Nous ne sommes pas toujours conscient de ce que coûte la production d’informations réalisée en interne par ses collaborateurs, pour documenter un produit, rédiger une procédure, créer une présentation, concevoir une brochure…
Selon un rapport d’IDC (*), les employés de bureau passent une grande partie de leur journée à manipuler de l’information, et perdent beaucoup de temps à rechercher, compiler à partir de différentes sources, consolider en fonction des feedbacks, réviser, mettre en page les informations et à recommencer le processus pour chaque langue, chaque support, à chaque nouvelle version…

 

Vous voulez savoir ce que vous coûte la création et la publication de votre documentation ? Faites le test avec notre simulateur.

 

 

Mais ce qui coûte encore plus cher, c’est l’absence de documentation ! 

Elle se chiffre :

  • en erreurs humaines faute de retrouver les bonnes informations pour réaliser ses tâches,
  • en temps de prise en main du produit par les utilisateurs,
  • en impact sur l’image de marque de l’entreprise,
  • en perte de clients,
  • en appels répétés à la hotline,…

L’investissement pour mettre en place un système de gestion de l’information performant est rapidement rentabilisé par les gains directs en qualité et la réduction des coûts cachés.

(*) Bridging the information worker productivity gap. IDC, 2012.

Les informations sont données à titre indicatif et de manière non contractuelle.

Le concept d’Industrie 4.0 correspond à une nouvelle façon d’organiser les moyens de production : l’objectif est la mise en place d’usines dites « intelligentes » capables d’une plus grande adaptabilité dans la production et d’une allocation plus efficace des ressources, ouvrant ainsi la voie à une nouvelle révolution industrielle…

Les entreprises sont entrées dans l’ère du numérique et du virtuel, on parle d’« Industrie 4.0 » : l’industrie connectée et digitalisée. Intelligence artificielle, Big Data, bio-nanotechnologies, robotique, impression 3D, Internet des Objets. Certains y voient une évolution, d’autres une véritable révolution.

Toutes ces transformations technologiques impactent les organisations et leur fonctionnement.

Les modèles de travail, l’organisation et les processus des entreprises doivent être adaptés (environnement technologique, changement des attitudes de travail, du cadre légal et sociétal…).

La production et les investissements sont soumis à de nouveaux défis qu’il faut maîtriser : flux d’informations plus rapides et quantitatifs, digitalisation de la documentation, gestion et sécurité de l’information, de la communication et traitement des données.

La transparence et l’accessibilité de l’information obligent les entreprises à se différencier, mais offrent des solutions innovantes pour inventer les produits et services de demain et satisfaire une demande de plus en plus exigeante.

De nouveaux métiers et savoirs liés à la digitalisation apparaissent, les robots remplacent l’humain dans la chaîne de production, mais l’Homme reste le facteur essentiel dans l’aspect relationnel et la proximité.

Les interconnexions, la fusion des technologies et l’économie du partage créent de nouvelles opportunités de collaborations et de nouvelles sources de revenus.

Pour réussir leur passage à la digitalisation et saisir toutes ces nouvelles opportunités, les entreprises ont aujourd’hui plus que jamais besoin de s’adapter et de développer leur capacité à changer.

Ce 23 mai 2017 a eu lieu le Brain Breakfast « Aidez votre entreprise avec des vidéos Homemade » ! animé par Jerry Klein, expert en Customer Experience chez MindForest. Ou comment améliorer sa communication interne en réalisant des vidéos en toute simplicité.

Problèmes liés à la communication écrite interne

L’adage « Trop d’information tue l’information » est le quotidien de nombreux collaborateurs : emails, SMS, documents, courriers, écrans, notes, manuels, rapports, articles, etc. Alors, que faire face à ces innombrables supports écrits ?

Selon le psychologue et philosophe allemand Hermann Ebbinghaus, considéré comme le père de la psychologie expérimentale de l’apprentissage, l’humain ne retient que 60 % des informations lues après 20 minutes et 45 % après une heure. C’est la fameuse « Courbe de l’oubli » ou le « Read and Forget ».

Les documents internes peuvent parfois être de mauvaise qualité, car ils sont rédigés par des personnes non-formées et peuvent contenir des erreurs de formulation, de traduction, être trop longs, utiliser des tournures complexes, être mal interprétés, ne pas prendre en compte l’audience ciblée, etc. Par conséquent, ils seront peu ou mal compris.

Pourquoi la vidéo est-elle devenue si importante ?

Si nous partons du principe qu’une image vaut 1000 mots et une vidéo d’une

minute 1,8 million de mots (selon le Dr. James L. McQuivey), alors la « Courbe de l’oubli » s’inverse à 80 % de rétention d’information. En effet, des études ont démontré que l’humain est capable d’augmenter son taux de rétention d’informations lorsqu’il combine « voir et entendre » plutôt que « voir » uniquement.

Les humains se connectent facilement aujourd’hui à du contenu vidéo (la vidéo représentera 80 % du trafic sur Internet en 2019) et apprennent plus facilement avec du contenu vidéo. En effet, une vidéo génère facilement des émotions, change la méthode d’apprentissage, augmente l’attention et la concentration et influence positivement la compréhension de la matière (selon l’étude de Kaltura).

Contrairement aux grandes entreprises, la mesure de la satisfaction client se fait plutôt rare au sein des PME. Pourtant, la satisfaction client est la clé du succès d’une entreprise et les PME sont confrontées aux mêmes questions que les grandes entreprises.

Découvrez le témoignage de M. Georges Muller, Directeur d’artelis et Administrateur exécutif de Cegecom.

N’hésitez pas à contacter MindForest pour de plus amples informations concernant nos produits.