Faites ce test:
- Lorsque vous vous êtes
absenté de votre bureau pendant plus de 5 minutes,
vérifiez-vous immédiatement si vous avez
reçu un e-mail?
- Avez-vous un blackberry ou n'importe quel
autre terminal mobile pour consulter vos e-mails?
- Lorsque vous partez en congés,
vérifiez-vous vos e-mails?
Si vous avez répondu oui
à l'une de ces questions, c'est qu'il peut y avoir un
problème…
L'e-mail est devenu un support pour une certaine manière de
vivre. Et il est facile de comprendre pourquoi. C'est un outil simple,
rapide, et qui permet de contacter de nombreuses personnes à
la fois. Vous pouvez être toujours branché. Mais
le voulez-vous?
Parmi les avantages de l'e-mail, on peut citer:
Il est simple à utiliser.
- On peut entrer en contact avec de nombreuses
personnes en un simple clic.
- Il permet de recevoir et d'envoyer des
informations à quelqu'un sans avoir à lui parler.
- Il permet de communiquer avec des personnes
alors même qu'elles ne sont pas joignables.
Parmi les défauts de l'e-mail, on
peut citer:
- La communication ne se faisant pas en face
à face, sa qualité est amoindrie. Les messages
peuvent être facilement mal compris, on n'y retrouve pas les
mimiques, le ton de voix ou la gestuelle susceptibles de faire passer
le message.
- La perte de productivité est
importante. Combien de lettres d'information? Combien de listes de
diffusion? Combien de mails légitimes et combien de spam?
Combien de temps passé à gérer son
e-mail?
Une auteure américaine, Christina
Cavanagh, a fait un calcul dans son livre “Managing
Your E-Mail”.
Imaginez recevoir 25 e-mails par jour. Imaginez que 16 d'entre eux
demandent une réponse, et que cette dernière
demande 5 minutes de travail, soit 80 minutes au total. Imaginez que 4
d'entre eux contiennent des informations qui vous sont utiles, et que
vous preniez 8 minutes pour les lire, soit 32 minutes au total.
Imaginez que 5 d'entre eux ne vous soient d'aucune utilité,
et que vous passiez 2 minutes à vous en rendre compte, soit
10 minutes au total. Tout cumulé, vous avez
déjà passé 122 minutes –
plus de deux heures – pour seulement 25 e-mails.
Et en imaginant que vous receviez 50 e-mails par jour, cela signifie
passer plus de 4 heures à gérer ces
échanges! Et multipliez ces pertes de temps par le nombre
d'employés, et par le nombre de jours de travail! Le
gâchis de temps et d'argent cumulé sur 12 mois est
ainsi spectaculaire.
Il faut également souligner qu'un e-mail est un
élément perturbateur. Il vient perturber la
concentration et le flot des activités quotidiennes , et
donc vient encore diminuer l’efficacité,
au-delà du temps consacré à le lire et
à le gérer.
Il est possible de mettre en œuvre quelques actions simples
pour diminuer la perte de temps:
Créez des groupes d'envoi adaptés,
personnalisés en fonction de la cible, avec un contenu qui
correspond à ce que cette cible veut et doit savoir.
L'e-mail est adapté pour transmettre une information simple.
Il n'est pas adapté dans le cas d'une information complexe
ou sujet à controverse.
Organisez votre boîte mail. Créez et
gérez des dossiers différents. Lorsque vous lisez
un e-mail, décidez ce que vous allez faire avec, si vous
allez le transmettre, ou si vous allez le jeter.
Utilisez les Intranets, serveurs d’échange et
autres disques réseaux partagés pour poster les
informations importantes, que les gens pourront ainsi consulter selon
leurs besoins. C'est un moyen efficace pour désenfler votre
boîte e-mail.
Si le message transporte une forte dose d'émotion,
évitez l'e-mail. Même avec des smileys - :-)
– le destinataire ne comprendra pas forcément
votre ton ou vos sentiments… et donc risque de ne pas
comprendre votre message.
Si vous devez recevoir une réponse immédiatement,
décrochez votre téléphone ou allez
jusqu'au
bureau de la personne concernée. Un e-mail, même
si vous l'espérez, ne produira pas automatiquement de
résultat immédiat.
(Source:
Information Mapping Institute)
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