouvera rapidement ce qu’il cherche, ce qui augmentera sa satisfaction vis-à-vis du produit. En proposant des éléments graphiques qui guident vers la bonne information (pictos, images, tableaux,…), l’utilisateur se sentira en confiance et accomplira les tâches avec moins de risque d’erreur.

Le beau augmente donc l’expérience utilisateur…et son efficacité par effet collatéral.

 

Source : L’utilité du beau : vers une documentation émotionnelle ? Raya Hristova – http://stcfrance.org/articles

How to sort spoons and files

In the physical world we sort objects in a single, fixed place based on their most significant category. Spoons go with spoons in my kitchen drawer. The digital world, however, provides more possibilities…